Comment fonctionne le remboursement des notes de frais ?

Dans le cadre de leurs missions, il se peut que vos salariés aient à faire des dépenses. S'ils vous adressent une note de frais, c'est qu'ils vous demandent le remboursement de tout ou partie de ces dépenses. 

Toutes les dépenses ne sont pas prises en charge par l’employeur. L'employeur devra assurer la gestion des notes de frais de ces salariés, en identifiant et remboursant les frais professionnels. 

Toutefois, il ne peut pas simplement rendre l'argent avancé aux salariés. Ce remboursement doit respecter un cadre légal et être reflété dans la comptabilité de l'entreprise.

En quoi consiste le remboursement des notes de frais ? Est-ce obligatoire ? Comment organiser ce remboursement des frais professionnels ? Est-il possible d'automatiser ce traitement ? PayFit fait le point.

Le remboursement des notes de frais est-il obligatoire ?

Toutes les dépenses des salariés ne doivent pas être remboursées par l'employeur. Seuls les frais professionnels doivent être remboursés. L'employeur ne rembourse pas les dépenses personnelles du salarié. 

Pour garantir le remboursement des frais avancés par le salarié, la dépense doit :

• avoir un caractère professionnel : être dans l'intérêt de l’entreprise et justifiée par les besoins de l'activité du salarié) ;

• être proportionnée : d'un montant raisonnable ;

• être justifiée de manière comptable : appuyée par une facture ou un justificatif de paiement - en savoir plus sur la comptabilisation des notes de frais. 

💡 Bon à savoir : la loi précise plus de conditions de remboursement pour certains types de frais, c'est le cas par exemple des dépenses de logement. Le remboursement de ces dépenses n'est dû que si :

• la mission du salarié est à 50 km de son domicile ;

• ou le domicile du salarié est à 1h30 de son lieu de travail.

Par ailleurs, dans sa mission de gestion des notes de frais, l'employeur peut préciser ces critères dans une politique interne de traitement des frais dans son entreprise. Par exemple, il peut définir ce qui constitue un montant raisonnable pour chaque type de frais.

Si la dépense qu'il a effectuée remplit les conditions de remboursement, le salarié devra adresser à l'employeur une note de frais aussi appelée note de remboursement de frais. Il s’agit d'un document qui détaille le contexte et la nature de la dépense, et qui permet à l'employeur de comptabiliser les frais engagés par ces salariés.

Si la dépense ne respecte pas les conditions fixées, l'employeur peut refuser le remboursement des notes de frais.

💡 Bon à savoir : le salarié doit transmettre la note de frais dans un délai raisonnable après la dépense.

Quelles sont les règles de remboursement d'une note de frais ?

Une condition nécessaire au remboursement d'une note de frais est logiquement la rédaction d'une note de frais par le salarié. Pour faciliter la gestion des demandes de remboursement, un employeur peut proposer un modèle de fiche de remboursement de frais pré-rempli. Nous vous proposons d'utiliser notre modèle de notes de frais au format Excel pour vos salariés.

La loi fixe certaines règles que l'employeur doit respecter pour le remboursement des notes de frais. En fonction des types des frais, les notes de frais devront contenir certaines informations :

• repas : la note de frais de restauration mentionne le nom du restaurant et des convives ;

• indemnités kilométriques : les notes de frais kilométriques doitvent indiquer le motif du déplacement, le lieu de la mission, le nombre de km, la carte grise du véhicule ;

• logement : justificatif de domicile permettant de justifier distance/temps de trajet.

En principe, chaque employeur définit une politique de gestion des notes frais dans son entreprise.

Celle-ci prend généralement la forme d'une note de service de remboursement des frais professionnels. Elle vise à fixer un exemple procédure remboursement note de frais avec :

• des règles liées aux dépenses (en fonction de leur nature et des catégories de salarié) ;

• le contenu obligatoire des notes de frais pour leur validation ; 

• des montants maximaux de prise en charge des frais ; 

• les modalités de remboursement par catégorie de salariés ;

• délais de remise des justificatifs. 

Par ailleurs, il n'existe pas de délai légal de remboursement de note de frais. Le remboursement doit toutefois intervenir "dans un délai raisonnable". On conseille généralement aux employeurs de rembourser les frais dans un délai de 30 jours après réception de la note de frais.

Généralement, le remboursement des frais a lieu en fin de mois, à la date de paiement du salaire. Dans ce cas, la mention du remboursement de la note de frais sur le bulletin de salaire est obligatoire.

💡 Bon à savoir : le remboursement de note de frais sur la fiche de paie apparaît dans la rubrique du salaire brut, dans une nouvelle ligne "Indemnité note de frais".

Quelles sont les modalités de remboursement des notes de frais ?

En fonction du type de frais engagé, l'employeur a deux choix de remboursement des notes de frais. Il versera au salarié, soit :

• le montant réel de la dépense engagée ;

• un montant forfaitaire fixé d'avance.

💡 Bon à savoir : dans certains secteurs (mannequins, bâtiment), il existe des déductions spécifiques forfaitaires sur le salaire pour le remboursement des frais.

Remboursement de note de frais au réel

L'employeur remboursera le montant exact dépensé par le salarié. Il connaît ce montant sur la base du justificatif de note de frais fourni.

L'employeur ne peut pas toujours choisir le mode de remboursement d'une note de frais. Certains frais sont obligatoirement évaluées au réel : 

• ceux liés au télétravail ;

• de déménagement pour cause de mobilité professionnelle ;

• des salariés détachés à l'étranger ;

• d'utilisation des nouvelles technologies de l'informatique et de la communication.

Remboursement de note de frais forfaitaire

Le remboursement d'une note de frais par le mode forfaitaire implique que l’employeur rembourse jusqu'à un certain montant une dépense. Si celle-ci dépasse ce montant maximum, l'excédent est à la charge du salarié.

Ces montants maximums de prise en charge ne sont pas fixés par l'employeur, mais par l'URSSAF.

Ainsi, au 1er janvier 2024 par exemple :

⚠️ Attention : si l'employeur dépasse ces montants de plafond, l'excédent sera soumis aux cotisations sociales.

Remboursement de note de frais : pensez au logiciel de paie !

La saisie manuelle des notes de frais est longue et laborieuse. Il existe des nouveaux outils d'automatisation qui améliorent la gestion des notes de frais en entreprise. 

Parmi ces outils SIRH, le logiciel de notes de frais est devenu un instrument incontournable. Ce type de programme permet de traiter les notes de frais de salarié à travers leurs justificatifs comptables, au fur et à mesure des dépenses.

L'intérêt du logiciel de note de frais est de décharger l’employeur. Le traitement automatique des justificatifs et des demandes simplifie et réduit le temps consacré au remboursement d'une note de frais. 

💡 Bon à savoir : PayFit est un logiciel de paie qui propose un module de traitement des notes de frais qui réduit le temps consacré par l'employeur. N'hésitez pas à demander une démo !