Quelles sont les règles de remise des documents de fin de contrat ?

Lorsque le contrat de travail arrive à sa fin, l'employeur doit remettre au salarié plusieurs documents.

La remise des documents de fin de contrat est soumise à des règles en matière de délais et forme. 

Quels documents de fin de contrat sont à remettre au salarié ? Quels sont les délais à respecter ? PayFit vous répond. 

Quels sont les documents de fin de contrat à remettre ? 

Solde de tout compte 

Le reçu pour solde de tout compte est le document servant de justificatif de l’employeur du versement des sommes contenues. Il détaille le « solde de tout compte ». 

Auparavant facultatif, ce document par l’employeur est devenu obligatoire pour toute rupture de contrat de travail.

Aussi, il sert surtout à délimiter les conditions de contestation par l’employé. 

Établi en 2 exemplaires, la loi ne prévoit pas de délai de remise des documents de fin de contrat maximum ou minimum. 

Toutefois, dans le cadre de la bonne foi et de la loyauté entre les parties au contrat, il est établi que le reçu pour solde de tout compte devrait être délivré le jour du départ physique du salarié de l’entreprise en cas de dispense de préavis. 

Dans le cas d’un préavis, il est remis au terme de celui-ci. Dans les deux cas, un délai raisonnable d'environ 2 semaines est toléré.

💡 Bon à savoir : l’employeur peut également dénoncer les sommes dont il fait état et réclamer le trop perçu du salarié dans un délai de 3 ans.

Attestation Pôle emploi

L'attestation d’employeur pôle emploi doit être remise obligatoirement au salarié à la fin de son contrat de travail.

Elle permet au salarié de percevoir des droits à l'allocation chômage, sous conditions.

Jusqu'à 10 salariés, l'employeur peut s'adresser à l’agence Pôle emploi dont il dépend, ou la transmettre en ligne.

À partir de 11 salariés, l'attestation doit obligatoirement être remplie en ligne sur le site de Pôle emploi dans l'espace Employeur.

L’employeur doit veiller à transmettre dans les temps cette attestation car l’absence de remise ou la remise tardive de ce document de fin de contrat cause un préjudice au salarié : un retard de versement de l'allocation chômage (ARE).

💡 Bon à savoir : les entreprises de travail temporaire sont dispensées de remettre l'attestation Pôle emploi pour le salarié. En effet, les relevés mensuels des contrats de mission font office d'attestation.

Certificat de travail

À la fin du contrat de travail, l'employeur doit remettre au salarié un certificat de travail daté et signé.

Si le salarié bénéficie d’un maintien de la mutuelle à la fin de son contrat de travail, le certificat de travail doit l’indiquer.

💡 Bon à savoir : lorsque la rupture du contrat est la conséquence d'un redressement ou d'une liquidation judiciaire, il appartient au liquidateur de la société de remettre le certificat au salarié.

Épargne salariale

S'il y a un dispositif lié à l'épargne salariale dans l'entreprise, un état récapitulatif de l'ensemble des sommes et valeurs mobilières épargnées doit être remis au salarié. Il peut être remis, comme pour le dernier bulletin de paie, après la clôture de la paie par l'entreprise.

Quelles sanctions en cas de non respect de la remise de documents de fin de contrat ? 

En l’absence de remise de documents de fin de contrat, l’employeur peut se voir appliquer plusieurs sanctions. Le délai pour remettre les documents de fin de contrat est estimé à deux semaines.

Pour le certificat de travail, l’amende s’élève à un montant maximum de 750 €.

Pour l’attestation pôle emploi, l’amende est d'un montant maximal de 1 500 € ou 3 000 € en cas de récidive.

Ces peines sont doublées en cas de récidive.

Si la non remise des documents de fin de contrat ou la remise tardive cause un préjudice au salarié, il peut également saisir le conseil de prud'hommes (CPH) pour obtenir des dommages et intérêts. 

💡 Bon à savoir : le salarié devra apporter la preuve de son préjudice pour obtenir réparation. 

Peut-on remettre des documents de fin de contrat en main propre ? 

Il n’existe pas de formalisme en matière de remise des documents de fin de contrat. 

La seule obligation de l’employeur est de les tenir à la disposition du salarié, lequel devra alors aller les chercher.

Il est fréquent que l’employeur envoie les documents de fin de contrat par courrier recommandé avec accusé de réception.

Il peut également effectuer une remise des documents de fin de contrat en main propre. 

Toutefois, cet envoi n’est pas obligatoire et le salarié ne peut pas exiger que les documents de fin de contrat lui parviennent par la voie postale.

En revanche, l’employeur devra informer le salarié de la date de mise à disposition des documents afin que ce dernier puisse les récupérer.

Précisons encore que les documents de fin de contrat doivent être tenus à disposition du salarié rapidement après la fin de la relation de travail. Un délai de huit jours suivant la fin du contrat du travail semble raisonnable.

Comment rédiger une lettre de remise de documents de fin de contrat ? 

Afin de vous faciliter la tâche, nous vous proposons un modèle de lettre de remise de documents de fin de contrat. 

Modèle de lettre de remise de documents de fin de contrat 

Objet : Lettre de remise des documents de fin de contrat 

Par la présente, Monsieur X atteste avoir reçu ce jour les documents relatifs à la fin de son contrat de travail à savoir : 

• un certificat de travail ;

• un reçu de solde de tout compte ;

• une attestation Pôle emploi ;

• un état récapitulatif des épargnes salariales. 

Fait à …..

Le …..

[Signature du salarié]

[Signature de l’employeur]