Comment fonctionne une pointeuse de temps de travail ?

La loi en France oblige l’employeur à décompter le temps de travail pour les salariés.

Ce décompte permet notamment de faire un suivi des temps travaillés, des éventuels dépassements mais aussi des temps de repos. En pratique, les entreprises ont généralement recours à une pointeuse de temps de travail. 

En quoi consiste une pointeuse de temps de travail ? Qui est concerné par ce dispositif ? Quelles sont les obligations à respecter pour l’employeur ? PayFit vous éclaire. 

Qu’est-ce qu’une pointeuse de temps de travail ? 

Une pointeuse horaire est un appareil permettant d’enregistrer les temps de présence des salariés au sein d’une entreprise, notamment en indiquant l’heure d’arrivée et l’heure de départ.

Il existe différentes formes de pointeuse de temps de travail : 

• pointeuse mécanique : fonctionne à partir d’une carte de pointage ; 

• pointeuse numérique ;

• pointeuse mobile (ou application pointeuse) ; 

• pointeuse digitale ; 

• pointeuse badgeuse. 

Qui est concerné par la mise en place d’une pointeuse de temps de travail ? 

Un décompte obligatoire du temps de travail par l’employeur 

En termes de décompte du temps de travail, la loi oblige toutes les entreprises à l’effectuer dans les locaux et à l’extérieur de l’entreprise. 

L’employeur doit, en effet, pouvoir justifier les heures de travail de ses salariés.

Cette obligation concerne tous les types d’horaires : temps partiel, horaire collectif, etc. 

Il s'applique à tous les salariés, quel que soit leur niveau dans la hiérarchie, le salarié ne pouvant refuser cette obligation. 

Pointeuse du temps de travail : meilleur outil de décompte du temps de travail 

Bien qu’en France la loi n’impose pas de moyen spécifique pour le contrôle des temps travaillés, la cour de justice de l’UE a estimé que seul un système de pointage des heures permettait de veiller au respect des droits des travailleurs.

Une évolution juridique sur ce système est, donc, susceptible de se produire à l’avenir. 

Un système de pointage permet en effet un décompte précis et fiable des temps travaillés. 

Ceci consiste, en pratique, à réaliser une gestion du temps de travail par pointeuse ou badgeuse. Ces dispositifs sont laissés à la libre appréciation de chaque employeur.

Important : ce dispositif ne doit pas entraver la liberté d’aller et venir des représentants du personnel dans l’exercice de leur mandat, ni être utilisé pour contrôler le respect de leurs heures de délégation.

Quelles sont les obligations en matière de pointeuse de temps de travail ? 

Le Code du travail impose 4 obligations pour l’installation d’une pointeuse de temps de travail au sein d’une entreprise :

• fiabilité du système de pointage des heures de travail : appareil infalsifiable ;

• accessibilité des informations pour les inspections du travail : l’employeur doit également mettre à disposition un membre du personnel pour donner les codes d’identification des salariés lors d’un contrôle de l’inspection ; 

• accessibilité des informations pour les salariés ;

• respect du RGPD : impose à tout employeur de veiller à la protection et sécurité des données traitées dans le cadre d’une pointeuse de travail. 

En effet, un logiciel dit de pointeuse de temps de travail permet d’identifier les personnes et trace leurs horaires de travail. Il entre, de ce fait, dans le champ d’application du RGPD et doit tenir compte de la protection de la vie privée.

💡 Bon à savoir : depuis l’entrée en application du RGPD, il n’est plus obligatoire pour les entreprises françaises de déclarer leurs fichiers de gestion de temps de travail (via pointeuse notamment) auprès de la CNIL.

Par ailleurs, le CSE doit être informé et consulté avant la décision de mise en œuvre d’une pointeuse de temps de travail dans une entreprise. 

Les salariés doivent aussi être informés en amont de la mise en place d’un tel dispositif. 

Politique d’habilitation, contrôle des accès, traçabilité : la mise en place d’une pointeuse de temps de travail nécessite réflexion et précaution. Nous vous recommandons de bien suivre notre fiche gratuite sur la pointeuse de temps de travail avant de vous lancer.