Comment organiser les entretiens annuels d’évaluation ?

Chaque année, en tant qu’employeur, vous pouvez être amené à organiser des entretiens d’évaluation de vos salariés. 

Ces entretiens permettent d’apprécier l’aptitude professionnelle des salariés et de faire un point sur leurs évolutions de carrière. En principe, ils ne sont pas obligatoires. Cependant, leur mise en place est soumise au respect de nombreuses conditions. 

Qu’est-ce que l’entretien annuel d’évaluation ? Comment préparer l’entretien ? Comment se déroule l’entretien annuel d’évaluation ? PayFit vous répond.

Qu’est-ce que l’entretien annuel d’évaluation ? 

L’entretien annuel d’évaluation, également appelé entretien annuel, se caractérise par un échange entre l’employeur et le salarié afin de faire le bilan du travail effectué sur l’année écoulée, d’évaluer les compétences du salarié et de définir les objectifs professionnels de l’année à venir. 

Le Code du travail ne prévoit pas la mise en place de l’entretien annuel d’évaluation. Cependant, une convention collective ou un accord collectif peut rendre l’entretien annuel obligatoire. L’employeur est alors tenu de respecter les conditions d’évaluation prévues. 

L’entretien annuel d’évaluation pourra prendre la forme d’un simple entretien individuel ou bien prendre la forme d’un système de notation des salariés. 

⚠️ Attention : l’entretien annuel ne doit pas être confondu avec l’entretien professionnel qui permet d’accompagner le salarié dans ses perspectives d’évolution professionnelle.

Comment préparer l’entretien annuel d’évaluation ? 

En tant qu’employeur, l’entretien annuel d’évaluation doit obligatoirement être préparé à l’avance. 

Dans un premier temps, il convient d’informer individuellement chaque salarié de la tenue d’un entretien annuel par l'envoi d'une convocation à l’entretien annuel. Dans cette convocation, il est important de préciser les méthodes et techniques d’évaluation professionnelle mises en place dans l’entreprise. 

L’information au salarié peut se faire par courrier recommandé avec accusé de réception ou bien par courrier remis en main propre. Il est également recommandé d’informer le salarié des différents points qui seront abordés lors de l’entretien afin que celui-ci puisse également se préparer.

💡 Bon à savoir : aucune donnée à caractère personnelle ne pourra être collectée et utilisée au cours de l’entretien annuel sans que le salarié n’en soit informé au préalable. 

Dans un second temps, il faudra préparer le contenu même de l’entretien. Par exemple, avant l’entretien annuel d’évaluation, vous pouvez préparer une liste de questions à poser au salarié en lien avec ses compétences, sa formation ou encore sa carrière. 

Pour la bonne conduite de l’entretien, il est recommandé d’établir une grille d’évaluation pour l’entretien annuel. Les résultats sont obligatoirement confidentiels. 

PayFit vous propose gratuitement une trame d’entretien annuel d’évaluation. Elle reste un exemple et doit donc être adaptée à la situation et aux besoins de votre entreprise.

Comment mener l’entretien annuel d’évaluation ?

Pour que les entretiens annuels d’évaluation soient constructifs, il est important que l’employeur ou le manager sache les mener efficacement. Cet entretien n’a pas pour seul but d’évaluer le salarié, il vous permet également d'obtenir un retour de vos salariés sur l'organisation et les pratiques de vos différents services.

Étape 1 : Accueil 

Bien accueillir son salarié lors de l’entretien annuel est primordial puisque cela permet d’instaurer un climat de confiance pour le bon déroulement de tout l’entretien. 

Présentez, ensuite, au salarié le déroulement de l’entretien et les différents points qui seront abordés. 

Les entretiens annuels d’évaluation sont une source de stress pour les salariés. Par conséquent, pour que l’entretien soit une réussite, il est important de mettre à l’aise le salarié. Adoptez une attitude positive et ouverte, laissez parler votre salarié et écoutez-le attentivement. 

Il faut également veiller à ne pas être dérangé pendant l’entretien. Vous pouvez prévenir vos collègues que vous êtes en entretien et également désactiver les notifications de votre téléphone. Privilégiez les salles fermées pour une meilleure confidentialité. 

Étape 2 : Analyse de l’année écoulée 

Lors de l’entretien, il est important de faire le bilan de l’année écoulée, reprendre les objectifs qui étaient fixés, lister les points forts et les axes d’amélioration du salarié, etc. 

C’est à ce moment de l’entretien que la grille d’évaluation est importante puisqu’elle retranscrit les compétences techniques et comportementales du salarié. Elle permet d’évaluer le salarié dans son poste, mais également de l’évaluer globalement dans son comportement avec son équipe, le service ou l’entreprise en elle-même. 

Cette étape est également un moment d'échange sur le ressenti du salarié sur son intégration et son environnement de travail. Vous pouvez recueillir son feedback sur les méthodes de management, sur des potentielles améliorations de méthodes de management, etc.

Étape 3 : Fixation de nouveaux objectifs

Cette troisième étape permet de fixer de nouveaux objectifs pour l’année à venir et de mettre en place des axes d’amélioration pour une meilleure réussite des objectifs et pour développer ses compétences. 

Il est déconseillé d’imposer au salarié une méthode précise comme une formation, des entretiens réguliers, etc. Il est plutôt préférable de le laisser s’exprimer sur le sujet, de recueillir ses besoins, de trouver des solutions conjointement ou de lui faire des propositions ou suggestions. 

Étape 4 : Synthèse de l’entretien 

L’entretien annuel d’évaluation peut être finalisé par la rédaction d’un compte-rendu de tout ce qui a été dit lors de l’entretien : points positifs, axes d’amélioration, nouveaux objectifs, etc. 

Le compte-rendu est daté et généralement signé par les deux parties mais le salarié n’a aucune obligation de le signer. 

Besoin d’aide pour organiser les entretiens annuels ?

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