Comment fonctionne l’envoi des bulletins de paie par mail ?

C’est à l’employeur de faire les fiches de paie et de les envoyer aux salariés.

Depuis la dématérialisation des fiches de paie, les entreprises recourent de plus en plus à la transmission des fiches de paie en ligne. Toutefois, l’envoi des fiches de paie par mail peut rester pratique tant pour le salarié que pour l’employeur. 

Pourquoi envoyer un bulletin de paie par mail ? Comment envoyer un bulletin de paie par mail ? PayFit vous répond.

Pourquoi envoyer un bulletin de paie par mail ? 

Le recours aux bulletins de paie dématérialisés présente des avantages tant pour l’employeur que pour le salarié.

En effet, l’envoi des bulletins de paie par mail est un processus qui permet à l’employeur d’éviter les impressions papier et de gagner du temps.

Quant au salarié, l’envoi des bulletins de paie par mail lui permet de télécharger instantanément et de conserver ses fiches de paie dans sa boîte mail. 

💡 Bon à savoir : en cas d’erreur sur une fiche de paie déjà envoyée, il est possible pour l’employeur de rectifier celle-ci à condition d’en informer le salarié.

Comment envoyer un bulletin de paie par mail ? 

Il est obligatoire pour l'employeur de respecter le délai de délivrance de ces bulletins de salaire. En général, l’envoi des bulletins de paie par mail doit intervenir tous les 30 jours.

Absence de formalisme particulier

L’employeur peut envoyer facilement le bulletin de paie par mail en enregistrant la fiche de paie au format PDF et en la joignant au mail. 

Il n’y a pas de formalités particulières à respecter lors de l’envoi des fiches de paie, l’employeur est libre dans la rédaction du mail.

💡 Astuce : pour permettre à votre salarié de s’y retrouver, pensez à toujours nommer le fichier de la même manière (exemple : Bulletin de paie Mois Année). De même, il sera plus facile pour votre salarié de s’y retrouver si l’objet de ses mails est toujours présenté de la même manière.

Respect des règles de conformité

Avant l’envoi du bulletin de paie par mail, l’employeur doit s’assurer que le bulletin de paie est compréhensible pour le salarié. L’ensemble des mentions obligatoires du bulletin de paie doivent notamment être présentes sur la fiche de paie. 

L’employeur a l’obligation de respecter les règles du RGPD lors de l’établissement des bulletins de paie.

💡 Bon à savoir : pour garantir une meilleure protection des données des salariés lors de l’envoi des bulletins de paie par mail, il est recommandé à l’employeur d’utiliser un coffre-fort numérique pour bulletins de paie.