Comment rédiger une note de service ?

La note de service est un document rédigé par l’entreprise pour communiquer des informations officielles aux salariés, relatives à la vie dans l’entreprise. 

En tant qu’employeur, vous pouvez être amenés à transmettre une information importante à vos salariés, de manière collective. 

Pour cela, vous devrez rédiger une note de service ou mettre en place un affichage obligatoire dans l'entreprise.

À quoi sert la note de service ? Qui est chargé de rédiger la note de service ? Comment présenter une note de service ? À quoi ressemble un modèle de note de service pour le personnel ? PayFit vous explique.

Pourquoi rédiger une note de service ? 

La note de service est un outil de communication interne à l'entreprise, à destination d’un service de l’entreprise ou de tous les salariés. L’employeur, ou la direction de l’entreprise, rédige une note de service pour diffuser des informations que les salariés doivent connaître. 

La note de service est utile étant au service d’une bonne communication dans l’entreprise et contribue contribue à améliorer la gestion du personnel, dès lors qu’une information ou une consigne courte et officielle doit être transmis au personnel de l’entreprise. 

Exemple : l'employeur peut recourir à une note de service sur les congés payés pour rappeler les droits et obligation en la matière, ou encore une note de service pour annoncer l'arrivée d'un nouveau salarié.

L'objet de la note de service peut être de : 

• rappeler les règles de sécurité dans les locaux de l’entreprise ;

• faire part de l’arrivée ou du départ d’un salarié ; 

• informer de la fermeture ou de l’ouverture d’un service de l’entreprise (restaurant d’entreprise par exemple), de la mise à disposition des salariés d’un nouvel espace de travail.

L’information transmise s’accompagne parfois d’une instruction que les salariés sont censés suivre.

💡 Bon à savoir : il ne faut pas confondre la note de service avec la note d'information de l’entreprise qui ne vise pas à transmettre une information obligatoire.

Qui est chargé de rédiger une note de service ? 

Il appartient à la direction de l’entreprise, ou du moins, une personne située à une position hiérarchique supérieure de rédiger les notes de service et de la transmettre aux salariés de l’entreprise.

L’auteur de la note de service peut la diffuser de plusieurs manières : 

• support papier remis en mains propres aux salariés ;

• affichage dans l’entreprise ;

• courrier électronique. 

Existe-t-il des mentions obligatoires dans la note de service ? 

La rédaction de la note de service doit obligatoirement respecter un certain formalisme, et cette dernière nécessite de comporter des mentions obligatoires :

• l’expéditeur (généralement le supérieur hiérarchique) ; 

• le destinataire (généralement un département de l’entreprise ou bien tous les salariés de l’entreprise) ; 

• la date et le lieu ;

• le numéro de la note de service ; 

• le contenu de la note rédigé dans un style clair, direct, concis et impersonnel ; 

• la signature de l’expéditeur. 

💡 Bon à savoir : retrouvez ci-dessous le formalisme de présentation de la note de service qui nécessite d'être respecté.

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