Comment fonctionne une note de frais d’entreprise ?

Lorsqu’un salarié effectue des dépenses dans le cadre de son activité professionnelle, il peut en demander le remboursement auprès de son employeur.

Pour obtenir le remboursement de ses frais professionnels, le salarié doit établir une note de frais d’entreprise en fournissant un justificatif de paiement.

La gestion des notes de frais en entreprise par le biais d’un logiciel de gestion de notes de frais permet à l’employeur de gagner du temps.

Qu’est-ce qu’une note de frais d’entreprise ? Comment établir une note de frais d’entreprise ? Comment effectuer le remboursement d’une note de frais en entreprise ? PayFit vous répond.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est un document dans lequel le salarié déclare les dépenses engagées dans le cadre de son activité professionnelle.

La note de frais d’entreprise permet ainsi au salarié de demander le remboursement des frais engagés tels que les :

• frais de repas ; 

• frais de déplacement ; 

• frais de logement ;

• frais de télétravail ;

• frais d’équipement ;

• frais kilométriques.

💡 Bon à savoir : en cas d’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles, le salarié peut transmettre une note de frais kilométrique à son entreprise.

Comment établir une note de frais d’entreprise ?

Afin de remplir la note de frais pour son entreprise, le salarié doit fournir un justificatif des dépenses engagées.

Par exemple, la note de frais en entreprise peut contenir les éléments suivants : 

• la date de la dépense ; 

• la nature de la dépense ;

• le montant de la dépense ;

• le lieu de la dépense ;

• le motif de la dépense. 

Aucun formalisme particulier n’est prévu. La note de frais peut donc être établie au format papier ou au format numérique.

En tant qu’employeur vous pouvez transmettre un modèle de note de frais d’entreprise à vos salariés. Cela leur permettra de vous soumettre facilement leurs notes de frais et vous gagnerez du temps en récupérant des formulaires complets.

Comment effectuer le remboursement d’une note de frais d’entreprise ?

Le salarié peut obtenir le remboursement de ses notes de frais lorsque les frais remplissent 3 conditions : 

• dépense professionnelle : les frais doivent être engagés dans l’intérêt de l’entreprise et dans le cadre de son activité professionnelle ; 

• dépense proportionnelle : le montant doit être raisonnable ;

• dépense justifiée : la dépense doit être justifiée par une facture ou un justificatif de paiement.

Le remboursement des notes de frais d’entreprise peut s’effectuer de deux manières : le remboursement au forfait et le remboursement au réel. 

Remboursement au forfait 

Le remboursement au forfait correspond au remboursement des frais professionnels sous la forme d'allocations. 

Un montant maximum de remboursement est fixé par l’Urssaf. Lorsque ce plafond est dépassé : 

• soit l’employeur n’apporte pas la preuve que la dépense est professionnelle : dans ce cas, le remboursement est regardé comme un complément de rémunération qui sera dès lors soumis aux cotisations de Sécurité sociale et à la CSG-CRDS ; 

• soit l’employeur apporte la preuve que la dépense est bien professionnelle : dans ce cas, le dépassement est exclu de l’assiette des cotisations.

Remboursement au réel 

Avec le système du remboursement au réel, l’employeur rembourse le montant exact des frais professionnels engagés par le salarié. 

L’employeur peut refuser le remboursement d’une note de frais lorsque celle-ci n’est pas justifiée ou lorsque le montant de la dépense n’est pas proportionné.