Comment assurer la sécurisation de la paie ?

Une bonne gestion de la paie est une question essentielle et indispensable pour la bonne santé de l’entreprise.

À ce titre, il est capital de veiller à la sécurisation de la paie.

La sécurisation concerne, entre autres, l’élaboration des bulletins de paie et leur transmission mais également la veille légale et conventionnelle.

En tant qu’employeur, vous devez ainsi y prêter une attention particulière.

Qu’est-ce que la sécurisation de la paie ? Comment sécuriser sa paie ? PayFit vous répond.

Qu’est-ce que la sécurisation de la paie ?

La sécurisation de l’intégrité des données 

Lors du processus de paie, le gestionnaire de paie  est amené à récolter, utiliser et conserver différentes données ou informations que ce soit sur des fichiers Excel ou sur son logiciel de paie.

Ces données et informations comprennent notamment :

• les éléments concernant l’entreprise (numéro SIREN, etc.) ;

• les éléments relatifs aux salariés (nom, prénom, numéro de sécurité sociale, adresse postale, etc.) ;

• les coordonnées bancaires ;

• les données portant sur la rémunération.

Ces données étant particulièrement personnelles et privées, il est essentiel de veiller à  leur protection  afin d’assurer la sécurisation de la paie.

Sécuriser, c’est veiller à la confidentialité des données, à leur sécurité et à leur protection contre le risque de vol, le risque d’altération, le risque de cyberattaque, etc.

La sécurisation de la légalité de la paie

La paie est encadrée par la loi et la convention collective applicable dans l’entreprise.

La loi peut évoluer et des modifications peuvent être apportées aux conventions collectives. Ainsi, sécuriser la paie c’est aussi se conformer aux exigences légales et conventionnelles.

Comment sécuriser la paie ?

1 - Se conformer au RGPD

Le RGPD est un règlement européen encadrant le traitement et la circulation des données à caractère personnel. La gestion de la paie doit s’y conformer.

Ainsi, il est nécessaire de respecter les dispositions du RGPD dans les bulletins de paie pour s’assurer de la sécurisation de sa paie. 

Par exemple, il est recommandé de ne pas transmettre les bulletins de paie par e-mail, mais d’utiliser un espace personnel et sécurisé sur internet. Le salarié n’aura qu’à renseigner ses identifiants pour y accéder.

D’autre part, vous devez informer vos salariés sur :

• la durée de conservation de leurs données (50 ans pour les bulletins de paie dématérialisés) et sur les différents traitements possibles ;

• la communication des données personnelles ;

• la possibilité d’accéder à ces données ;

• les personnes habilitées à consulter ou à traiter leurs données.

💡 Bon à savoir : seules les données utiles à la bonne gestion de la paie peuvent être demandées au salarié.

2 - S’assurer de la confidentialité des données

➡️ Communication par e-mail

L’utilisation de l’e-mail comme outil de communication et de transmission est une solution simple et facile.

Cependant, sa sécurité n’est pas garantie.

De ce fait, il est recommandé de ne pas transmettre les données confidentielles par e-mail. L’utilisation d’une authentification sur internet accompagnée d’une authentification par SMS peut être une alternative pour sécuriser l'accès aux fiches de paie numérisées.

➡️ Bulletins de paie

Apposer un QR Code sur les bulletins de paie est une autre mesure de sécurité que vous pouvez mettre en place. Il permet de garantir l’intégrité de la fiche de paie (les informations présentes sur le bulletin sont conformes à celles que vous avez renseignées). 

➡️ Utilisation de papiers

Même si tout est presque dématérialisé aujourd’hui, il se peut que l’entreprise utilise encore des documents papiers qui peuvent contenir des informations confidentielles.

Il est ainsi nécessaire de sensibiliser les salariés et particulièrement les personnes en charge de la paie quant à leur usage (ne pas les laisser traîner le tableau de préparation de la paie ou les bulletins de salaire dans l’imprimante, etc.). 

3 - Effectuer une veille légale et conventionnelle

La loi et les dispositions de la convention collective évoluent dans le temps et ne restent pas forcément figées.

Les changements portent par exemple sur le montant du SMIC, le montant du salaire minimum conventionnel, etc.

Il est donc indispensable de procéder à une veille légale et conventionnelle et adapter la paie en fonction des modifications existantes. Lorsque vous choisissez un logiciel de paie, il faudra être attentif aux mesures de sécurité qu’il promet. 

Pour ce faire, vous pouvez rechercher un logiciel de paie qui a reçu une certification ISO 27001.

💡 Bon à savoir : une certification est une attestation qu’un produit ou qu’un service est conforme à une norme de référence.

Cette certification atteste de la sécurité des systèmes d'information (ressources et moyens permettant de collecter, de stocker, de traiter et de diffuser des informations).

Cela peut se traduire par la capacité à identifier les menaces et les dangers liés au système d’information et à améliorer les pratiques pour sécuriser le système d’information.

Ainsi, la conformité d’un logiciel de paie à la norme ISO 27001 constitue notamment une preuve de sa fiabilité et de la sécurisation de la paie.

Elle peut donc être un des critères vous permettant de choisir un logiciel de paie.