La DPAE d’un stagiaire est-elle une formalité obligatoire pour l’employeur ?

Entreprise en pleine croissance, vous pouvez décider de recruter un stagiaire.

C’est l’occasion d’accueillir de jeunes talents, de leur transmettre votre savoir et les valeurs de votre entreprise, de les former et éventuellement de les embaucher de manière permanente et durable par la suite.

Il est nécessaire de connaître les obligations et les contraintes liées à cet accueil (les formalités à effectuer, la DPAE du stagiaire, etc.).

Qu’est-ce que la DPAE ? Faut-il faire une DPAE pour un stagiaire ? Quelles sont les obligations de l’employeur lors du recrutement d’un stagiaire ? PayFit vous éclaire.

Qu’est-ce qu’une DPAE ?

Le sigle DPAE signifie déclaration préalable à l’embauche. Il s’agit de l’une des formalités d’embauche que vous devez accomplir en tant qu’employeur.

Elle simplifie et facilite la notification auprès des différents organismes de l’information portant sur le recrutement d’un nouveau salarié (caisse primaire d’assurance maladie par exemple).

💡 Bon à savoir : la DPAE doit être effectuée dans les 8 jours avant la date prévisible d’embauche du salarié.

Faut-il faire une DPAE pour un stagiaire ?

Un stagiaire est une personne qui effectue une période de formation pratique ou stage dans une entreprise, une association ou un organisme.

Le stage doit être compris dans un cursus pédagogique d’au moins 200 heures (études universitaires, études en vue de l’obtention d’un brevet d’études techniques, etc.).

Lorsque vous souhaitez recruter un stagiaire, il est nécessaire de s'interroger sur les formalités à accomplir.

Pour la DPAE en particulier, celle-ci ne concerne pas les stagiaires, mais seulement les salariés.

Il n’y a donc pas de DPAE à faire lors d’un stage.

Quelles sont les obligations de l’employeur lors du recrutement d’un stagiaire ?

1. Signature d’une convention de stage

Contrairement à la DPAE pour le recrutement d’un stagiaire, la signature d’une convention de stage est une formalité obligatoire.

La convention est un accord signé par trois parties : l’employeur, le stagiaire et l’organisme qui s’occupe de l’enseignement du stagiaire.

La convention de stage doit notamment mentionner :

• l’identité des parties ;

• les missions du stagiaire ;

• l’identité du maître de stage ;

• la gratification du stagiaire et les modalités de son versement ;

• les obligations du stagiaire (confidentialité, etc.) ;

• les conditions de travail du stagiaire (lieu de travail, horaires de travail, etc.) ;

• la durée du stage.

💡 Bon à savoir : si vous embauchez un stagiaire pour au minimum 2 mois, vous êtes dans l’obligation de lui verser une gratification de stage (une somme d’argent calculée selon des règles spécifiques).

2. Inscription dans le registre unique du personnel

Comme il a été dit précédemment, il ne faut pas procéder à une DPAE pour un stagiaire. 

Cependant, il est nécessaire d’inscrire le stagiaire dans un registre appelé le registre unique du personnel.

Ce registre est un fichier qui contient la liste de tous les salariés d’une entreprise. Il doit contenir une partie spécifique sur les stagiaires qui intègrent l’entreprise. 

Ce registre doit notamment préciser :

• le nom et prénom du stagiaire ;

• la date de début et de fin du stage ;

• l’identité du maître de stage.

💡Bon à savoir : l’inscription des stagiaires se fait par ordre d’arrivée.

3. Les sanctions applicables

Certes, il n’y pas besoin de procéder à la DPAE du stagiaire rémunéré ou non rémunéré, cependant, il faut vous conformer aux règles existantes.

Si vous ne suivez pas ces règles, vous pourrez être sanctionné en payant une amende de :

• 2 000 € par stagiaire ;

• 4 000 € en cas de nouvelle infraction dans l'année qui suit la 1ère amende.

Ainsi, il convient de respecter ces contraintes.