Que faire en cas d'absence injustifiée d'un salarié ?

Un de vos salariés ne s’est pas présenté sur son lieu de travail, et vous ne savez pas comment réagir ? Voici les étapes à suivre en cas d’absences injustifiées de votre salarié.

Comment réagir face à une absence injustifiée du salarié en CDI ? Que dit le Code du travail en cas d’absence injustifiée d’un jour ? Est-il possible de licencier ce salarié ? L’absence au travail sans justificatif médical peut-elle être sanctionnée ? PayFit vous explique.

Étape 1 : Vérifier que l’absence n’est pas justifiée 

Dans le cas où le salarié ne s’est pas présenté sur son lieu de travail, il ne faut pas précipiter la prise de décision (licenciement, avertissement, etc.). 

La première étape consiste à recueillir des informations sur la situation et déterminer si réellement l’absence n’est pas justifiée. Par exemple, il est possible que l’absence corresponde à un congé autorisé par un manager, mais que vous ne soyez pas au courant. 

De plus, il est possible que l’absence soit justifiée, mais que le salarié n’ait pas eu le temps de vous transmettre son justificatif d’absence. C’est notamment le cas en cas d’arrêt maladie, le salarié dispose d’un délai de 48 heures pour vous transmettre son arrêt de travail pour maladie.

De même, le salarié peut avoir été victime d’un accident de trajet ou d’un accident de travail. Dans ce cas, il dispose d’un délai de 24 heures pour vous transmettre son arrêt de travail. 

Cette première étape permet de déterminer le contexte de l’absence du salarié. L’absence au travail du salarié peut être causée par de multiples raisons : problèmes familiaux, stress au travail, maladie, harcèlement moral au travail, etc. 

En vous informant, notamment en interne, sur le contexte de l’absence du salarié au travail, vous pourrez alors prendre une décision plus adaptée à la situation.

Étape 2 : Mettre le salarié en demeure de justifier de son absence

Après s'être assuré que l’absence au travail du salarié n’est pas justifiée, vous pouvez envoyer au salarié un mise en demeure de justifier son absence.

Cette mise en demeure a, pour le salarié, valeur d’injonction de justifier l’absence. Dans ce courrier, vous pouvez y indiquer les manquements constatés et informer le salarié qu’il encourt une sanction s’il ne justifie pas son absence. 

Il est recommandé d’envoyer la mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception. 

En pratique, l’envoi de la lettre de mise en demeure pour absence injustifiée est effectué à compter du troisième ou cinquième jour d’absence. Cela permet de vous assurer que l’absence n’a pas été causée par un arrêt maladie, un accident de travail ou de trajet. 

Si après ce premier courrier, le salarié ne répond pas, vous pouvez procéder à l’envoi d’une 2ème mise en demeure pour absence injustifiée. 

💡 Bon à savoir : la convention collective applicable à l’entreprise ou le règlement intérieur, peuvent prévoir les conditions dans lesquelles vous devez envoyer la mise en demeure. 

Étape 3 : Analyser la réponse au courrier de mise en demeure 

À la suite de l’envoi du courrier pour absence injustifiée, plusieurs situations sont possibles.

Dans le meilleur des cas, le salarié répond au courrier par l’envoi d’un justificatif valable (exemple : certificat médical). 

Le salarié peut également répondre au courrier par l’envoi d’un justificatif "non valable". Il peut s'agir par exemple d’un justificatif ne couvrant pas la totalité de l’absence.

Enfin, il est possible que le salarié garde le silence et ne réponde pas au courrier envoyé. 

En fonction de la réaction du salarié (réponse ou non) vous pourrez alors prendre une décision.

💡 Bon à savoir : l’absentéisme au travail peut entraîner une véritable désorganisation de l'entreprise. Si ce phénomène s'amplifie, il est donc important d'en discuter avec vos salariés pour en comprendre les causes et pouvoir inverser la tendance.

Étape 4 : Prendre une décision

En tant qu’employeur, vous disposez d’un pouvoir disciplinaire, c’est à vous de déterminer quelle décision est la plus adaptée à votre situation.

Les circonstances de l’absence de justification de la part du salarié peuvent vous permettre d’éclairer votre prise de décision.

Par exemple, si le salarié a toujours eu un comportement exemplaire, ou à l’inverse, s’il a un dossier disciplinaire compliqué, la décision peut être différente. La durée de l’absence injustifiée (une journée vs 1 semaine) peut également avoir un impact sur votre décision. 

En pratique, plusieurs solutions s’offrent à vous en cas d’absence injustifiée de votre salarié. Vous pouvez décider de sanctionner ou non l’absence du salarié, ou, selon les cas, licencier le salarié.

⚠️ Attention : si des sanctions dans votre règlement intérieur d'entreprise sont prévues en cas d’absence injustifiée, vous êtes dans l’obligation de les appliquer.

Rappel à l’ordre pour absence injustifiée

Tout d’abord, vous pouvez décider de ne pas sanctionner cette absence injustifiée au travail. Selon les circonstances, il peut être opportun de notifier au salarié un rappel à l’ordre. Ce rappel à l’ordre vous permettra d’informer le salarié que ce comportement n’est pas accepté dans l’entreprise, et que toute absence doit être justifiée.

Si cette solution ne vous semble pas suffisante, vous pouvez également décider d’infliger au salarié une sanction disciplinaire, tel qu’un avertissement ou un licenciement. 

Sanction disciplinaire pour absence injustifiée

L’avertissement pour absence injustifiée est une sanction qui doit être notifiée au salarié dans un délai de deux mois à compter du jour où vous avez eu connaissance de ces faits. La loi n’impose pas la tenue d’un entretien préalable pour un avertissement. La lettre d’avertissement pour absence injustifiée doit mentionner la date, ainsi que les faits reprochés (motifs de l’avertissement). 

L’absence injustifiée du salarié peut constituer une cause réelle et sérieuse de licenciement.

⚠️ Attention : l’absence injustifiée ne constitue pas toujours une faute grave. La faute grave est une faute d’une gravité telle, rendant impossible le maintien de la salariée dans l'entreprise.

Par exemple, il a été jugé que le salarié qui ne s’est pas présenté sur son lieu de travail après son congé sabbatique et qui n’a pas répondu aux courriers de l’employeur, commet une faute grave. 

Quand devez-vous enclencher le licenciement pour absence injustifiée ? Combien de temps devez-vous attendre ? Aucune règle ou jurisprudence n’impose un délai minimum à respecter avant de déclencher le licenciement. En tant qu’employeur, vous devez déterminer le moment le plus opportun pour enclencher la procédure de licenciement. L’important est de ne pas se précipiter et prendre la décision la plus adaptée à la situation. 

⚠️ Attention : si vous décidez de licencier votre salarié, veillez à impérativement respecter la procédure de licenciement pour absence injustifiée (convocation à l’entretien préalable, tenue de l’entretien, notification du licenciement, etc.). Une erreur dans la procédure risquerait de rendre le licenciement irrégulier. 

💡 Bon à savoir : une absence injustifiée se traduit sur le bulletin de paie par une déduction de toutes les heures non travaillées durant cette absence. En cas de doute sur le calcul des absences en paie, vous pouvez utiliser notre modèle gratuit de bulletin de paie avec absence injustifiée.

Nouveauté 2023 : abandon de poste et démission présumée

Depuis une loi du 21 décembre 2022, le salarié en abandon de poste peut être considéré comme démissionnaire à deux conditions : 

• l’employeur a mis en demeure le salarié de justifier de son absence et de reprendre son poste, en précisant le délai dans lequel il doit revenir (LRAR) ; 

• le salarié n'a pas repris pas son poste de travail dans le délai fixé par l’employeur.  

L'employeur dans sa mise en demeure du salarié doit l'informer :

• du délai dans lequel il doit revenir (il ne peut pas être inférieur à 15 jours calendaires) ;

• du fait que s'il ne reprend pas le travail à l'expiration du délai, il sera présumé démissionnaire.

L'employeur peut préciser au salarié qu'il est redevable d'un préavis de démission à l'expiration du délai, et qu'il n'a pas le droit aux allocations chômage après un rupture de son contrat de travail du fait d'une présomption de démission.

L'employeur n'a plus à engager la procédure de licenciement pour faute lorsque le salarié répond aux conditions de l'abandon de poste.