Comment choisir son logiciel de paie ?

En tant qu’employeur, vous vous interrogez sur la gestion de la paie de votre entreprise : l’externaliser ou l’internaliser ? Utiliser un logiciel de paie ou le faire de manière traditionnelle ?

Si vous avez décidé d’utiliser et de choisir un logiciel de paie, il est nécessaire de vous baser sur des critères fiables.

Qu’est-ce qu’un logiciel de paie ? Quel logiciel de paie choisir ? PayFit vous éclaire.

Qu’est-ce qu’un logiciel de paie ?

Avant de se lancer dans le choix du logiciel de paie idéal, il est important de savoir de quoi il s’agit en réalité.

Un logiciel de paie est un outil informatique constitué d’un ensemble de programmes qui permet notamment :

• d'internaliser la paie : gestion simplifiée de la paie en interne ;

• d’automatiser la paie : établissement des bulletins de paie, génération de la paie et paiement des salariés ;

• de gérer les déclarations sociales : élaboration et envoi de la déclaration sociale nominative (DSN), calcul des cotisations et rappel des échéances.

Il est possible de choisir son logiciel de paie en fonction de la manière d'y accéder. En effet, il existe deux possibilités :

• en l’installant sur les ordinateurs de l'entreprise (sous forme d’application) : il peut être coûteux pour l’employeur, notamment à cause des mises à jour qu’il nécessitera ;

• en se connectant sur internet : c’est généralement une solution plus abordable.

Quel logiciel de paie choisir ?

Choisir un logiciel de paie est une étape décisive pour la vie de l’entreprise. 

Il est important d’être suffisamment informé et éclairé avant de faire votre choix. 

Il est même recommandé de tester les logiciels avant de vous engager, afin de forger votre propre opinion.

1. Les fonctionnalités communes aux logiciels de paie

Certaines fonctionnalités du logiciel de paie sont communes à l’ensemble des logiciels disponibles sur le marché. Il s’agit notamment de :

• l’édition automatisée des bulletins de paie ;

• leur dématérialisation ;

• la veille juridique permanente ;

• l’export de données stratégiques et de tableaux de synthèse ;

• la sécurité.

💡 Bon à savoir : la sécurité est un critère essentiel dans le choix de l’outil de gestion de la paie. Elle implique la sécurisation de la paie : sécurité des données utilisées ainsi que la conformité à la loi et aux dispositions de la convention collective applicable à votre entreprise.

Des options ou modules peuvent être intégrés dans le logiciel en fonction de vos besoins et du budget que vous avez défini.

2. Les fonctionnalités optionnelles du logiciel de paie

Plusieurs types de logiciels de paie existent sur le marché : lequel choisir ? 

Plusieurs critères vous permettent de différencier un logiciel de paie d’un autre.

Les fournisseurs peuvent organiser leur offre autour des types de fonctionnalités : offre standard, offre avancé, offre premium, etc.

L’offre standard peut comprendre, en plus des fonctionnalités communes, l’automatisation des déclarations sociales.

Quant à l’offre avancée, il peut intégrer des modules SIRH (système d’information des ressources humaines) tels que la gestion des notes de frais, la gestion des congés, la gestion du temps de travail et des activités, etc.

D'autres fonctionnalités telles que la réouverture de la paie peuvent vous être proposées. Découvrez comment cela fonctionne sur PayFit grâce à la vidéo suivante :

3. Le prix du logiciel de paie

Le prix du logiciel de paie est un critère déterminant pour le choix du logiciel de paie.

Tout d’abord, vous pouvez opter pour un logiciel de paie gratuit, mais attention, les fonctionnalités et les options en seront réduites.

Par exemple, le nombre de salariés pouvant être intégrés dans le logiciel peut être limité. Il en est de même pour le nombre d’utilisateurs.

De plus, les bulletins de paie seront restreints à la forme basique, sans que les spécificités du poste du salarié ne puissent être prises en compte. 

Concernant les logiciels de paie payants, le prix varie en fonction des options qui vous intéressent.

Plus elles sont multiples et avancées, plus le prix va augmenter.

Votre engagement prendra la forme de souscription à un abonnement mensuel ou annuel, en fonction des fournisseurs (PayFit, Sage, etc.) ou la forme d’un forfait.

4. Les services proposés

Aux côtés de ces fonctionnalités, vous pouvez aussi faire votre choix en fonction des services proposés par les fournisseurs de logiciel de paie.

Cela peut prendre la forme :

• d’un accompagnement spécialisé par des experts en fiche de paie ;

• d’une proposition de supports ou de ressources portant sur la paie.

Choisir son logiciel de paie : tableau récapitulatif

Pour vous aider à choisir votre logiciel de paie, vous trouverez ci-dessous un tableau qui résume les fonctionnalités essentielles à avoir.