Que comprend l’indemnité kilométrique ?

Le remboursement du transport par l’employeur est obligatoire pour les salariés qui utilisent les transports en commun pour se rendre sur leur lieu de travail. 

L’employeur peut également prendre en charge les frais engagés par le salarié contraint d’utiliser son véhicule personnel. 

Le remboursement de ces frais de transports dits frais kilométriques peut prendre soit la forme d’une prime de transport soit d’une indemnité kilométrique.

Qu’est-ce que l’indemnité kilométrique ? Dans quels cas l’indemnité kilométrique est-elle versée ? Comment calculer l’indemnité kilométrique ?

Qu’est-ce que l’indemnité kilométrique ?

L’indemnité kilométrique est une indemnité forfaitaire versée par l’employeur aux salariés qui sont obligés d’utiliser leur véhicule personnel lors de leurs déplacements professionnels.

Les frais remboursés par l’employeur dans le cadre de l’indemnité kilométrique sont les frais réels engagés par le salarié tels que les frais de carburant, d’assurance, de réparations, etc.

Le montant de l’indemnité kilométrique se calcule en fonction d’un barème défini annuellement par l’administration fiscale.

💡 Bon à savoir : le versement de l’indemnité kilométrique par l’employeur peut se cumuler avec le versement de la prime de transport.

Dans quels cas l’indemnité kilométrique est-elle versée ?

Le versement d’une indemnité kilométrique est possible lorsque le salarié ne peut pas utiliser les transports publics et se retrouve contraint d’utiliser son véhicule personnel, notamment en raison de :

• l’absence ou de l’éloignement des transports publics du domicile ou du lieu de travail du salarié ;

• ses conditions d’horaires de travail particuliers.

Par ailleurs, le salarié doit justifier ses frais de déplacement en transmettant par exemple une note de frais kilométrique. 

💡 Bon à savoir : la prise en charge de l’employeur n’est pas soumise aux cotisations sociales dès lors que le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel.

Comment calculer les indemnités kilométriques ?

Le calcul des indemnités kilométriques dans le cadre du remboursement des frais d'essence par l'employeur s’effectue à l’aide du barème établi par l’administration fiscale. 

💡 Bon à savoir : les barèmes kilométrique applicable en 2024 sont applicables pour les frais de déplacement en voiture supportés au cours l’année 2023.

Le montant de l’indemnité kilométrique varie en fonction du véhicule personnel utilisé par le salarié. Ce montant est majoré de 20% pour l’utilisation d’un véhicule électrique.

Deux facteurs sont pris en compte pour le calcul des indemnités kilométriques du salarié :

• les kilomètres parcourus ; 

• la puissance du véhicule. 

Si certaines conventions collectives prévoient des règles particulières pour le calcul de l’indemnité kilométrique, ce n'est pas le cas de l'indemnité kilométriques sous Syntec.

💡 Bon à savoir : tout véhicule de 8 chevaux (8 CV) ou plus doit se voir appliquer le barème des véhicule de 7 chevaux (7 CV). 

Voici les différents barèmes kilométriques en fonction du type de véhicule.

d = distance parcourue en kilomètre

💡 Bon à savoir : notre fiche pratique vous aide à y voir plus clair sur la gestion des éléments variables de paie.