Comment rembourser une note de frais sur la fiche de paie ?

Les frais professionnels engagés par le salarié à l’occasion de son activité professionnelle sont généralement remboursés par l’employeur. 

Le salarié doit faire une demande de remboursement de ces frais professionnels par le biais de l'établissement d’une note de frais.

Qu’est-ce qu’une note de frais ? Dans quels cas le remboursement d’une note de frais sur la fiche de paie est-il possible ? Comment effectuer le remboursement d’une note de frais sur la fiche de paie ? PayFit vous explique.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est un document sur lequel le salarié renseigne les frais professionnels engagés afin d’en demander le remboursement. 

Il s’agit de l’ensemble des dépenses effectuées à l’occasion du travail du salarié telles que les :

• frais de repas ;

• frais de déplacement ; 

• frais de logement ; 

• frais kilométriques. 

Le remboursement d’une note de frais sur une fiche de paie n’est valide que si le salarié fournit un justificatif de paiement. 

Il n’y a pas de forme spécifique à respecter pour le justificatif de paiement qui peut être transmis à l’employeur sous format papier ou numérique. 

Toutefois, le justificatif doit obligatoirement contenir la date et le montant du paiement ainsi que le motif de l’opération. 

💡 Bon à savoir : pour le remboursement des frais kilométriques, vous pouvez consulter notre fiche pratique dédiée à la note de frais kilométrique.

Dans quels cas le remboursement d’une note de frais sur une fiche de paie est-il possible ?

La gestion des notes de frais par l’employeur est un processus long et fastidieux.

En effet, le remboursement par l’employeur de la note de frais sur le bulletin de salaire n’est pas systématique et doit obéir à certaines règles. 

Les frais engagés par le salarié sont remboursés sous trois conditions : 

• dépenses professionnelles : les dépenses doivent avoir été effectuées dans le cadre de l’activité du salarié et dans l’intérêt de l’entreprise ;

• dépenses proportionnées : les frais engagés par le salarié ne doivent pas être excessifs ; 

• dépenses justifiées : le salarié doit apporter la preuve des frais engagés en produisant une facture ou un ticket de caisse par exemple. 

💡 Bon à savoir : le recours à un logiciel de note de frais permet à l’employeur de faciliter la gestion des notes de frais en automatisant ce processus.

Comment effectuer le remboursement des notes de frais sur la fiche de paie ? 

L’employeur décide de la nature du remboursement d’une note de frais sur une fiche de paie. 

Le remboursement sous la forme d’un forfait 

L’employeur peut rembourser les frais professionnels sur le bulletin de paie du salarié en lui versant une indemnité forfaitaire.

Le forfait peut s’appliquer pour les dépenses suivantes : 

• frais de repas et de restauration ;

• frais kilométriques ou de grand déplacement ;

• frais d’hébergement ou de logement.

Le remboursement des dépenses réellement engagées

L’employeur peut également rembourser les dépenses réellement engagées par le salarié.

Il s’agit notamment des dépenses engagées dans le cadre :

• de l’achat d’un équipement pour un salarié en télétravail ;

• de l’achat d’outils professionnels ;

• d’un déménagement suite à mobilité professionnelle.

Le remboursement de la note de frais sur la fiche de paie est exclu de la base de calcul des cotisations sociales sous deux conditions : 

• lorsque l’employeur prouve que le salarié a été contraint d’engager ces frais dans le cadre de son activité professionnelle ;

• lorsque l’employeur apporte la preuve des frais engagés par le salarié.

💡 Bon à savoir : pour gagner du temps dans la gestion des notes de frais de vos salariés, n’hésitez pas à consulter notre modèle de note de frais.