Quels documents interviennent lors de l’embauche d’un salarié ?

La croissance et la bonne marche d’une entreprise s’accompagnent généralement d’une augmentation nécessaire de son effectif. Pour cela, il faut s’attaquer à une nouvelle mission, source d’obligations, de travail et de coût pour l’employeur : l’embauche de salariés. 

L’embauche fait naître un certain nombre d’impératifs : les formalités d’embauche. Parmi ces formalités, il est notamment nécessaire d’émettre, de réclamer ou de remettre au salarié et aux organismes administratifs un certain nombre de documents. 

Découvrez dans cet article tous les documents auxquels vous serez confrontés lors de l’embauche. 

Quels sont les documents que l’employeur doit remettre au salarié lors de l’embauche ? 

Il est indispensable de connaître les documents à remettre au salarié lors de l’embauche. 

Voici la liste des documents à fournir : 

• le contrat de travail conclu avec le salarié ;

• le livret d'épargne salariale (lorsque cela existe dans l’entreprise) ;

• la notice sur les garanties ouvertes lorsqu'un régime de prévoyance est en place dans l'entreprise.

Quels sont les documents que l’employeur doit demander au salarié lors de l’embauche ? 

Le salarié doit aussi être mis à contribution lors de l’embauche. 

En effet, il a des documents à fournir à l’employeur lors de son embauche. 

Il s’agit généralement de : 

• son RIB : utile pour effectuer le versement du salaire ; 

• une photocopie de sa pièce d’identité (carte d’identité ou passeport) ; 

• son justificatif de transport : pour rembourser une partie des frais de transport du salarié ;

• une photocopie de la carte vitale ou une attestation d’affiliation à la sécurité sociale ; 

• un titre de séjour valide et une autorisation de travail pour les personnes étrangères.

Il est également possible de demander au salarié son diplôme. 

En fonction du poste occupé par le salarié, l’employeur pourra lui réclamer une photocopie de son permis de conduire, une extrait de casier judiciaire vierge, etc. 

Avec l’épidémie de Covid-19, le passe sanitaire est exigé dans certaines activités professionnelles (notamment pour toutes les entreprises dont l’activité exige des usagers de présenter le passe sanitaire). 

Quels sont les documents que l’employeur doit générer lors d’une embauche ? 

Lors de l’embauche d’un salarié, l’employeur ne doit pas uniquement réclamer des documents à la nouvelle recrue ou lui en remettre. 

En effet, il doit également établir des documents à transmettre aux organismes étatiques ou à consigner en vue d’un éventuel contrôle par l’inspection du travail. 

Il existe d’une part les documents obligatoires à établir à l’embauche du premier salarié de l’entreprise. 

Il s’agit notamment : 

• du règlement intérieur de l’entreprise : obligatoire dans les entreprises d’au moins 50 salariés, vous pouvez également le mettre en place dès l’arrivée du premier salarié ; 

• du registre unique du personnel : enregistrant les mouvements de main d'œuvre dans l’entreprise, ce registre doit être mis en place dès l’arrivée du premier salarié puis doit être mis à jour à chaque départ ou à chaque nouvelle arrivée. 

D’autre part, à l’embauche de chaque nouveau salarié, il faut élaborer des documents obligatoires. C’est le cas de la DPAE : la déclaration préalable à l’embauche s’effectue au moment de l’embauche de chaque salarié, pour informer les différents organismes étatiques et administratifs de l’arrivée du salarié dans l’entreprise ; ou encore de la DSN. 

💡 Bon à savoir : il n’y a pas de différence entre les documents d’embauche en CDI et les documents lors de l’embauche d’un CDD. Vos obligations en la matière sont les mêmes. 

Par ailleurs, l’employeur n’a pas besoin de fournir de documents lors d’une promesse d’embauche car le contrat de travail n’est pas encore signé définitivement entre les deux parties. 

Une fois que votre salarié est intégré dans l’entreprise, le principal document que vous devrez lui remettre régulièrement, à savoir mensuellement, sera sa fiche de paie. 

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