Comment établir correctement un bulletin de salaire ?

Le bulletin de salaire - également appelé bulletin de paie ou fiche de paie - est un justificatif de paiement que l'employeur est tenu de fournir à ses salariés. Il est un élément clé des relations de travail entre l’employeur et le salarié. Qu’il soit remis en main propre ou transmis par voie électronique, il est impératif de respecter plusieurs règles. 

Comment faire un bulletin de salaire ? Quelles sont les mentions obligatoires à respecter ? Comment éviter les erreurs sur le bulletin de salaire ? PayFit répond à vos questions et vous aide à comprendre un bulletin de salaire.

Existe-t-il une obligation de délivrance du bulletin de salaire ?

Remise du bulletin de salaire

L’employeur est dans l’obligation de remettre à tous ses salariés un bulletin de salaire. Toutefois, la loi n’impose pas réellement de délai de délivrance du bulletin de salaire.

La remise du bulletin de salaire est effectuée au moment du paiement du salaire par :

• voie postale ;

• voie électronique - on parle de bulletin de salaire en ligne ;

• ou par une remise en main propre.

Il est également obligatoire de transmettre un bulletin de salaire à un salarié en arrêt maladie. En savoir plus sur le calcul du salaire en arrêt maladie.

⚠️  Attention : l’employeur ne peut exiger aucune formalité de signature ou d'émargement autre que celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin.

Transmission du bulletin de salaire par voie électronique

L’employeur peut décider de recourir à des bulletins de paie dématérialisés sans le consentement des salariés (exemple : bulletins de salaire au format PDF). 

Toutefois, il doit informer le salarié par tout moyen, de son droit de s'opposer à l'émission du bulletin de salaire sous forme électronique. Cette information doit être transmise un mois avant la première émission du bulletin de paie sous forme électronique ou au moment de l'embauche.

De son côté, le salarié peut faire part de son opposition à tout moment (préalablement ou postérieurement à la première émission d'un bulletin de paie sous forme électronique). Le salarié peut faire part de son opposition à l'employeur par tout moyen.

La demande du salarié prendra effet dans les meilleurs délais et au plus tard trois mois suivant la notification.

Sanctions

• l’employeur qui ne remet pas régulièrement le bulletin de salaire peut être condamné à une amende pouvant atteindre 450 € par bulletin non remis ;

• l'employeur peut également être condamné à verser des dommages et intérêts au salarié.

Quelles sont les mentions obligatoires sur un bulletin de salaire ?

Mentions obligatoires

La loi impose plusieurs mentions qui doivent obligatoirement figurer sur le bulletin de salaire. A noter que depuis le 1er janvier 2018, le bulletin de salaire simplifié est une obligation pour toutes les entreprises françaises, permettant ainsi de rendre plus lisible les bulletins de salaire.

Certaines mentions obligatoires permettent d’identifier l’employeur et le salarié :

• nom et adresse de l'employeur (éventuellement la désignation de l'établissement dont dépend le salarié) ;

• numéro d'inscription de l'employeur au répertoire national des entreprises et des établissements (numéro Siret) et numéro de la nomenclature d'activité de l'établissement d'emploi (code APE ou code NAF) ;

• nom, emploi du salarié et position dans la classification conventionnelle qui lui est applicable (niveau ou le coefficient hiérarchique).

D’autres mentions permettent de déterminer le salaire : 

• période et nombre d'heures de travail en distinguant les heures au taux normal et les heures supplémentaires (avec mention du ou des taux appliqués aux heures correspondantes) ;

• nature et montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales ;

• montant de la rémunération brute du salarié et de la somme effectivement reçue par le salarié.

Pour plus d’informations, vous pouvez consulter notre article sur les mentions obligatoires d'un bulletin de salaire.

Mentions interdites

Il existe des mentions interdites sur le bulletin de paie. Ainsi, il est interdit de mentionner : 

• l'exercice du droit de grève par les salariés ;

• l'activité de représentation des salariés : la nature et le montant de la rémunération de l'activité de représentation doivent figurer sur une fiche annexée au bulletin de salaire.  Cette fiche a le même régime juridique que le bulletin de salaire que l'employeur établit et fournit au salarié.

Modèle de bulletin de salaire

La rédaction d’un bulletin de salaire peut s’avérer compliquée. Pour vous accompagner nous mettons à votre disposition un modèle de bulletin de salaire. N'hésitez pas à le télécharger gratuitement et à vous en inspirer.

Peut-on modifier le bulletin de salaire en cas d'erreur ?

Il n’est pas possible de modifier seul un bulletin de salaire après l’avoir édité. Cette action pourrait s'assimiler à une falsification du bulletin de salaire autrement dit à un faux bulletin de salaire. 

💡 Bon à savoir : la falsification d’un bulletin de salaire est une infraction pénale punie par la loi.

Cependant, si vous avez commis un erreur dans vos bulletins de salaire, vous pourrez procéder à une régularisation, notamment en informant le salarié. Il faut alors éditer un bulletin de salaire rectificatif.

Existe-t-il une obligation de conservation des bulletins de salaire ? 

Oui, l'employeur est dans l’obligation de conserver un double des bulletins de paie des salariés pendant cinq ans.

💡 Bon à savoir : le bulletin de salaire doit comporter en caractères apparents une mention incitant le salarié à le conserver sans limitation de durée.

Il est conseillé de conserver ses bulletins de paie jusqu’à la liquidation de sa retraite. Ils peuvent s’avérer utiles pour rectifier les éventuelles erreurs sur vos relevés de carrière. 

Conserver ses bulletins de salaire est également nécessaire pour faire valoir vos droits à l’assurance chômage (transmissions des bulletins à Pôle emploi).