Comment fonctionne l'avance sur salaire ?

Si par des motifs personnels un salarié doit faire face à des problèmes de trésorerie, il peut demander à son employeur de lui verser une partie ou l’ensemble de sa rémunération avant la date de paiement du salaire : il s’agit d’une demande d’avance sur salaire.

Peut-on réellement demander une avance sur salaire ? Quelle est la différence avec un acompte ? Peut-on refuser une demande d’avance ? Qui fixe le montant de l’avance ? Comment est-elle remboursée ? Quelle est son incidence sur l'organisation du paiement du salaire ? PayFit fait le point.

Qu’est ce qu’une avance sur salaire ?

Une avance constitue essentiellement un prêt d’une somme d’argent que l’entreprise peut consentir au salarié. 

Le terme "avance" correspond au fait que le salarié demande à avancer une somme pour laquelle il n'a pas encore travaillé. 

Le Code du travail ne prévoit pas pour l’avance sur salaire de montant maximum : le salarié sollicite généralement une somme forfaitaire, qui peut être discutée et négociée avec l’employeur.

Est-ce un acompte ou une avance sur salaire ?

Il arrive que les employeurs confondent le principe de l’avance avec celui de l’acompte sur salaire, or ces deux termes constituent des figures juridiques et comptables différentes. 

L'élément clé de distinction est chronologique. Alors que l’acompte permet de rémunérer avant l’échéance une partie du travail déjà effectuée, une avance sur salaire désigne un prêt consenti par l’entreprise, puisqu’elle verse une somme pour un travail non encore réalisé. 

Exemple : un salarié demande le 20 mai le versement de l’intégralité de son salaire du mois suivant : il s’agit d’une demande d’avance de salaire. 

Un salarié demande le 15 mai le versement de la moitié de sa rémunération du mois en cours : il s’agit d’une demande d’acompte sur salaire. 

⚠️ Attention : contrairement à l’acompte dont le montant est "récupérable" à la fin du mois, l’avance sur salaire implique des modalités de remboursement qui ne permettent pas un règlement intégral en fin de mois, ce qui affecte la paie sur le long terme. 

Pouvez-vous refuser une demande d’avance ?

Tout salarié peut demander une avance sur salaire et il n’existe aucune formalité ni délai de réponse pour sa validité. Cependant, les salariés adressent généralement une lettre de demande d’avance sur salaire à leur employeur. 

L’employeur a alors le choix d’accepter ou refuser la demande, puisque comme tout prêt, l’avance sur salaire présente un risque de défaut de paiement pour l’entreprise (par exemple, le salarié peut quitter l’entreprise sans avoir remboursé entièrement la somme). 

S’il refuse la demande d’avance sur salaire, l’employeur n'a pas à justifier ce refus. 

S’il accepte la demande, il est conseillé à l’employeur de rédiger et faire signer une convention d’avance sur salaire. Celle-ci doit contenir : 

• le montant de l’avance consentie ;

• la date de versement ;

• le moyen de l’avance (virement, chèque) ; 

• les modalités de remboursement ; 

• le montant et la date de chaque échéance. 

Cette convention permettra à l’employeur de se constituer une preuve écrite du paiement, valant reconnaissance de dette de la part du salarié. 

L’employeur peut verser l’avance sur salaire par chèque ou virement bancaire. Si le salarié dispose d’un salaire net mensuel inférieur ou égal à 1 500 €, l’avance pourra être versée en espèces.

Quelles sont les modalités de remboursement de l’avance sur salaire ?

Les conditions de remboursement d’une avance sur salaire suivent des règles prévues par le Code du travail. 

Retenues mensuelles sur salaire 

L’article L. 3251-3 du Code du travail autorise l’employeur à récupérer à chaque paie une partie de l’avance consentie. Cependant, cette récupération est limitée à 10 % du salaire net de chaque mois. Cette règle peut rendre le remboursement long pour l’employeur. 

Exemple : un salarié perçoit une rémunération de 2 300 € nets mensuels. Il demande une avance de 1 000 €.

L’employeur peut exercer une retenue sur salaire mensuelle maximum de 10 % de 2 300 €, soit 230 € à chaque paye. Il devra donc attendre plus de 5 mois pour obtenir le remboursement intégral de l’avance sur salaire.

⚠️ Attention : si l’avance sur salaire est consentie pour l’achat de matériel dont le salarié a besoin pour la réalisation de son travail, la limite de 10 % ne s’applique pas.

💡 Bon à savoir : il est possible de convenir avec le salarié d ’un délai plus court ou plus long pour le remboursement, en consentant des retenues supérieures ou inférieures au plafond. Si le salarié ne parvient pas à respecter son engagement, le plafond de 10% retrouve à s’appliquer.

Retenues sur solde de tout compte

Il arrive qu’un salarié quitte l’entreprise avant que l’ensemble de la somme avancée ait été recouvrée malgré les retenues. C’est pourquoi, l’employeur peut également envisager de se rembourser sur le solde de tout compte du salarié. 

Il ne peut cependant pas recouvrer l’avance sur les sommes assimilées à du salaire :

• indemnités de congés payés ;

• indemnités de préavis. 

Il peut cependant prévoir des retenues sur les sommes non assimilées à du salaire :

• indemnités de licenciement ;

• indemnités de mise à la retraite, etc.

💡 Bon à savoir : même si le salarié fait l’objet d’une saisie sur rémunération, la retenue au titre de l’avance sur salaire est possible.  

Si l’employeur ne parvient pas à récupérer l’intégralité de l’avance suite aux retenues et malgré la déduction du solde de l’avance des indemnités (représentant des dommages et intérêts), il pourra alors saisir le conseil des prud’hommes. 

Quelle est l’incidence de l’avance sur le bulletin de paie ?

Le paiement d’une avance sur salaire n’entraîne pas la remise d'un bulletin de paie par anticipation. 

Sur le bulletin de paie remis normalement à la fin du mois, l’avance sur salaire prend la forme d’une retenue sur salaire jusqu’à épuisement de l’avance. Le montant de la retenue apparaît comme une ligne intitulée "avance sur salaire", déduite du montant du salaire net imposable, dans le cadran inférieur gauche du bulletin.

Sur certains logiciels de paie tels que PayFit, les salariés peuvent demander la réception d'une partie de leur salaire en milieu de mois, avant même la date de paiement des salaires. Si l’administrateur accepte cette demande, le bulletin de paie est automatiquement mis à jour avec le montant déduit de l’avance.