Établir un bulletin de paie : quelles sont les règles ?

La gestion de la paie pour un employeur peut être complexe et chronophage. Toute entreprise qui emploie des salariés se voit pourtant dans l’obligation de leur délivrer un bulletin de paie lors du versement de leur rémunération. 

Le bulletin de paie, également appelé fiche de paie, est un document établi mensuellement par l’employeur. Ce document essentiel récapitule tous les éléments qui constituent le salaire ainsi que ceux ayant permis son calcul.

Comment établir un bulletin de paie ? Quelle est l’utilité d’un bulletin de paie ? Combien de temps garder un bulletin de paie ? PayFit vous guide. 

Qu’est-ce qu’un bulletin de paie ?

Lors du versement de la rémunération, tout employeur à l’obligation de fournir à chaque salarié un bulletin de paie en guise de justificatif de paiement.

Le terme bulletin de paie est aujourd’hui plus fréquemment utilisé, toutefois le recours à la formulation “bulletin de paye” est également acceptable. 

Ce document obligatoire, doit être délivré à tous les salariés de l’entreprise quel que soit : 

• le type de contrat de travail ; 

• le type et le montant de la rémunération ;

• le niveau hiérarchique et l’emploi occupé par les salariés.

Au-delà de constituer un élément de preuve pour l’employeur, le bulletin de paie lui offre une vision simplifiée et clarifiée de l’ensemble des salaires, ce qui permet de mieux comprendre le calcul du coût d’un salarié. Ce document permet également une meilleure compréhension des éléments de rémunération pour les salariés. 

💡 Bon à savoir : le bulletin de paie contient obligatoirement un certain nombre de mentions obligatoire prévues par la loi afin d’assurer une certaine transparence et permettre aux salariés de mieux comprendre la fiche de paie et les éléments de rémunérations.

Quelles sont les mentions obligatoires d’un bulletin de paie ?

Malgré l’entrée en vigueur du bulletin de salaire simplifié, ce dernier doit obligatoirement contenir les mentions obligatoires d'un bulletin de paie répertoriées à l’article R. 3243-1 Code du travail. Elles peuvent être regroupées en 5 catégories. 

Mentions relatives à l'identification de l’employeur 

Le bulletin de paie inclut le nom/dénomination de l’entreprise, l'adresse de l’entreprise, le numéro de SIREN, et le code APE/NAF.

Mentions relatives à l'identification au salarié 

Il inclut le nom et prénom, l'adresse postale, le numéro de sécurité sociale, la date d'ancienneté sur le bulletin de paie, la date de début du contrat de travail, la qualification professionnelle du salarié, et sa position dans la classification conventionnelle. 

Mentions relatives au temps de travail et au paiement du salaire 

Il inclut la période et le nombre d'heures de travail, distinguant les heures au taux normal des heures majorées. Il précise également les dates des congés, les absences pour maladie et le montant des IJSS. En outre, il détaille la nature et le montant des autres versements et retenues (tickets restaurants, transports, logement) ainsi que le taux des cotisations et contributions sociales salariales.

Mentions relatives aux cotisations et contributions sociales 

Le bulletin de paie détaille le montant des différentes cotisations sociales (accident du travail et maladie professionnelle, retraite, chômage), les taux des exonérations de cotisations et de contributions fiscales.

Mentions relatives au salaire net à payer et au salaire net imposable 

Le bulletin de paie inclut le montant du salaire « net à payer avant impôt sur le revenu », la base de calcul pour le prélèvement à la source, le salaire net après impôt, la date de paiement et le mode de versement.

⚠️ Attention : la loi a précisé les mentions interdites sur le bulletin de paie, à savoir : 

• l’activité de représentation des salariés ; 

• l’exercice de droit de grève.

Les informations relatives à la nature et au montant de la rémunération de l’activité des élus du CSE doivent faire l’objet d’un document annexé au bulletin de paie.

Comment faire un bulletin de paie ?

Établir un bulletin de paie peut s’avérer être fastidieux pour l’employeur ou pour le responsable des ressources humaines. Une telle tâche nécessite de connaître l’ensemble des éléments de rémunération des salariés, et de respecter un certain formalisme dans la mise en œuvre des mentions obligatoires énoncées ci-dessus. 

Pour faire une fiche de paie simplement, l’employeur doit recourir au bulletin de paie simplifié qui regroupe automatiquement les mentions obligatoires par catégories. Ce format de bulletin de paie permet également d'améliorer la lecture et la compréhension du document par le salarié. 

💡 Bon à savoir : l’automatisation de la paie permet d’éviter les erreurs, l’omission des mentions obligatoires, et fait gagner chaque mois un temps précieux à l’employeur ! 

Comment PayFit améliore la gestion des bulletins de paie ? 

Dans l'univers complexe de la gestion de la paie, lire un bulletin de paie et comprendre quelle est l'utilité d'un bulletin de paie sont des compétences essentielles pour tout employeur et salarié. 

PayFit simplifie ces tâches en offrant une solution intuitive et complète avec son bulletin de paie simplifié. Les employeurs peuvent non seulement générer facilement des bulletins de paie dématérialisés, mais aussi permettre à leurs employés d'accéder à ces documents importants à tout moment via un espace employé sécurisé. 

Cette accessibilité garantit une transparence totale et aide à renforcer la confiance entre les employeurs et leurs équipes, en assurant ainsi l'exactitude des informations et la conformité avec les réglementations en vigueur. 

En choisissant PayFit, vous optez pour une solution qui facilite la gestion de la paie ! 

Quelles sont les autres modalités concernant le bulletin de paie ? 

Le bulletin de paie donne une explication de la rémunération pour assurer une compréhension mutuelle entre employeurs et salariés.

💡 Bon à savoir : depuis le 1er juillet 2023, l'employeur doit faire figurer sur le bulletin de paie le montant net social. Ce montant correspond au revenu net après déduction de l’ensemble des prélèvements sociaux obligatoires. Le bulletin de paie clarifié améliore significativement la transparence entre l'employeur et le salarié.

Quelles sont les modalités de remise du bulletin de paie ?

Depuis le 1er janvier 2017, tout employeur dispose de la possibilité d’avoir recours au bulletin de paie dématérialisé. Il peut ainsi faire le choix de remettre le bulletin au format papier ou un bulletin de paie numérique dès lors qu’il garantit la disponibilité et la confidentialité des données.

⚠️ Attention : bien que ce choix revient exclusivement à l’employeur, tout salarié dispose du droit de s’opposer à la remise de son bulletin de paie en ligne. Ce dernier doit en informer l’employeur qui dispose d’un délai de 3 mois pour répondre à sa requête et mettre en œuvre les moyens nécessaires pour lui fournir sa fiche de paie au format papier (remise en mains propres ou par voie postale). 

La loi prévoit que l’employeur a l’obligation de conserver une copie de tous les bulletins de paie de chaque salarié au format papier ou numérique pendant une période de 5 ans dans les fichiers de l’entreprise.

En cas de transmission dématérialisée, il est essentiel de les conserver en respectant la durée légale, à savoir : : 

• pendant 50 ans ; 

• jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de la retraite augmenté de 6 ans. 

💡 Bon à savoir : il est recommandé au salarié de conserver l’ensemble de ses bulletins de paie jusqu’à la liquidation de sa retraite. 

Quel est le délai de remise du bulletin de paie ?

La loi ne prévoit pas de délai légal de remise du bulletin de salaire aux salariés. Toutefois, le délai de délivrance de ce document doit être étroitement lié à la date de versement des salaires. Bien que la date de délivrance du bulletin de paie est libre, l’employeur doit tout de même respecter 2 conditions cumulatives : 

• la date de délivrance du bulletin de paie doit être similaire d’un mois à l’autre ; 

• la remise du document doit intervenir tous les 30 jours.

Quelles sanctions en cas d’absence de délivrance du bulletin de paie ?

En l’absence de délivrance ou en cas de remise tardive du bulletin de paie, l’employeur s’expose à : 

• une amende de 450 € pour chaque bulletin de paie non-remis ou remis tardivement ; 

• au versement de dommages et intérêts. 

⚠️ Attention : le versement de dommages et intérêts ne peut avoir lieu que lorsque le salarié démontre qu’il a subi un préjudice résultant de la non-délivrance ou de la délivrance tardive de son bulletin de paie.

Est-il possible de corriger un bulletin de paie en cas d’erreur ? 

Lorsqu’une erreur est constatée sur un bulletin de paie, l’employeur est tenu de régulariser au plus vite l’erreur commise. Toute erreur sur la fiche de paie doit faire l’objet d’une information au salarié, afin qu’une solution amiable soit envisagée pour la corriger. 

Généralement, l’erreur commise fait l’objet d’une régularisation sur le bulletin de paie du mois suivant. 

⚠️ Attention : toute modification du bulletin de paie après édition sans information du salarié est assimilée à une falsification du bulletin de salaire, et tout prélèvement spontané sur le salaire à une sanction pécuniaire à l’encontre du salarié, pouvant faire l’objet de sanctions pénales. 

💡Bon à savoir : il est désormais possible d’effectuer une réouverture de paie avec PayFit pour corriger les possibles erreurs.