Quelles sont les étapes à suivre pour recruter un stagiaire ?

Recruter un stagiaire est l’occasion pour un employeur d’apporter du renouveau à son entreprise tout en transmettant ses valeurs.

Le stage permet à l’étudiant ou à l’élève de mettre en pratique, pendant une période temporaire, les connaissances acquises lors de sa formation et d’acquérir des compétences professionnelles. 

Pourquoi recruter un stagiaire ?

Le recrutement d’un stagiaire est intéressant pour l’employeur qui souhaite former un jeune pendant une courte période.

En pratique, recruter un stagiaire ne nécessite pas de démarches spécifiques ce qui facilite le processus de recrutement. 

Recruter un stagiaire ne revient à pas à recruter un salarié. En effet, le stagiaire n’est pas considéré comme un salarié. Il ne bénéficie donc pas des mêmes avantages sociaux et financiers qu’un salarié. 

💡 Bon à savoir : si vous souhaitez recruter un alternant, ce dernier bénéficiera des mêmes avantages sociaux et financiers que les autres salariés de votre entreprise.

Quelles sont les conditions pour recruter un stagiaire ?

Convention de stage 

La réalisation d’un stage doit obligatoirement être inscrite dans le cadre d’un cursus scolaire ou universitaire. 

Pour recruter un stagiaire, une convention de stage doit obligatoirement être signée entre l’entreprise d’accueil, le stagiaire et l’établissement de formation. On entends souvent parler à tord de contrat de stage.

Durée et attestation de stage

La durée maximale d’un stage est de 6 mois. Pour calculer la durée du stage, il faut prendre en compte la présence effective du salarié au sein de l’entreprise.

Ainsi, 7 heures de présence effective dans l’entreprise correspondent à une journée de travail et 22 jours de présence effective correspondent à un mois de travail. 

A l’issue du stage, une attestation de stage est délivrée au stagiaire. L’attestation doit mentionner la durée effective totale du stage et le montant de la gratification versée. 

Il est interdit de recruter un stagiaire : 

• pour réaliser des missions quotidiennes qui seraient confiées à un salarié ;

• pour remplacer un salarié absent ou en cas de licenciement ou suspension du contrat de travail d’un salarié ;

• en cas d‘accroissement temporaire de l’entreprise ;

• pour un poste saisonnier.

Nombre maximal de stagiaires

Pour éviter les abus, le nombre maximal de stages en cours au sein d’une entreprise est encadré par la loi :

• Dans les entreprises de moins de 20 salariés : le nombre maximal de stagiaires autorisés en même temps est de 3 stagiaires ;

• Dans les entreprises de plus de 20 salariés : le nombre de conventions de stage en cours ne doit pas excéder 15 % de l’effectif de l’entreprise. 

💡 Bon à savoir : pour les stages dans le cadre d’une formation en milieu professionnel réalisés dans les entreprises de moins de 30 salariés, le nombre de conventions de stage ne doit pas excéder 20 % de l’effectif et pas plus de 5 stagiaires en même temps. 

Un même tuteur ou maître de stage ne peut pas avoir plus de 3 stagiaires simultanément sous sa responsabilité et ce, quelle que soit la taille de l'entreprise.

Recrutement du stagiaire à la fin du stage 

Le stagiaire qui est recruté par l’entreprise à la fin de son stage peut voir sa période d’essai réduite lorsqu’il s’agit d’un stage de fin d’étude. 

La période d’essai peut être complètement supprimée lorsque le stagiaire est recruté pour un poste dont les missions sont équivalentes à celles effectuées pendant son stage.

Comment recruter un stagiaire ?

Étape 1 : Publication d’une offre de stage

Pour recruter un stagiaire, il est important de rédiger une annonce de recrutement attractive qui donnera envie aux étudiants de postuler. 

L’annonce doit décrire les missions qui seront confiées au stagiaire ainsi que le profil recherché (niveau d’études, formation, etc). 

La durée effective du stage et les éventuels avantages (rémunération, remboursement des frais de transport, etc) auxquels aurait droit le stagiaire doivent également être mentionnés. 

Après avoir rédigé l’annonce, celle-ci peut être diffusée sur les sites d’emplois, les sites d’écoles et universités ou les réseaux sociaux. 

Étape 2 : Mener l’entretien d’embauche

Une fois le tri des CV effectué, vous devez envoyer aux candidats qui vous intéressent une convocation à l’entretien d'embauche. 

Pour ce faire, vous avez la possibilité d’envoyer un mail, une lettre de convocation ou encore d’appeler directement le candidat. 

💡 Bon à savoir : il est recommandé d’envoyer rapidement un mail de refus aux profils qui n’ont pas été retenus afin d’éviter de les laisser dans l’attente d’un retour et de les bloquer dans leurs autres processus de recrutement.

Bien mener l’entretien d’embauche est essentiel car c’est l’occasion pour vous d'évaluer si le profil du candidat correspond au poste. 

Étape 3 : Signature d’une convention de stage 

La convention de stage est un document obligatoire dans le processus de recrutement d’un stagiaire. En effet, il s’agit du document qui va encadrer le stage. À ce titre, la convention de stage doit mentionner :

• la formation du stagiaire et le nombre d’heures de formation par année ou semestre ;

• les noms de l’enseignant référent dans l’établissement de formation et du tuteur dans l’entreprise d’accueil ;

• les compétences à acquérir pendant le stage ;

• les missions confiées au stagiaire ;

• les dates du début et de fin du stage, le nombre d’heures de travail hebdomadaire et la durée totale du stage ; 

• le montant de la gratification et les modalités de versement ; 

• les conditions d’autorisation d’absence et de congés du stagiaire ;

• le régime de protection sociale.

Étape 4 : Mention dans le registre unique du personnel

Le recrutement d’un stagiaire ne nécessite pas de démarches spécifiques telle que la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) d’un salarié. 

L'employeur doit simplement mentionner le nom du stagiaire dans le registre unique du personnel. 

Quelle rémunération dans le cadre du recrutement d’un stagiaire ?

La rémunération, plus justement désignée sous le terme de gratification de stage d’un stagiaire est obligatoire lorsque la durée du stage est supérieure à deux mois.

Le montant du salaire minimum d'un stage qui équivaut à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale, est de 4,35 € par heure en 2024. L’employeur qui verse le montant minimum est exonéré de cotisations sociales. 

L'employeur n’a pas à contribuer à l’assurance chômage et la retraite complémentaire du stagiaire. Pour les stages inférieurs à deux mois, l’employeur peut recruter un stagiaire non rémunéré. 

Dans certaines entreprises, il est d’usage de verser des primes de fin de stage afin de remercier le stagiaire pour le travail accompli.

💡 Bon à savoir : lorsque le stage est rémunéré, l’établissement d’un bulletin de paie pour le stagiaire n’est pas obligatoire mais un document attestant des sommes perçues peut être délivré.