Comment procéder à la comptabilisation des notes de frais ?

Dans le cadre de leur travail, vos salariés peuvent être amenés à faire des dépenses. Si ces dépenses sont inhérentes au travail, et nécessaires à l'accomplissement de leurs missions, il s'agit de frais professionnels.

Si le salarié avance ces frais, vous devez le rembourser. Pour ce faire, vos salariés vous remettent généralement des documents récapitulatifs des dépenses : on parle de note de frais.

La comptabilisation des notes de frais du personnel - et plus largement la gestion des notes de frais - est une tâche obligatoire et incontournable de la gestion de la paie en entreprise.

Qu'est ce qu'une note de frais ? Comment organiser la comptabilisation des notes de frais ? Quel est leur traitement en paie ? Existe-t'il des solutions de gestion de notes de frais ? PayFit vous explique.

Qu'est ce qu'une note de frais ?

Une note de frais est un document établi par un salarié, pour se faire rembourser des frais professionnels. Les notes de frais doivent être remises à l'employeur, et portent le plus souvent sur des frais de :

• repas : dépense du salarié pour se restaurer ; 

• déplacement : titres de transport, location de véhicules ;

• logement : nuits d'hôtels ou réservations d'appartements pendant les déplacements.

L'employeur doit obligatoirement rembourser les notes de frais des salariés : leur somme ne peut pas être déduite de la rémunération du salarié. 

💡 Bon à savoir : le contrat de travail du salarié ne peut pas contenir une clause prévoyant que les frais professionnels seront pris en charge par le salarié. 

⚠️  Attention :  ces frais doivent avoir un caractère professionnel, et donc ne pas être des dépenses personnelles. Le salarié doit pouvoir justifier que ces frais ont été exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'entreprise.

En principe, les salariés doivent remettre à l'employeur les notes de frais dans un délai raisonnable. L'employeur doit également assurer un remboursement dans un délai acceptable. Il n'existe aucune précision exacte sur le délai de paiement d'une note de frais, généralement on considère qu'il est de 30 jours.

Quelles sont les méthodes de comptabilisation des notes de frais ?

L'enregistrement comptable d'un remboursement de note de frais dépend de la nature de la dépense. En effet, il existe des méthodes différentes d'évaluation en fonction du type de frais :

• certains éléments s'évaluent forfaitairement (indemnités kilométriques, indemnités de grand déplacement, mobilité professionnelle, indemnités de repas en déplacement professionnel - en savoir plus sur les notes de frais kilométriques) ;

• d'autres frais s'évaluent en fonction de la valeur réelle de la dépense. 

💡 Bon à savoir : pour certaines professions, il est prévu une évaluation spécifique avec des déductions des cotisations forfaitaires (exemple : pour les VRP, - 30 % sur les frais).

De manière comptable, les notes de frais s'enregistrent comme des factures de fournisseurs. Il est donc nécessaire que chaque dépense soit justifiée par une facture ou une pièce comptable. 

Méthode de valeur réelle

En cas d'indemnisation sous forme d'un remboursement du montant réel d'une note de frais, la comptabilité de la dépense et le montant du remboursement dépendent des pièces justificatives fournies. Généralement, le justificatif varie en fonction du type de dépense :

• repas : facture ou ticket du restaurant ; 

• déplacement : facture des billets achetés, titre de transport, etc. ;

• logement : facture de location ou de l'hôtel. 

⚠️  Attention : sans justificatif de paiement, la comptabilisation des notes de frais n'est pas possible. Le salarié ne peut donc pas être remboursé. 

Méthode forfaitaire

L'entreprise attribue à chaque type de frais un montant fixe. Si la dépense du salarié excède le montant de cette allocation, seul le montant fixé lui sera remboursé, la différence sera à sa charge. 

💡 Bon à savoir : la comptabilisation de la note de frais d'un gérant minoritaire de SARL ou d'un dirigeant non-salarié ne peut pas se faire forfaitairement.

Par ailleurs, les frais forfaitaires comme réels sont à déduire de l'assiette des cotisations de l'entreprise (du bénéfice imposable). Toutefois, les frais réels sont exonérés de cotisations que dans certaines limites fixées par l'administration fiscale. En cas de dépassement, les frais qui excèdent les seuils sont soumis aux cotisations sociales. 

Où comptabiliser les notes de frais ?

Pour comptabiliser une note de frais, l'employeur devra procéder aux écritures comptables suivantes : 

• enregistrer la note de frais dans le journal des achats de l'entreprise ;

• débiter les comptes de charges correspondants au type de dépense (compte 6251 pour les frais de transport, 6256 pour les frais de repas ou logement) ;

• créditer le compte des crédits du salarié (421 ou 467). 

💡 Bon à savoir : à ces écritures comptables s'ajoute parfois la réduction de la TVA pour certaines notes de frais. L'employeur devra alors débiter du compte de charges le montant HT de la dépense, et débiter séparément le montant de la TVA déductible dans une rubrique spécifique.

Par ailleurs, le code du travail prévoit qu'en principe le remboursement des notes de frais doit figurer sur le bulletin de paie du salarié concerné.

Toutefois, la comptabilisation de notes de frais peut poser des problèmes aux entreprises qui remboursent au fur et à mesure les frais, alors que la paie est mensualisée. 

C'est pourquoi, seuls les remboursements qui ont lieu en même temps que le paiement du salaire doivent apparaître sur le bulletin de paie. Si les remboursements se font au fur et à mesure de la présentation des justificatifs par le salarié, ils n'apparaîtront pas nécessairement dans les fiches de paie.

💡 Bon à savoir : tout comme la comptabilisation des notes de frais, la comptabilisation de la paie est obligatoire. Elle permet de s'assurer de la bonne gestion de l'entreprise.

Comptabilisation des notes de frais : pensez au logiciel de paie !

Les employeurs comptabilisent les notes de frais des salariés souvent sous forme de tableau Excel. Ces tableaux renseignent l'auteur de la dépense, la nature du frais (déplacement, repas, etc.) et le montant (HT, TVA et TTC).

Si vous souhaitez assurer ce type de suivi, nous vous proposons d'utiliser notre modèle gratuit de note de frais.

Toutefois, il existe des outils plus intuitifs, qui simplifient la comptabilisation de notes de frais de salariés. C'est le cas des logiciels RH qui incluent généralement un logiciel de note de frais.

Pour économiser du temps et les frais de comptabilité, il existe des logiciels qui vous permettent de regrouper les notes de frais de votre entreprise, mois par mois, salarié par salarié, catégorie par catégorie de dépense. 

Chaque employé peut ajouter des notes de frais et les justificatifs depuis son espace personnel en temps réel. En tant qu'employeur, vous devez valider cette dépense, de sorte que son remboursement soit automatiquement ajouté au bulletin du mois en cours.

Certains logiciels vous permettent même de personnaliser les règles de plafonnement des dépenses en fonction de votre politique interne de comptabilisation des frais professionnels ou de votre convention collective.