Que faut-il savoir sur les notes de frais de restaurant ?

Une note de frais est un document que remplit le salarié pour obtenir le remboursement de ses frais professionnels. 

Il existe plusieurs catégories de notes de frais : les notes de frais de restaurant ou la note de frais repas en font partie.

Comment définir les notes de frais de restaurant ? Comment rédiger une note de frais restaurant ? Comment la justifier ? Comment la conserver ? PayFit vous renseigne.

Comment définir une note de frais de restaurant ?

Une note de frais de restaurant est l’une des catégories de notes de frais en entreprise. 

Il s’agit d’un document que le salarié doit remplir afin d’obtenir un remboursement des frais de restauration qu’il a engagés dans le cadre professionnel.

💡 Bon à savoir : il ne faut pas confondre une note de frais de restaurant et un titre-restaurant (un moyen de paiement des repas qui peut être remis par l’employeur lorsqu’il n’y a pas de cantine ou de restaurant d’entreprise). 

⚠️ Attention : le cumul de tickets-restaurant et de notes de frais n'est pas possible. Le salarié ne peut pas demander le remboursement d’une note de frais pour les repas qu’il a payés avec un titre-restaurant.

Pour que la note de frais de restaurant soit remboursée, il est nécessaire que celle-ci soit :

• de nature professionnelle (repas d’affaires, etc.) ;

• proportionnée ;

• justifiée.

Pour une bonne gestion des notes de frais de vos salariés, vous pouvez utiliser une application de notes de frais.

Comment rédiger une note de frais de restaurant ?

En tant qu’employeur, il est nécessaire de comprendre comment faire une note de frais.

Certaines informations doivent nécessairement être indiquées sur le document.

Par exemple, les notes de frais de restaurant doivent comporter :

• l’identité du salarié ;

• l’identité de l’employeur ;

• la date de la dépense au restaurant ;

• la nature de la dépense (frais de restauration) ;

• les informations sur les personnes invitées par le salarié au restaurant, en cas de repas d’affaires (nom, prénom, emploi, entreprise) ;

• le montant des frais de restaurant ;

• le nom du restaurant.

Quels justificatifs pour les notes de frais de restaurant ?

La note de frais de restaurant doit être obligatoirement accompagnée d’un justificatif de note de frais.

Il s’agit d’un document prouvant que le salarié a effectivement payé les frais de restauration.

Il doit contenir, entre autres : la date de la dépense, l’objet de la dépense, l’identification du restaurant et la TVA.

Par exemple, est recevable la facture de restaurant pour qu’une note de frais soit justifiée.

Aussi, pour les notes de frais, les justificatifs peuvent prendre la forme de :

• tickets de carte bancaire ;

• reçus de la somme payée en espèces.

Dans le cas où votre salarié a perdu son justificatif, il vous est possible de lui demander de faire une attestation sur l’honneur de note de frais.

L'employeur peut bénéficier d’une exonération de cotisations sociales concernant les notes de frais de restaurant. 

Le plafond (ou la limite d’exonération) est égal à 20,70 € en 2024 pour un salarié contraint de prendre son repas au restaurant dans le cadre d'un petit déplacement. Au-delà de ce montant, vous ne pourrez pas bénéficier de l’exonération de cotisations sociales.

Comment comptabiliser les notes de frais de restaurant ?

Concernant les notes de frais de restaurant, la comptabilité doit suivre les étapes suivantes :

Étape 1 : faire enregistrer les notes de frais de restaurant dans le journal des achats de l’entreprise ;

Étape 2 : débiter le compte des charges des frais de restauration (compte 6256 pour les frais de repas) ;

Étape 3 : créditer le compte de crédits du salarié avec le montant des frais remboursés (compte 421 ou 467).

Pour vous simplifier la vie lors de la comptabilisation des notes de frais, sachez que vous pouvez choisir une application de notes de frais qui possède cette fonctionnalité.