Comment gérer les justificatifs de notes de frais des salariés ?

Pour demander le remboursement de ses frais professionnels, le salarié doit remplir un document appelé note de frais.

À l’appui de sa demande, il doit fournir les justificatifs de ses notes de frais.

Quels sont les justificatifs de notes de frais que le salarié doit fournir ? Les justificatifs peuvent-ils être dématérialisés ? Combien de temps l’employeur doit-il conserver ces justificatifs ? PayFit vous répond.

Quels sont les justificatifs des notes de frais que le salarié doit fournir ?

Pour obtenir le remboursement de ses notes de frais, il est nécessaire que votre salarié soit en mesure de les justifier.

Le justificatif des notes de frais est donc un document qui permet de prouver et d’attester que les frais ont été engagés dans l’intérêt de l’entreprise et dans le cadre professionnel.

Dans tous les cas, le justificatif doit comporter :

• la date de la dépense ;

• l’objet de la dépense ;

• l’identification du commerçant ou du fournisseur ;

• la TVA.

Il peut s’agir d’une facture, d’un reçu, etc.

Exemple : en cas de frais kilométriques, le salarié peut fournir un reçu du carburant qu’il a payé, un ticket de péage, etc.

💡 Bon à savoir : si le salarié n’est pas en mesure de produire un justificatif (justificatif perdu, justificatif illisible), vous pouvez lui demander de faire une attestation sur l’honneur de note de frais.

Comment procéder à la conservation des justificatifs de notes de frais en version papier ?

Concernant les notes de frais, les justificatifs originaux peuvent être conservés dans leur version d’origine (dans un classeur, etc.).

L’une des difficultés réside, cependant, dans la manière de les protéger en cas de vol ou d’incendie.

Aussi, il peut être compliqué de conserver certains justificatifs en raison de la matière du document.

C’est le cas des tickets de caisse : l’encre s’estompe de manière progressive et le papier est fragile.

Dès lors, la dématérialisation des justificatifs originaux des notes de frais apparaît comme la solution la plus adaptée.

Ce processus permet, ainsi, une gestion des notes de frais plus efficace et plus rapide.

Comment procéder à la conservation des justificatifs des notes de frais en version numérisée ?

Si vous vous demandez comment simplifier et digitaliser votre process de notes de frais, sachez que la numérisation des justificatifs en constitue une étape incontournable.

Numérisation des justificatifs de notes de frais

Il est tout à fait possible de dématérialiser les justificatifs de notes de frais.

C’est un processus permettant de passer du support papier à un support informatique en procédant à un scan des notes de frais.

Deux cas de figure peuvent alors se présenter :

• l’employeur continue de conserver les justificatifs en version papier ;

• l’employeur obtient une copie conforme de la version papier en version numérisée.

⚠️ Attention : il est possible qu’il y ait un contrôle des justificatifs de notes de frais par l’URSSAF. Seules les copies conformes des justificatifs originaux seront considérées comme valables.

Obtenir une copie conforme implique le respect de deux points essentiels :

• la garantie de l’intégrité des documents ;

• la garantie d'un bon archivage des documents.

Intégrité des justificatifs des notes de frais dématérialisés

L’intégrité d ’un document se comprend comme l’assurance que celui-ci n’a pas été modifié lors du processus de dématérialisation.

Pour ce faire, le justificatif en version papier (copie conforme) doit être numérisé sous format PDF (Portable Document Format).

Vous trouverez ci-dessous les dispositifs permettant d’assurer l’intégrité des documents justifiant les notes de frais.

Archivage et conservation des justificatifs des notes de frais dématérialisés

Les objectifs sont de garantir :

• la disponibilité des documents numérisés ;

• leur lisibilité ;

• leur sécurité.

Pour ce faire, l’archivage et la conservation peuvent se faire grâce à l’utilisation d’un coffre-fort numérique.

Il permet d’assurer une meilleure protection des données numérisées.

Si, en revanche, vous utilisez un logiciel de notes de frais, les documents intégrés peuvent être automatiquement conservés de manière sécurisée.

Sinon, vous pouvez aussi faire le choix d’utiliser un cloud (stockage de données en ligne).

Combien de temps faut-il garder les justificatifs des notes de frais ?

Il existe deux règles encadrant la conservation des justificatifs des notes de frais :

• les règles fiscales : l’administration fiscale s’y référera en cas de contrôle ;

• les règles comptables.

⚠️ Attention : la conservation des justificatifs en version papier implique que l’employeur assure également leur sécurité (face à l’incendie, au vol, etc.).