En quoi consiste la base de données économiques sociales et environnementales (BDESE) ?

Dans les entreprises d'au moins 50 salariés, le CSE exerce des missions importantes de représentation des salariés. 

Pour ce faire, le comité a besoin de certaines informations pour pouvoir comprendre les décisions de l'employeur, et rendre un avis éclairé lors des consultations portant sur la marche de l’entreprise. 

Ces informations sont en grande partie rassemblées dans la base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE), dont le contenu exact dépend de la taille de l'entreprise. 

Qu'est ce que la base de données économiques et sociales ? Quel est le contenu de la BDESE ? Qui peut y avoir accès ? Où trouver un exemple de BDESE ? PayFit vous explique.

Qu'est ce que la BDESE ?

Définition de la BDESE

La base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE), est un outil mis à disposition des instances représentatives du personnel qui contient toutes les données économiques, sociales et environnementales de l'entreprise.

La mise à disposition de cette base de données au CSE est obligatoire pour les entreprises de plus de 50 salariés. Cette dernière permet au CSE d'avoir toutes les informations concernant toutes les grandes orientations stratégiques de l'entreprise, sur les salariés et la situation de l'entreprise nécessaires aux consultations du CSE.

💡 Bon à savoir : pour connaître l'effectif de l'entreprise, il est nécessaire de calculer les effectifs au niveau global de l'entreprise et non au niveau de l'établissement.

Mise en place de la BDESE

Il appartient à l'employeur de mettre en place, de remplir et de mettre à jour régulièrement la BDESE avant chaque consultation du CSE. Le contenu obligatoire de la BDESE pouvent évoluer avec la loi, l'employeur doit également être particulièrement attentif aux changements pour se conformer à ses obligations. 

En principe, l'employeur doit conclure un accord d'entreprise pour fixer :

• l'organisation, l'architecture et le contenu de la BDESE ;

• les modalités de fonctionnement de la BDESE (surtout droit d'accès, confidentialité, support et règles de consultation et d'utilisation).

💡 Bon à savoir : à défaut d'accord, ce sont les dispositions du Code du travail qui s'appliquent. 

Que doit contenir la BDESE ? 

À défaut d'accord collectif fixant le contenu de la BDESE, la loi prévoit que certaines informations doivent obligatoirement y figurer. La quantité et la nature de ces informations dépend de la l'effectif de l'entreprise et distingue notamment entre :

• les entreprises de moins de 300 salariés ;

• les entreprises de 300 salariés et plus.

Entreprises de moins de 300 salariés 

Dans les entreprises de 50 à 300 salariés qui doivent mettre en place une base de données économiques, sociales et environnementales, une série de thèmes est à aborder obligatoirement, regroupés en 9 rubriques.

Entreprises d'au moins 300 salariés

Dans ce type de BDESE, le contenu comprend en plus des rubriques précédentes, des informations :

En matière d'égalité professionnelle :

• indicateurs sur la situation comparée des femmes et des hommes ;

• indicateurs relatifs à l’articulation entre l’activité professionnelle et l’exercice de la responsabilité familiale.

Dans la catégorie rémunérations des salariés et dirigeants : 

• épargne salariale ;

• rémunérations accessoires ;

• rémunérations des dirigeants mandataires sociaux.

Par ailleurs, des informations trimestrielles sont à prévoir sur : 

• l'évolution des commandes et l'exécution des programmes de production ;

• les éventuels retards de paiement de cotisations sociales par l'entreprise ;

• l'évolution des effectifs et de la qualification des salariés par sexe.

Ces informations trimestrielles doivent retracer, mois par mois, l'évolution des effectifs et de la qualification des salariés par sexe en faisant apparaître le nombre de salariés par type de contrat. En plus, l'employeur doit avancer des justifications pour avoir fait appel à des contrats précaires (CDD, temps partiel, temporaires, d'une entreprise extérieure).

Les données contenues dans toutes les BDESE concernent :

• l'année en cours ;

• les 2 années précédentes ;

• les 3 années à venir.

Il s'agit de données chiffrées pour les 3 premières années, mais pour les années à venir l'employeur peut se contenter de donner des grandes tendances.

Qui a accès à la BDESE ?

C'est l'employeur qui est chargé de mettre en place la base de données économiques et sociales. Les membres du CSE et les représentants du personnel peuvent accéder à la BDESE en permanence. 

Toutefois, d'autres personnes qui ne font pas partie du CSE peuvent également accéder ponctuellement à la BDESE.

Par exemple, le médecin du travail ou encore un agent de l'inspection du travail lors d'un contrôle. 

Si le contenu n'est pas à jour ou est incomplet dans la BDESE, le CSE peut saisir le tribunal et ordonner à l'employeur de communiquer les informations manquantes. 

Contrairement à d'autres registres du personnel, la BDESE regroupe ces données au niveau de l'entreprise, et non de chaque établissement. 

💡 Bon à savoir : les informations qui figurent sur la BDESE sont par nature confidentielles. L'employeur doit indiquer la durée de leur confidentialité et rappeler ce caractère aux personnes qui consulteront la base de données. 

Où trouver un modèle de BDESE ?

En matière de gestion du personnel, créer une BDESE de zéro peut être une tâche prenante. Pour éviter des informations manquantes ou des erreurs dans la base de données économiques et sociales, un modèle semble être une solution raisonnable. 

Attention : un modèle de base de données économiques et sociales proposé sur internet ne contient pas forcément les informations fixées par accord dans votre entreprise. 

Pour rappel, la BDESE doit être établie sur un support :

• informatique (BDESE online) pour les entreprises d'au moins 300 salariés ;

• informatique ou papier pour les entreprises de moins de 300 salariés.

💡 Bon à savoir : pour aller plus loin, n'hésitez pas à consulter notre article sur les documents obligatoires en entreprise.