Comment fonctionne la signature électronique d'un contrat de travail ?

Le contrat de travail fonde la relation de travail entre l’employeur et le salarié. La signature du contrat constitue une étape essentielle puisqu’elle permet de constater le consentement du salarié et de l’employeur au contrat.

Aujourd’hui, pour simplifier la gestion des RH et gagner du temps, il est possible d’utiliser la signature électronique du contrat de travail.

Qu’est-ce que la signature électronique du contrat de travail ? Quelles sont les conditions de sa validité ? Comment procéder à la signature ? PayFit vous explique.

Qu’est-ce que la signature électronique du contrat de travail ?

En présence d’un contrat de travail, la signature de l’employeur et celle du salarié sont requises.

La signature d’un contrat de travail peut, dès lors, se faire de deux façons : 

• soit de manière manuscrite, pour les contrats de travail au format papier ;

• soit de manière électronique, pour les contrats de travail dématérialisés.

💡 Bon à savoir : un contrat de travail dématérialisé est un contrat rédigé et conservé de manière numérique.

Concernant la signature électronique du contrat de travail, plus précisément, c’est un mécanisme permettant d’identifier et d’authentifier numériquement l’employeur et le salarié.

Si vous optez pour sa mise en place, il sera nécessaire de vous conformer à certaines exigences.

Quelles sont les conditions de validité de la signature électronique du contrat de travail ?

La signature électronique en droit du travail est devenue un mécanisme incontournable. En effet, elle représente un gain de temps non-négligeable pour l’employeur et le service RH de l’entreprise.

Sur la conformité de la signature électronique du contrat de travail, elle nécessite le respect de certaines règles comme le règlement européen n°910/2014.

D’après ce règlement, la signature électronique du contrat de travail poursuit 3 objectifs. Ils sont relatés dans le tableau suivant.

Quels sont les différents niveaux de signature électronique du contrat de travail ?

La signature constitue l’étape finale de la conclusion du contrat de travail. Il est donc nécessaire d’y accorder une attention particulière.

⚠️ Attention : lorsqu’un contrat de travail écrit est obligatoire, l’absence de signature vaut absence de consentement. Elle peut donc être sanctionnée. Par exemple, dans le cadre d’un litige, un CDD peut être requalifié en CDI en l’absence de signature.

Il existe différents niveaux de signature électronique du contrat de travail :

• simple : le niveau de sécurité est faible. En cas de litige, il sera nécessaire de justifier la fiabilité de la signature électronique du contrat de travail ;

• avancée : le niveau de sécurité est renforcé, ainsi que le niveau de fiabilité. Il n’y pas la nécessité de rapporter une preuve supplémentaire de la fiabilité de la signature électronique ;

• qualifiée : le niveau de sécurité est élevé, ainsi que le niveau de fiabilité. Il n’y pas la nécessité de rapporter une preuve supplémentaire de la fiabilité de la signature électronique.

Pour y voir plus clair, vous pouvez vous référer au tableau suivant.

Comment signer un contrat de travail de manière électronique ?

Après avoir procédé à la rédaction du contrat de travail, vous pouvez vous demander comment signer un contrat de travail par mail ou comment signer un contrat de travail à distance, de manière concrète.

Étape 1 : Choisir un prestataire 

Choisir son prestataire se fait en fonction du coût de la signature électronique, des modalités de signature, etc.

Étape 2 : Choisir le type d’application ou choisir l’intégration

La signature électronique du contrat de travail peut être : 

• accessible exclusivement en ligne : vous devez utiliser un navigateur web pour l’utiliser (Google Chrome, etc.) ;

• téléchargé sur l’ordinateur : vous pouvez y accéder sans passer par un navigateur internet ;

• intégrée à votre logiciel SIRH (par exemple PayFit).

Étape 3 : Choisir le niveau de signature électronique du contrat de travail

Il convient de choisir entre le niveau simple, le niveau avancé et le niveau qualifié. Le niveau le plus simple est généralement suffisant pour la signature électronique de documents en droit du travail.

Étape 4 : Suivre les instructions du logiciel

Les instructions à suivre ne sont pas forcément les mêmes selon les prestataires. 

Cependant, il y a des étapes communes au processus de signature électronique du contrat de travail, telles que :

• la notification du contrat de travail à signer (par mail, par message sur l’application, etc.) ;

• l’insertion d’un code de sécurité ;

• la signature du document.

💡 Bon à savoir : un employeur peut recourir à une délégation de signature pour autoriser une autre personne à signer des documents en son nom, en son absence.

Comment est sanctionnée l’absence de signature électronique du contrat de travail numérique ?

Dans le cadre de la dématérialisation du contrat de travail, la signature électronique des deux parties au contrat est nécessaire.

Si la signature électronique est absente ou n’est pas valide à cause d’un manque de fiabilité, le contrat de travail ne sera pas considéré comme ayant été signé et donc conclu. Ainsi, si la signature du contrat de travail est obligatoire, vous pourrez faire l’objet d’une amende.

Vous embauchez un nouveau salarié et vous avez besoin d'aide dans la rédaction de son contrat ? Notre fiche vous explique comment faire un contrat de travail.