Comment fonctionne le registre de vidéosurveillance ?

Dans le cadre de la protection, des biens et des personnes, l’employeur a la possibilité de mettre en place dans l’entreprise un système de surveillance. La mise en place d’un tel système est strictement encadrée par la loi et la commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL). 

L’une des obligations de l’employeur est d’inscrire le dispositif de vidéo-surveillance dans le registre des activités de traitement. 

Qu’est-ce que le registre de vidéosurveillance ? Quelle est la différence avec le registre des activités de traitement ? Quelles sont les entreprises concernées par cette obligation ? PayFit vous répond.

Qu’est-ce que le registre de vidéosurveillance ?

Le registre de vidéosurveillance est un document rassemblant les informations relatives à la mise en place d’un dispositif de vidéosurveillance dans l’entreprise.

En pratique, les entreprises utilisent le terme “registre de vidéosurveillance” pour désigner le registre des activités de traitement.

Le registre des activités de traitement a pour principal objectif de recenser le traitement des données dans l’entreprise. C’est dans ce document que l’employeur est tenu d’indiquer plusieurs informations relatives à la mise en place d’un système de vidéosurveillance.

Ce registre permet à l’employeur de s’assurer de la conformité des différents dispositifs présents dans l’entreprise. Il s'agit d'un document obligatoire de l'entreprise.

Le registre de vidéosurveillance est-il obligatoire pour toutes les entreprises ? 

Dans le cadre de la mise en place d’un dispositif de vidéosurveillance, l’employeur est tenu de respecter plusieurs formalités. La principale obligation de l’employeur est d’inscrire le dispositif de vidéosurveillance dans le registre des traitements de données qu'il doit tenir. 

Cette obligation de tenir un registre avec les données de vid éosurveillance s’applique à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, dès lors qu’elles traitent des données personnelles des salariés.

💡 Bon à savoir : le dispositif de vidéosurveillance doit obligatoirement être autorisé par le Préfet du département lorsque les caméras filment un lieu ouvert au public (zones marchandes, caisses, comptoirs, espaces d’entrée du public, etc).

La CNIL n’impose aucune formalité à l’employeur si les caméras filment un lieu non ouvert au public (espaces de stockage, des réserves, des espaces réservés au personnel de l’entreprise, etc.)

Lorsque l'organisme ayant mis en place le système de vidéosurveillance désigne un délégué à la protection des données (DPO), ce dernier doit obligatoirement être associé à la mise en place de ce dispositif.

💡 Bon à savoir : dans le cadre de sa mission, le DPO doit également s'assurer de la conformité de l'élaboration des bulletins de paie avec le RGPD.

Que doit contenir le registre de vidéosurveillance ?

Le contenu de ce registre est prévu par l’article 30 du règlement général sur la protection des données (RGPD). Le registre des activités de traitement regroupe des traitements de données mis en place dans l’entreprise.

Le registre des activités de traitement contenant une fiche vidéosurveillance doit notamment mentionner les informations suivantes :

• le nom et les coordonnées du responsable du traitement ; 

• les finalités du traitement, c'est-à-dire l’objectif de la mise en place du système de vidéo-surveillance ;

• une description des catégories de personnes concernées (salariés, clients, etc.) et des catégories de données à caractère personnel ;

• les catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées ;

• les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale et dans certains cas très particuliers, les garanties prévues pour ces transferts ;

• les délais prévus pour l'effacement des données ;

• une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles mises en œuvre dans l’entreprise.

Comment établir un registre de vidéo surveillance ? 

L’employeur est libre de décider le format du registre des activités de traitement précisant les informations relatives à la vidéosurveillance. 

Le RGPD prévoit que le registre doit obligatoirement être établi sous forme écrite :

• au format électronique ;

• ou au format papier. 

Exemple : l’employeur peut créer un registre de vidéosurveillance au format PDF, Excel, Word, etc.

💡 Bon à savoir : afin de faciliter la tenue du registre des activités de traitement, la CNIL met à la disposition des employeurs un modèle de registre qui répond à l’ensemble des obligations prévues par le RGPD.

Quelles sont les obligations de l'employeur relatives à la mise en place d'un système de vidéosurveillance dans l’entreprise ?

Avant de mettre en place un système de vidéosurveillance dans l’entreprise, l’employeur a l’obligation de respecter plusieurs règles. 

Modalités de recours à la vidéosurveillance surveillance

L'utilisation d’un système de vidéosurveillance dans l’entreprise est autorisée à condition que ce système soit justifi é par l'intérêt de l’entreprise et proportionné au but recherché. La CNIL contrôle très strictement les dispositifs de surveillance mis en place dans les entreprises.

⚠️ Attention : la mise en place d’un système de vidéosurveillance contrôlant de façon constante l’activité de l’entreprise n’est pas autorisée.

Information des salariés et du CSE

Préalablement à la décision de l’employeur, le comité social et économique (CSE) doit obligatoirement être informé et consulté sur les moyens ou les techniques permettant un contrôle de l'activité des salariés. Le CSE doit également être informé sur les traitements automatisés de gestion du personnel et sur toute modification de ceux-ci, préalablement à leur introduction dans l'entreprise.

L’employeur a ensuite l’obligation d’informer les salariés de l’existence d’un dispositif de vidéo-surveillance dans l’entreprise. 

💡 Bon à savoir : n'hésitez pas à consulter notre article sur la consultation du CSE !