Faut-il tenir un registre de paie ?

Au sein d’une entreprise, il peut exister plusieurs registres (livres sur lesquels on inscrit des données) : registre du personnel, registre des congés payés, etc.

Faire une fiche de paie est un préalable à la tenue d’un registre de paie. En effet, celui-ci est élaboré grâce aux informations présentes sur un bulletin de paie.

Qu’est-ce qu’un registre de paie ? Est-il obligatoire de tenir un registre de paie ? Comment remplir un tel registre ? PayFit vous explique.

Qu’est-ce qu’un registre de paie ?

Un registre de paie ou livre de paie est un document reprenant les informations contenues sur les bulletins de paie des salariés.

Les renseignements peuvent y être détaillés ou résumés :

• un registre de paie détaillé reprend toutes les lignes d’un bulletin de paie ;

• un registre récapitulatif, à l’inverse, comprend seulement les lignes les plus importantes.

💡 Bon à savoir : il convient de ne pas confondre le registre de paie avec le journal de paie. Le journal de paie est un document comptable, tandis que le registre de paie est un document recueillant simplement les informations se trouvant sur une fiche de paie.

Est-il obligatoire de tenir un registre de paie ?

Suppression de l’obligation d’avoir un registre de paie

Initialement, l’employeur était dans l’obligation de tenir un registre de paie dans le cadre de la gestion de sa paie. 

Celui-ci faisait partie des documents obligatoires pour une entreprise aux côtés du registre unique du personnel, du document unique d’évaluation des risques, etc.

Toutefois, depuis 1998, cette obligation a été supprimée. La tenue du registre de paie est désormais facultative.

En effet, cette tâche pouvait devenir une charge lourde pour les entreprises qui n’avaient pas les moyens informatiques pour y procéder.

Obligation de conserver un double des bulletins de paie

Dès lors, cette obligation a été remplacée par celle de conserver un double des bulletins de paie :

• pendant au moins 5 ans ;

• dans les locaux de l’entreprise.

Cette règle est plus simple et plus pratique à mettre en œuvre.

💡 Bon à savoir : lorsque le bulletin de paie est dématérialisé, c’est-à-dire réalisé sous forme électronique, l’employeur doit assurer sa disponibilité : soit pendant une durée de 50 ans, soit jusqu'à ce que le salarié atteigne l’âge de 75 ans.

Lors d’un contrôle de l’inspection du travail, celle-ci peut vérifier si vous avez effectivement conservé le double des bulletins de paie de vos salariés.

Comment remplir le registre de paie ?

Même si tenir un registre de paie n’est plus obligatoire, certaines entreprises continuent d’y recourir. Le registre de paie peut, par exemple, vous être utile lors d’un audit ou de vérifications sur la paie au sein de votre entreprise.

Les informations contenues dans le registre de paie

Le registre de paie reprend notamment les mentions obligatoires du bulletin de paie : 

• l’identification du salarié (nom, prénom, date de naissance, etc.) ;

• le total des heures travaillées ;

• la rémunération brute ;

• le salaire net ;

• les charges sociales ;

• les cotisations patronales ;

• les versements et les retenues.

Les différents supports du registre de paie

Il est possible de faire un registre de paie de manière informatisée ou à la main.

💡 Bon à savoir : compléter un livre de paie à la main est difficile et contraignant, surtout lorsque le nombre de salariés de l’entreprise augmente. Il existe d’autres solutions plus rapides.

Vous avez par exemple la faculté de tenir un registre de paie sur Excel. Il conviendra, ainsi, de compléter chaque colonne et ligne du tableau avec les informations correspondantes figurant sur le bulletin de salaire.

D’autre part, vous pouvez recourir à un logiciel de paie. Il faudra alors bien choisir votre logiciel de paie et vérifier qu’il comporte l’option “générer un livre de paie”.