Quelles sont les règles relatives à la date d'embauche ?

La fixation de la date d’embauche figure parmi les premières formalités d’embauche. Il s’agit d’une étape importante de la construction de la relation de travail entre l’employeur et  le salarié.

Elle peut être définie comme la date à partir de laquelle le salarié prend ses fonctions.

Comment fixer la date d’embauche ? Pourquoi la fixation de la date d’embauche est-elle importante ? Peut-on modifier la date d’embauche ? PayFit vous répond.

Pourquoi la fixation de la date d’embauche est-elle importante ?

La fixation de la date d’embauche représente une étape essentielle pour l’employeur.

En effet, elle constitue le point de départ  :

• des obligations de l’employeur et du salarié ;

• de la période d’essai du salarié ;

• du calcul de l’ancienneté du salarié ;

Point de départ des obligations pour l'employeur et le salarié

La signature du contrat de travail fait naître des obligations tant pour le salarié que pour l’employeur.

Le point de départ de ces obligations est la date d’embauche.

Ainsi, suite à l’embauche, l’employeur sera, entre autres, dans l’obligation de fournir du travail au salarié recruté, de lui donner une rémunération en contrepartie du travail réalisé et d’assurer sa sécurité.

D’autre part, le salarié devra travailler et suivre les ordres et les directives de son employeur.

Point de départ de la période d’essai

Pour l’employeur, la période d’essai consiste à apprécier les compétences du candidat qu’il a recruté. Parallèlement, la période d’essai permet au salarié de savoir si le travail qui lui est confié est conforme à ce qu’il espérait.

La période d’essai commence le jour de la date d’embauche du salarié.

Point de départ du calcul de l’ancienneté

L’ancienneté représente le temps passé par le salarié au sein de l’entreprise. Il est important pour l’employeur de connaître l’ancienneté de ses salariés puisqu’elle est susceptible de leur donner droit à certains avantages tels que l'octroi d'une prime d'ancienneté ou de jours de congé supplémentaires par exemple.

La date d’embauche constitue généralement la date de référence permettant de calculer l’ancienneté.

💡 Bon à savoir : il peut exister certaines exceptions. C’est le cas, par exemple, en présence d’un salarié embauché à la suite de son stage de fin d’études. La période de stage est alors comprise dans le calcul de l’ancienneté. 

Comment fixer la date d’embauche ?

Généralement, la date d’embauche est fixée d’un commun accord avec le salarié lors du processus de recrutement.

En effet, même si l’employeur a la possibilité de fixer librement la date prévisible d’embauche, le candidat recruté peut également la négocier avec son employeur qui aura le choix d’accepter ou non sa demande.

Il en est par exemple, ainsi, dans le cadre d’une promesse unilatérale de contrat de travail : les deux parties devront s’entendre sur la date d’embauche.

À quel moment la date d’embauche doit-elle être mentionnée ?

Lors de la rédaction de la promesse d’embauche

Si vous souhaitez faire une promesse d’embauche, vous devez y indiquer la date prévisible d’embauche du salarié qui sera recruté.

Une promesse d’embauche sans date précise ne peut pas être appréciée comme une promesse unilatérale d’embauche. Elle ne peut donc pas produire les effets escomptés.

C’est pourquoi, il est nécessaire de s’assurer que la promesse d’embauche mentionne bien la date d’embauche.

Lors de la rédaction du contrat de travail

Le contrat de travail scelle l’engagement du salarié de travailler pour son employeur en contrepartie d’une rémunération.

Il convient, par conséquent, de renseigner la date d’embauche dans le contrat de travail.

Lors de la rédaction de la déclaration préalable à l’embauche

En tant qu’employeur, vous devez procéder à la déclaration d’embauche auprès des organismes sociaux, avant que le candidat recruté ne commence à travailler.

La date d’embauche fait partie des informations à mentionner.

Par ailleurs, l’envoi de la déclaration se fait en fonction de la date prévisible d’embauche : cet envoi doit être effectué au moins 8 jours avant cette date.

Peut-on modifier la date d’embauche ?

En présence d’une promesse unilatérale d’embauche 

Pour rappel, la promesse unilatérale d’embauche est un contrat, permettant à son destinataire d’opter ou non pour la conclusion d’un contrat de travail.

Si vous souhaitez en modifier l’un des éléments, vous devez alors obtenir le consentement exprès du salarié.

La modification de la date d’embauche requiert, en conséquence, l’accord explicite du salarié.

Dans le cas inverse, si le salarié souhaite décaler une date d’embauche, il doit également obtenir votre acceptation expresse.

En présence d’une offre de contrat de travail

L’employeur peut modifier la date d’embauche figurant dans l’offre de contrat de travail, tant que celle-ci n’est pas parvenue à son destinataire.