Que doit faire un employeur en cas de démission d’un salarié ?

La démission permet à un salarié, en CDI ou en apprentissage, de mettre fin à son contrat de travail afin de quitter l ’entreprise sans avoir à préciser ses motivations. 

Ce mode de rupture du contrat de travail répond à une procédure simple pour le salarié mais s’accompagne de certaines obligations pour l’employeur. 

L’employeur doit-il répondre à la lettre de démission du salarié ? Y a-t-il un délai de réponse de l’employeur en cas de démission d’un salarié ? Quels documents remettre au salarié démissionnaire ? L’employeur peut-il refuser la démission d’un salarié ? PayFit vous répond.

L’employeur doit-il répondre à la lettre de démission du salarié ? 

Lorsqu’un salarié informe son employeur de son intention de quitter l’entreprise en lui remettant une lettre de démission, il s’agit d’un acte unilatéral. Ainsi, l’employeur n’a pas à répondre au salarié lorsqu’il est notifié de sa démission. 

Si le salarié a transmis sa lettre de démission par lettre recommandée avec accusé de réception, l’employeur n’a rien à faire, hormis signer l’accusé de réception pour pouvoir récupérer le courrier. En revanche, si le salarié lui remet sa démission par le biais d’un courrier remis en main propre, il est important pour l’employeur de signer le récépissé.

Ce document écrit servira de preuve à l’employeur comme au salarié quant à la réalité de la démission. Il permet d’éviter toute confusion quant à la date de départ de l’entreprise du salarié (qui est en général indiquée dans le courrier, en prenant en compte le délai de préavis). 

💡 Bon à savoir : si le salarié envoie sa lettre de démission par mail, il faut vérifier que la convention collective applicable à l’entreprise ou le contrat de travail ne s’oppose pas à la validité d’un envoi par ce biais.

L’employeur peut-il refuser la démission du salarié ? 

Un employeur ne peut pas refuser la démission d’un salarié puisqu’il s’agit d’un acte unilatéral et volontaire.

En revanche, si le salarié ne dispose pas du droit de rompre son contrat de manière unilatérale, l’employeur a évidemment la possibilité de s’opposer à la démission. C’est par exemple le cas des salariés en CDD ou en intérim. 

💡 Bon à savoir : lorsqu’un salarié souhaite rompre son contrat de travail pendant la période d’essai, on ne parle pas de démission, mais de rupture de la période d’essai. 

L’employeur doit-il s’entretenir avec le salarié démissionnaire ? 

Aucune disposition légale n’impose à l’employeur de s’entretenir avec le salarié démissionnaire. Cependant, il est recommandé à l’employeur de prévoir un entretien avec ce dernier afin de connaître les raisons de sa démission. 

⚠️ Attention : le salarié n’est pas dans l’obligation d’accepter cet entretien. Par ailleurs, s’il l’accepte, il n’est pas obligé de communiquer les raisons de son départ, ni d’informer l’employeur du fait qu’il aurait retrouvé un emploi. 

L’employeur peut alors s’assurer que le salarié ne quitte pas l’entreprise pour des raisons de mal-être ou en raison d’un mauvais comportement d’autres salariés. 

Lors de cet entretien, l’employeur peut proposer au salarié de ne pas effectuer son préavis de démission. 

💡 Bon à savoir : si l’employeur dispense le salarié d’effectuer son préavis, il doit lui verser une indemnité compensatrice de préavis. 

De quoi doit s’assurer l’employeur en cas de démission d’un salarié ? 

Même si l’employeur n’a pas l’obligation de s’entretenir avec le salarié, il doit s’assurer que la démission de ce dernier résulte d’une volonté claire et non équivoque. À titre d’exemple, si le salarié a été contraint ou qu’il démissionne sous le coup de la colère avant de revenir sur sa décision, il n’est pas possible de considérer que sa volonté est claire et non équivoque.

Dans ces hypothèses et en cas de contestation du salarié, il y a un risque que la démission soit requalifiée en licenciement sans cause réelle et sérieuse. 

Par ailleurs, l’employeur doit s’assurer que le salarié démissionnaire effectue son préavis dans de bonnes conditions, et qu’il en soit de même pour son départ. 

💡 Bon à savoir : depuis une loi du 21 décembre 2022, le salarié en abandon de poste, et qui ne justifie pas de son absence et ne reprend pas le travail après une mise en demeure de son employeur est considéré comme démissionnaire.

L’employeur peut-il sanctionner le salarié qui n’effectue pas son préavis de démission ? 

Si le salarié démissionnaire n’effectue pas son préavis de démission sans l’autorisation de l’employeur, ce dernier ne peut pas le sanctionner directement. Il peut alors saisir le conseil de prud’hommes pour demander une indemnité afin de réparer le préjudice subi. 

Si le salarié n’effectue pas son préavis de démission, l’employeur n’a pas à lui verser de salaire pour les jours non travaillés.

⚠️ Attention : l’employeur ne doit pas s’auto-indemniser en prélevant des sommes sur le dernier salaire du salarié démissionnaire. 

En revanche, le salarié peut demander à l’employeur de ne pas effectuer toute ou partie de son préavis, notamment s’il a trouvé un nouvel emploi. Cette demande doit être faite par écrit. Il n’existe pas de délai de réponse de l’employeur à cette demande de réduction du préavis de démission. Toutefois, en l’absence de réponse, le salarié doit considérer que l’employeur refuse sa demande. 

Si l’employeur accepte la demande de réduction ou d’exemption de préavis, il n’a pas à verser l’indemnité compensatrice de préavis. Si l’employeur refuse, le salarié est alors dans l’obligation d’exécuter son préavis de démission. 

💡 Bon à savoir : pour une femme enceinte ou un salarié qui souhaite élever son enfant, le préavis de démission n’est pas obligatoire. 

Quels sont les documents que l’employeur doit remettre au salarié démissionnaire ? 

Une des obligations pour l’employeur en cas de démission d’un salarié consiste à lui remettre les documents de fin de contrat. 

Ces documents de fin de contrat sont : 

• l’attestation Pôle emploi ;

• le certificat de travail ; 

• le reçu pour solde de tout compte ; 

• tout document concernant l’intéressement, la participation ou l’épargne salariale le cas échéant. 

L’employeur doit remettre ces documents au salarié démissionnaire dès le lendemain de la rupture du contrat de travail. En pratique, il est assez peu fréquent que ces documents soient remis aussi rapidement. Il est donc prévu que l’employeur dispose d’un délai raisonnable pour les fournir au salarié démissionnaire. 

Ce délai pour remettre les documents de fin de contrat est d’environ deux semaines, au-delà, il sera souvent considéré par les juges comme non raisonnable. Le dernier bulletin de paie peut quant à lui être remis après la clôture de la paie par l'entreprise.

⚠️ Attention : lorsqu’un employeur tarde ou refuse de remettre les documents au salarié, il s’expose à des sanctions. 

Quelles sommes l’employeur doit-il verser au salarié démissionnaire ? 

Contrairement à la rupture conventionnelle ou au licenciement, la démission ne donne pas droit au versement d’une indemnité pour rupture du contrat de travail. 

L’obligation de l’employeur en cas de démission d’un salarié est de verser les sommes suivantes au salarié : 

• une indemnité compensatrice de congés payés s’il restait des congés payés non pris par le salarié ;

• une indemnité en cas d’obligation de non-concurrence liant le salarié dans son contrat de travail ;

• une indemnité compensatrice de préavis si l’employeur dispense le salarié d’effectuer son préavis ;

• la dernière rémunération, qui comprend le salaire, les primes, etc.

Une fois les documents remis, et les sommes versées au salarié, les deux parties sont libérées de leurs obligations l’une envers l’autre.