Quelles sont les formalités obligatoires liées à l'embauche du premier salariés ?

L’arrivée d’un nouveau collaborateur est source d’excitation mais également de stress ! Sur le plan administratif, légal, ou simplement logistique, rien ne peut être laissé au hasard.

En effet, un bon onboarding vous permettra d’éviter des ruptures de périodes d’essai et un turnover important. Cadrer l’arrivée de vos nouveaux collaborateurs ne consiste pas uniquement à prévenir le reste de l’équipe. Retrouvez toutes les démarches clés à engager lors de l’embauche d’un collaborateur.

Étape 1 : La rédaction du contrat de travail 

La première des formalités à réaliser est bien évidemment la rédaction du contrat. Il reprend point par point toutes les informations relatives au poste et au fonctionnement de l’entreprise.

Doivent être mentionnés, entre autres : la nature du poste, la date effective du début du contrat, le contenu des fonctions, l’adresse du lieu de travail, la durée de travail hebdomadaire, le montant de la rémunération, la durée et les termes de renouvellement de la période d'essai, la convention collective,  le nom et l’adresse de la caisse de retraite complémentaire ainsi que le nom et l’adresse de l’organisme de Sécurité Sociale auquel cotise l’entreprise.

💡 Bon à savoir : en cas d’absence de contrat de travail, le salarié est présumé travailler en CDI à temps complet.

Étape 2 : La déclaration préalable à l’embauche

La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) vous permet de déclarer le nouveau salarié à tous les organismes sociaux. Comment faire ? Il vous suffit de vous rendre sur Net-entreprises.fr ou d’envoyer un courrier recommandé avec accusé de réception auprès de votre Urssaf. La DPAE est à adresser au plus tôt dans les 8 jours qui précèdent la date effective d'embauche.

Ce document ou son accusé de réception devra être adressé à l’employé. Les DPAE des entreprises ayant adressées plus de 50 déclarations d’embauche au cours de l’année civile précédente doivent être dématérialisées.

💡 Bon à savoir : avec PayFit, votre DPAE est réalisée automatiquement au moment où vous ajoutez les informations sur votre nouveau salarié depuis votre compte.

Étape 3 : Affiliation auprès d’un caisse de retraite complémentaire

Autre point important : les formalités d'affiliation à la caisse de retraite. Il s'agit de l'affiliation du salarié à l'institution relevant de l'Arrco (pour tous les salariés) ou de l'Agirc (pour le personnel cadre).

Dès le premier jour de l’employé, le bulletin individuel d’adhésion à la mutuelle devra lui être remis. Pour s’affilier, le nouveau collaborateur devra remplir ce même bulletin et transmettre toutes les pièces justificatives demandées à l’organisme assureur (attestation d’Assurance Maladie, relevé d’identité bancaire, etc.). 

Étape 4 : L’examen médical d’embauche (visite d’information et prévention)

Vous êtes chargé d’organiser une première visite médicale d'embauche pour votre nouveau collaborateur dans le but de vérifier son état de santé et de le sensibiliser aux risques liés à son poste.

Cette première visite médicale, également appelée visite d’Information et de prévention, doit avoir lieu dans les 3 premiers mois qui suivent l’arrivée de votre employé. Elle est renouvelée tous les 5 ans. À l’issue de chaque visite, l’employé se verra remettre une attestation de suivi. Le nom et les coordonnées du médecin du travail doivent être accessibles au sein de l’espace de travail (via l’affichage par exemple).

En ce qui concerne l’adhésion à un service de santé au travail, c’est une obligation dès l’embauche du premier salarié et ce, quelles que soient la nature et la durée du contrat de travail.

💡 Bon à savoir : pour les salariés travaillant à distance, l’employeur peut adhérer à un autre service de santé au travail, à savoir le service de santé au travail de proximité (par opposition au service de santé au travail principal).

Étape 5 : L'inscription sur le registre unique du personnel

Tout salarié nouvellement embauché doit être inscrit par l’employeur dans le Registre Unique du Personnel. Son inscription permet ainsi de répertorier les informations relatives à l’embauche. Le registre assure une bonne transparence concernant l’évolution de la croissance en interne. On y retrouve plusieurs informations clés : 

• personnelles : nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité ;

• de carrière : emplois, qualifications, date d'entrée et de sortie de l'entreprise, type de contrat ;

• pour les travailleurs étrangers : type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail.

💡 Bon à savoir : avec PayFit, cette inscription est générée automatiquement !

Étape 6 : Création du document unique d'évaluation des risques (DUER)

Le document unique d'évaluation des risques (DUER) permet de lister les risques professionnels encourus par les travailleurs et les actions de prévention et de protection qui en découlent.

Il doit être tenu à la disposition des salariés, mais également des délégués du personnel, des membres du Comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), du médecin du travail, de l'inspection du travail, des services de prévention des organismes de sécurité sociale, des organismes professionnels de santé, de sécurité et des conditions de travail. Il doit être tenu à jour au minimum tous les ans.

Enfin, certaines informations doivent être communiquées aux salariés. Ces informations concernent principalement :

• l’adresse, le numéro d’appel de l’inspection du travail et le nom de l’inspecteur compétent,

• les consignes en cas d’incendie (par affichage uniquement), 

• l’adresse et le numéro d’appel du médecin du travail ou du service de santé au travail compétent pour l’établissement et des services de secours d’urgence (par affichage uniquement).

Étape 7 : Les éléments spécifiques à certains types de contrats

Enfin, il existe des procédures particulières s’appliquant uniquement à certains salariés :

• pour les contrats à durée déterminée (CDD) : le bordereau individuel d’accès à la formation ou BIAF à remettre au salarié en CDD à la fin de son contrat. Ce document lui permettra ensuite de bénéficier d'une formation, d'un bilan de compétences ou d'une validation des acquis de l'expérience ;

• pour les contrats d’apprentissage  : vous devez établir un contrat à durée limitée ou indéterminée. Ce type de contrat est réalisé grâce au formulaire Cerfa n°10103. Ce contrat doit être transmis à l’opérateur de compétences ;

• pour les contrats de professionnalisation : vous devez établir un contrat à durée déterminée ou indéterminée. Ce type de contrat est réalisé grâce au formulaire Cerfa n°12434 ;

• pour les salariés étranger non-européen : il faut s’assurer qu’ils disposent d’autorisations de travail en cours de validité ou d’un titre de séjour en cours de validité valant autorisation de travailler. En cas d’absence d’autorisation, il faut réaliser une demande d'autorisation de travail auprès de la DREETS ;

• pour les salariés mineurs : il vous est tenu d'adresser une déclaration préalable à l'inspecteur du travail avant d'embaucher des salariés mineurs de moins de 16 ans pour effectuer des travaux légers pendant les vacances scolaires. Si le mineur est affecté à des travaux interdits et/ou réglementés, vous vous devez d’effectuer une déclaration de dérogation ;

• pour les salariés en mission d’intérim : un contrat de mise à disposition doit être conclu entre l'entreprise de travail temporaire et votre entreprise.