Comment éviter les erreurs possibles sur les notes de frais ?

Le remboursement des frais professionnels intervient après la validation des notes de frais.

Cette étape de validation implique une vérification préalable des notes de frais et des justificatifs fournis par le salarié.

L’objectif est d’éviter les erreurs sur les notes de frais sous peine de sanction.

Quelles sont les erreurs fréquentes sur une note de frais ? Comment éviter ou corriger les erreurs de notes de frais ? Comment reconnaître une fausse note de frais ? Quelles sont les sanctions possibles en cas d’erreurs sur une note de frais ? PayFit vous renseigne.

Quelles sont les erreurs fréquentes sur une note de frais ? 

Lors du processus de gestion des notes de frais, certaines erreurs peuvent être commises.

Rembourser de notes de frais injustifiées

Pour que le salarié obtienne le remboursement de ses notes de frais, il a l’obligation de produire un justificatif pour chaque frais engagé (facture, reçu, etc.).

L’erreur que peut commettre l’employeur est de rembourser des frais professionnels sans justificatifs.

Or, en cas de contrôle effectué par l’URSSAF, il doit être en mesure de produire les justificatifs pour chaque frais dépensé et remboursé. Il est donc indispensable de respecter cette règle. 

Dépassement des plafonds d’exonération des charges sociales

Le remboursement des notes de frais fait l’objet d’exonération de charges sociales.

Toutefois, l’URSSAF pose des limites à cette exonération.

En tant qu’employeur, il est donc essentiel de veiller à ce que ces limites soient respectées.

Le tableau ci-dessous reprend quelques-uns des plafonds d’exonérations des charges sociales.

Comment éviter et corriger les erreurs sur une note de frais ?

Pour éviter les erreurs sur les notes de frais, vous pouvez adopter une solution de notes de frais telle qu’un logiciel de notes de frais. Ce type d’outil vous permet d’alléger votre processus de gestion des notes de frais et d’éviter certaines erreurs.

En effet, en cas d’erreurs, ces outils peuvent :

• vous envoyer une notification sur la plateforme ;

• vous empêcher de valider les notes de frais erronées ;

• vous empêcher le remboursement des notes de frais sans justificatif.

En cas d’erreurs sur les notes de frais, il vous est possible de procéder aux corrections nécessaires directement via votre outil de gestion de notes de frais s’il est lié aux bulletins de paie.

En cas d’erreur, vous avez également la faculté de compléter le montant du remboursement du salarié sur la paie suivante ou au contraire, de faire une retenue sur le salaire du mois suivant.

Comment distinguer les fausses notes de frais ?

Il peut arriver que de faux justificatifs de frais professionnels soient transmis par les salariés à leur employeur. 

Ainsi, certains salariés essaient de :

• faire passer leurs frais personnels en frais professionnels ;

• modifier le contenu des justificatifs des notes de frais pour que le montant du remboursement soit supérieur à la réalité (augmenter le prix du carburant, etc.) ;

• obtenir plusieurs remboursements pour les mêmes frais.

Il est donc important de bien vérifier les justificatifs de notes de frais ainsi que les motifs de dépenses qui vous sont soumis pour éviter les erreurs sur les notes de frais. 

Aussi, il est recommandé d’avoir un tableau de suivi des dépenses engagées par vos salariés sur le mois ou sur l’année.

Quelles sont les sanctions en cas d’erreurs sur une note de frais ?

Les erreurs sur les notes de frais peuvent être sanctionnées à l’occasion d’un contrôle effectué par l’URSSAF.

En effet, en cas d’absence de justificatifs ou lorsque le plafond d’exonération des frais professionnels est dépassé, l’employeur pourra faire l’objet d’un redressement.

Il est, dès lors, capital de veiller au respect des règles encadrant les notes de frais.