Quelles sont les différentes formalités d'embauche ?

Mina Donny

, Juriste Rédacteur en Droit Social @PayFit

Mise à jour le 29 mars 2023

Checklist des formalités d'embauche

L’embauche est une étape naturelle de la vie d’une entreprise. Synonyme de développement et de prospérité pour l’entreprise, l’embauche est un événement que tout employeur souhaite réussir.

Or, il existe des formalités à respecter et des étapes à suivre pour que l’embauche soit réussie à la fois légalement et techniquement.

Vous aimeriez connaître les formalités d’embauche incontournables ?

N’hésitez pas à consulter notre tableau des formalités d’embauche pour maîtriser en un coup d'œil les étapes clés de l’intégration d’un salarié dans l’entreprise.

Tableau des formalités d’embauche

Etapes	Formalités	Précisions
Étape 1 : Choisir et rédiger le bon contrat de travail	Le contrat de travail écrit et signé par les deux parties est indispensable pour consigner l’engagement de l’employeur et du salarié et pour avoir une trace de leurs droits et devoirs respectifs et des modalités d’exécution de la relation de travail	Il est toujours possible de modifier le contrat de travail pour l’adapter aux évolutions de la relation de travail. Pour cela, il faudra rédiger un avenant au contrat de travail
Étape 2 : Établir la déclaration préalable à l’embauche	La déclaration préalable à l’embauche est obligatoire pour chaque embauche (sauf pour les stagiaires et les bénévoles). Pour la faire, il faut remplir un formulaire et le transmettre à l’Urssaf dans les 8 jours précédant l’embauche, par voie électronique, par voie postale ou par fax	L’employeur encourt des sanctions civiles, administratives et pénales s’il ne procède pas à cette déclaration
Étape 3 : Affilier le salarié à une caisse de retraite	L’employeur doit nécessairement affilier tous ses salariés à la caisse de retraite complémentaire de l’Agirc-Arrco en transmettant la déclaration sociale nominative (DSN) à l’ensemble des organismes de protection sociale	Aucune précision particulière
Étape 4 : Organiser la visite d’information et de prévention	Cette visite médicale est obligatoire et doit avoir lieu dans un délai de 3 mois à compter du début du contrat de travail	Le non-respect de cette formalité expose l’employeur à des sanctions pénales
Étape 5 : Réaliser la déclaration des mouvements de main d’oeuvre	Les entreprises de plus de 50 salariés doivent, chaque mois, procéder à la déclaration des mouvements de main d'œuvre, par le biais de la déclaration sociale nominative (DSN)	Ce n’est pas vraiment une formalité d’embauche. En effet, la déclaration doit être faite chaque mois, peu importe qu’il y ait de nouvelles personnes embauchées ou non
Étape 6 : Respecter les affichages et les registres obligatoires	L’employeur doit obligatoirement tenir un registre unique du personnel dès la première embauche et afficher le règlement intérieur dans les locaux de l’entreprise	Aucune précision particulière
Étape 7 : Informer le salarié	L’employeur doit informer le salarié de sa possibilité de bénéficier d’un entretien professionnel tous les deux ans avec son employeur, des risques sur sa santé et sa sécurité au travail, de la convention collective applicable à l’entreprise et de l’éventuelle mutuelle d’entreprise	L'employeur doit aussi fournir au salarié lors de l’embauche une copie de la déclaration préalable à l'embauche ou de l'accusé de réception
Étape 8 : Établir les fiches de paie et gérer la paie	L’arrivée d’un salarié nécessite d’élaborer des fiches de paie, de manière récurrente	N’hésitez pas à découvrir le produit PayFit pour vous aider dans cette mission