Quelles sont les modalités de déclaration d’embauche ?

L’embauche d’un nouveau salarié est une étape importante dans la vie de l’entreprise. Pour sécuriser ces nouvelles embauches, il est impératif de respecter toutes les formalités d'embauche.

En pratique, l’embauche d’un salarié peut paraître complexe car de nombreuses formalités administratives sont imposées à l’employeur pour accueillir le salarié dans l’entreprise. On parle plus communément de formalités d’embauche. L’une des formalités les plus importantes lors de l’embauche est sans doute la déclaration du salarié auprès de divers organismes.

Comment déclarer un salarié ? Qu’est-ce que la déclaration préalable à l’embauche ? Quelles sont les règles à respecter ? PayFit vous explique.

Qu’est-ce que la déclaration d’embauche ?

La déclaration d’embauche est une formalité administrative imposée à l’employeur avant chaque embauche d’un salarié. 

L’obligation pour les employeurs de procéder à la déclaration d’une nouvelle embauche s'applique à toutes les entreprises, et ce, quelles que soit la nature ou la durée du contrat de travail. 

⚠️ Attention : il est obligatoire de déclarer l’embauche d’un salarié même s’il ne s’agit pas de la première embauche de ce salarié dans l'entreprise. 

Il existe plusieurs formalités d’embauche à effectuer lors de l’arrivée d’un nouveau salarié dans l’entreprise. L’une des formalités obligatoires imposées à l’employeur est la déclaration préalable à l’embauche. Elle permet d’informer plusieurs organismes de l’arrivée d’un nouveau salarié dans l’entreprise.

Comment déclarer un salarié ? 

Pour respecter l’obligation de déclaration d’un salarié, l’employeur doit effectuer la déclaration préalable à l'embauche. De plus, dans certains cas spécifiques, d’autres déclarations préalables sont imposées à l’employeur pour l’embauche d’un nouveau salarié.

Déclaration préalable à l’embauche

Pour déclarer un salarié, l’employeur doit transmettre à l’URSSAF - ou la MSA pour le régime agricole - la déclaration préalable à l’embauche, également appelée DPAE.

La DPAE est un formulaire à transmettre à l’URSSAF dans un délai de 8 jours avant la date d'embauche prévisible.

⚠️ Attention : il est extrêmement important de respecter les délais pour éviter d'avoir à procéder à une DPAE tardive.

Voici les informations nécessaires pour remplir une DPAE : 

• dénomination sociale ou nom et prénoms de l'employeur et adresse de l'employeur ; 

• code APE ;

• numéro de SIRET ;

• coordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépend, s'il relève du régime général de sécurité sociale ;

• nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié et numéro de sécurité sociale du salarié, s’il est déjà immatriculé ;

• date et heure d'embauche ;

• nature, durée du contrat et durée de la période d'essai éventuelle pour les CDI et les CDD de 6 mois.

Pour faire la DPAE puis la transmettre, l’employeur doit se rendre sur le site internet de l’URSSAF ou le site Net-entreprises.fr.

💡 Bon à savoir : la déclaration d’embauche en ligne est une obligation pour les entreprises qui ont accompli plus de 50 déclarations préalables à l'embauche au cours de l'année civile précédente. Pendant longtemps, on ne parlait pas de DPAE mais de DUE.

Pour les entreprises qui ont envoyé moins de 50 DPAE par an, il leur est recommandé de procéder à l'envoi de la DPAE en ligne. Toutefois, ces entreprises ont la possibilité d’envoyer leur déclaration au format “papier”, c’est-à-dire par voie postale.  

Autres déclarations 

En plus de la déclaration préalable à l'embauche, une déclaration préalable doit être effectuée par l’employeur dans les cas où :

• l’entreprise a cessé d'employer du personnel pendant 6 mois au moins ;

• l’entreprise a subi des modifications, par exemple en cas de transfert de l’établissement dans un autre emplacement. 

Cette déclaration préalable doit être transmise à l’inspecteur du travail par lettre recommandée avec accusé de réception.

Qu’est-ce que la déclaration simplifiée ?

Des dispositifs simplifiés de déclaration existent pour les petites entreprises (TPE-PME) ou associations. En effet, la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) peut être effectuée via les titres simplifiés pour l’embauche : 

• le titre emploi service entreprise (TESE) ;

• le chèque emploi associatif (CEA) ;

• le guichet unique du spectacle occasionnel (GUSO) ;

• le titre firmes étrangères (TFE).

Ces dispositifs permettent d’effectuer en ligne, gratuitement, les principales formalités d’embauche. Par exemple, les titres permettent aux employeurs : 

• de s'acquitter des formalités liées à la DPAE ;

• de réaliser un contrat de travail ;

• d’établir un bulletin de salaire. 

Quelles sont les sanctions en cas de non-déclaration d’un salarié ? 

Si l’employeur ne respecte pas son obligation de déclarer les salariés, il risque de nombreuses sanctions, telles que : 

• la régularisation par l’URSSAF des cotisations sociales non-payées sur les salariés qui n’ont pas été déclarés ;

• pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti par salarié non-déclaré ;

• la non-déclaration d’un salarié peut être constitutive d’un délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié. 

⚠️ Attention : l’obligation d’effectuer une déclaration préalable à l’embauche ne pèse que sur l’employeur. Il n’est pas possible d’invoquer la négligence d’un tiers, pour se soustraire à cette obligation. 

Par exemple, un employeur peut déléguer la réalisation de la DPAE à son expert-comptable. En revanche, si l’expert-comptable omet d’effectuer ces déclarations, c’est l’employeur qui manque à son obligation de déclarer ses salariés.

Vous venez d'embaucher votre premier salarié ? N'hésitez pas à consulter notre fiche qui synthétise l'ensemble des documents d'embauche qu'il est nécessaire de lui réclamer et de lui fournir.