Que doit vérifier un expert en fiche de paie ?

La gestion de la paie est un des piliers sur lequel s’appuient la durabilité et le développement d’une entreprise. Elle comprend notamment les questions sur les bulletins de salaire.

Il convient donc, pour l’employeur, de recourir à un expert en fiche de paie pour se conformer aux exigences légales et conventionnelles.

Qu’est-ce qu’un expert en fiche de paie ? À quelles vérifications doit-il procéder ? PayFit vous répond.

Qu’est-ce qu’un expert en fiche de paie ?

Un expert en fiche de paie est une personne qui est spécialisée dans le domaine de l’édition des fiches de paie, grâce à ses connaissances et à son expérience. Voici différents types d’experts susceptibles de vous accompagner dans la gestion de votre paie.

Expert-comptable 

L’expert-comptable est considéré comme un des spécialistes de la fiche de paie et de la comptabilité. 

Il est possible de confier à l’expert-comptable la vérification des fiches de paie que vous avez établies.

Vous pouvez également recourir à ses compétences grâce au processus d’externalisation de la paie (délégation totale ou partielle de la gestion de la paie).

💡 Bon à savoir : le coût d’une fiche de paie chez un expert-comptable est entre 25 et 30 €.

Gestionnaire de paie

Un gestionnaire de paie est une personne qui a aussi des compétences et des connaissances en paie.

Il intervient directement en interne, dans l’entreprise.

Cet expert en fiche de paie éditera les bulletins de paie et les transmettra aux salariés.

Fournisseurs de logiciel de paie

Un logiciel de paie est un outil informatique qui permet de gérer la paie de votre entreprise. Il est possible d’y accéder grâce à une application ou en se connectant directement sur internet.

Les fournisseurs de ces logiciels sont également des experts en fiche de paie. 

En effet, vendre un logiciel de paie suppose que celui-ci soit conforme aux règles qui régissent la paie.

💡 Bon à savoir : ces règles sont issues de la loi ou de la convention collective applicable dans l’entreprise. 

En utilisant un logiciel de paie, vous pourrez, dès lors, obtenir les bulletins de paie de vos salariés de manière simplifiée, en y intégrant les données nécessaires à cet effet. 

À quelles vérifications doit procéder l’expert en fiche de paie ?

Les vérifications que doivent mener les gestionnaires de paie, les logiciels de pair et les experts-comptables sur un bulletin de paie sont essentielles.

Vérification des mentions sur la fiche de paie

Il est important que l’expert en fiche de paie fasse cette vérification, sinon l’employeur pourrait être sanctionné (paiement d’une amende d’un montant de 450 € par fiche de paie et/ou le versement de dommages et intérêts en cas de litige).

➡️ Vérification des mentions obligatoires

Il faudra s’assurer de l’indication de l’ensemble des mentions obligatoires sur le bulletin de paie.

Identification de l’employeur et du salarié

Il est nécessaire que le bulletin de paie comporte les informations permettant d’identifier l’employeur et le salarié.

Les informations relatives à l’employeur portent sur : sa dénomination, son adresse, SIREN, etc.

Celles portant sur le salarié sont notamment : son nom, son emploi, sa position hiérarchique, etc.

Mentions portant sur le salaire

Un expert en fiche paie doit être attentif aux mentions obligatoires concernant le salaire :

• la période et le nombre d’heures de travail effectuées par le salarié (heures supplémentaires, etc.) ;

• la composition de la rémunération brute (avantage en nature, salaire de base, etc.) ;

• la rémunération nette ;

• le paiement du salaire (date et modalités de paiement) ;

• les cotisations ;

• le prélèvement à la source (l’assiette, le taux, la somme versée en l’absence de prélèvement).

Autres mentions

Il existe d’autres informations devant figurer sur le bulletin de paie : le nom de la convention collective applicable et la date d’ancienneté.

➡️ Vérification de l’absence des mentions interdites 

Une fiche de paie ne peut pas contenir les informations sur l’exercice :

• du droit de grève par le salarié : concrètement, le bulletin de salaire ne doit pas mentionner “absence pour grève” ;

• des fonctions de représentant du personnel : si le salarié est membre du CSE (comité social économique), cela ne doit pas figurer sur la fiche de paie.

Vérification de la forme du bulletin de paie 

L’expert devra élaborer et vérifier que le bulletin de paie répond à l’obligation de simplification (lecture facile et claire).

Un bulletin de paie simplifié est donc requis.

💡 Bon à savoir : certains intitulés doivent également apparaître sur le document : allégement des cotisations, total versé par l’employeur et le taux de cotisations sociales. C’est l’un des points que doit vérifier l’expert-comptable sur une bulletin de paie.

Vérification des différents calculs

L’expert en fiche de paie doit être capable d’effectuer et de vérifier les calculs sur la fiche de paie : 

• salaire brut (il est égal au montant total versé par l’employeur pour un salarié moins le total des cotisations patronales) ;

• salaire net (il est égal au salaire brut moins les cotisations salariales) ;

• congés payés ;

• calcul des cotisations sociales.

💡 Bon à savoir : en cas d’erreur, l’employeur peut faire l’objet d’un redressement notamment par l’Urssaf.

Vérification des informations légales et conventionnelle

Cette veille consiste à s’informer sur les règles régissant la paie. 

En effet, il se peut qu’il y ait des nouveautés ou des modifications qui sont apportées à la loi ou à la convention collective.

L’expert en fiche de paie doit, ainsi, effectuer une veille légale et conventionnelle de manière permanente, pour la conformité des bulletins de paie.