Comment préparer le déroulement de l'entretien préalable d'une sanction disciplinaire ?

Si un salarié commet une faute professionnelle, l'employeur peut prononcer une sanction disciplinaire à son encontre.

Toutefois, il doit pour cela respecter une procédure qui comprend la tenue d'un entretien préalable à la notification de la sanction, pour permettre au salarié de s'expliquer.

 Le déroulement de l'entretien préalable à la sanction disciplinaire doit être préparé consciencieusement à l'avance par l'employeur pour éviter des erreurs.

En quoi consiste l’entretien préalable ? Est-il obligatoire ? Comment préparer le déroulement de l'entretien préalable à une sanction disciplinaire ? PayFit vous explique.

Qu'est ce qu'un entretien préalable à une sanction disciplinaire ?

Une sanction disciplinaire peut avoir un impact sur la vie professionnelle du salarié et concrètement sur :

• sa rémunération ;

• sa situation géographique ;

• sa fonction ;

• sa carrière professionnelle.

De ce fait, avant d'être sanctionné, le salarié a le droit de se défendre dans le cadre d'une procédure disciplinaire. L'entretien préalable au prononcé de la sanction a été prévu pour permettre au salarié d'avancer ses explications sur les faits qui lui sont reprochés. 

⚠️ Attention : si l'employeur n'envisage que l'avertissement du salarié, l'organisation de l'entretien préalable ne sera pas obligatoire, sauf dispositions contraires prévues dans le règlement intérieur de l'entreprise.

💡 Bon à savoir : une convention collective peut prévoir l'obligation pour l’employeur de consulter le conseil de discipline de l'entreprise avant de prononcer un licenciement disciplinaire. Si l'employeur ne le fait pas, le licenciement sera sans cause réelle et sérieuse.

Quelles sont les formalités à respecter avant le déroulement de l'entretien préalable à une sanction disciplinaire ?

Pour pouvoir organiser le déroulement de l’entretien préalable à une sanction disciplinaire, encore faut-il que l'employeur convoque le salarié à cet entretien. 

En effet, l'employeur doit fixer la date, l'heure et le lieu de l'entretien et les communiquer au salarié dans une lettre de convocation. Par ailleurs, l'employeur a l’obligation de rappeler dans ce courrier au salarié qu'il a la possibilité de se faire assister par un membre du personnel.

Cette convocation doit être envoyée par lettre recommandée ou remise en mains propres contre décharge. Il n'existe pas de délai à respecter entre l'envoi de la convocation et la tenue de l'entretien préalable. Toutefois, il est conseillé à l'employeur de laisser au salarié un temps suffisant pour trouver un membre du personnel pour l'assister pendant l'entretien s'il le souhaite. En savoir plus sur la convocation à l'entretien préalable à une sanction disciplinaire.

Qu'est ce qui caractérise le déroulement de l'entretien préalable à une sanction disciplinaire ?

Le Code du travail précise que l'employeur a une obligation principale pendant le déroulement de l'entretien préalable à la sanction disciplinaire : il doit exposer au salarié les motifs qui motivent la sanction envisagée.

Par ailleurs, il doit entendre le salarié et éventuellement le membre du personnel de l'entreprise qui l'assiste et recueillir leurs explications.

Il est recommandé à l'employeur de recueillir par écrit ces explications ou du moins de laisser une trace écrite de l'échange. En effet, en cas de contestation ultérieure de la sanction, l'employeur pourra ainsi non seulement prouver que l’entretien a eu lieu, mais également justifier des motifs avancés et des réponses du salarié pendant le déroulement de la procédure.

Si à l'image d’un procès-verbal, ce document est signé par les deux parties, il pourra constituer une preuve importante lors d'un contentieux ultérieur. 

💡 Bon à savoir :  la loi ne prévoit rien sur la possibilité de l'employeur de se faire représenter. Toutefois, les juges ont admis cette possibilité, si l'employeur désigne un collaborateur et lui donne le pouvoir de le représenter.

⚠️ Attention : le salarié n'est pas obligé de se présenter à l'entretien préalable. S'il est absent, aucune faute ne peut lui être reprochée et l'employeur peut poursuivre normalement la procédure disciplinaire.

Que doit prévoir l'employeur après l'entretien préalable à une sanction disciplinaire ?

Le but de l'entretien est de permettre à l'employeur de recueillir les explications du salarié et déterminer sur cette base si la sanction envisagée est proportionnée et justifiée au regard de toutes les informations dont il dispose.

Logiquement, après le déroulement de l'entretien préalable à la sanction disciplinaire, l'employeur doit respecter un délai de réflexion garantissant l'effet utile de la procédure contradictoire.

C'est pourquoi, la loi prévoit que la sanction disciplinaire ne peut intervenir :

• moins de deux jours francs après le jour de l'entretien ;

• plus d'un mois après le jour de l’entretien.

L'employeur doit adresser une notification de sanction disciplinaire par lettre recommandée ou remise en main propre contre décharge au salarié. Au-delà de ce délai, aucune sanction ne pourra être prononcée. 

Le salarié peut contester la sanction disciplinaire dont il a fait objet sur deux bases :

• la procédure disciplinaire n'a pas été respectée ;

• la sanction est mal fondée (soit injustifiée, soit disproportionnée au vu des faits).