Quelles sont les règles relatives aux effectifs en entreprise ?

La notion d’effectif d’entreprise désigne l’effectif salarié de l’entreprise. Pour faire simple, il s’agit du nombre de salariés embauchés par l’entreprise à un instant t. Par salarié, on entend toutes les personnes liées à l’employeur par un contrat de travail. 

Il est important pour l’employeur de savoir calculer l’effectif de son entreprise. 

En effet, d’une part, les obligations légales de l’entreprise varient régulièrement en fonction de l’effectif. D’autre part, l’effectif, en tant qu’indicateur RH, est une donnée utile à la bonne gestion économique de l’entreprise. 

Comment connaître l’effectif de son entreprise ? Comment calculer l’effectif de l’entreprise ? Pourquoi est-ce nécessaire de connaître l’effectif de l’entreprise ? PayFit vous apporte un éclairage. 

Pourquoi connaître l’effectif de l’entreprise ? 

Connaître sa catégorie d’entreprise

L’effectif de l’entreprise est une donnée qui permet de classer les entreprises. 

En effet, il existe différentes catégories d’entreprises selon l’effectif : microentreprise, PME, ETI ou encore grande entreprise. 

Ensuite, connaître l’effectif de son entreprise peut être utile à l’employeur pour avoir une vision globale chiffrée du personnel de l’entreprise et pour se pencher sur le coût total du personnel (en calculant la masse salariale par exemple). 

Cette donnée peut donc être, avant tout, un outil pour aider le chef d’entreprise à prendre des décisions à la fois sociales et financières et pour améliorer ou adapter sa gestion du personnel. 

Respecter certaines obligations légales

Il est parfois nécessaire de calculer l’effectif de l’entreprise pour pouvoir respecter certaines dispositions légales.

En effet, le droit du travail impose des obligations à l’employeur à partir du moment où l’entreprise comporte un certain effectif de salariés. 

C’est ce que l’on appelle le dépassement des seuils d’effectif. 

Cela signifie que lorsque vous franchissez un seuil d’effectif (par exemple, 50 salariés), vous serez exonéré ou au contraire assujetti à une taxe ou à une obligation légale. 

Par exemple, c’est le cas s’agissant de : 

• l’obligation d’organiser les élections du CSE (comité social et économique) dès lors que l’effectif est d’au moins 11 salariés ; 

• l’obligation d’établir un règlement intérieur dès lors que l’entreprise compte un effectif d’au moins 50 salariés ; 

• l’obligation d’embaucher des travailleurs handicapés ;

• etc.

💡 Bon à savoir : Les principaux seuils d’effectif sont les suivants : 

• de 1 à 10 salariés ; 

• de 11 à 19 salariés ; 

• de 20 à 49 salariés ; 

• de 50 à 199 salariés ; 

• plus de 199 salariés. 

Soyez vigilants lors du dépassement de ces seuils car vos obligations juridiques peuvent varier d’un palier à l’autre. 

Accéder à un avantage financier

Outre des obligations légales, l’accès à un avantage financier ou à une exonération dépend parfois de l’effectif de l’entreprise. 

C’est par exemple le cas : 

• du paiement de la cotisation FNAL, dont le taux varie en fonction de l’effectif ; 

• du versement mobilité (anciennement versement transport).

Il faudra apporter un justificatif de l’effectif de l’entreprise pour bénéficier de l’aide ou de la réduction. 

Ainsi, il est donc fréquent, voire nécessaire pour un employeur d’avoir à connaître ou à défaut, de devoir calculer l’effectif de son entreprise. 

💡 Bon à savoir : une fois que l’on connaît l ’effectif, il peut être utile de l’analyser pour examiner sa composition en détail (proportion d’hommes, de femmes, âges des salariés…). 

Comment calculer les effectifs d’une entreprise ? 

Le calcul de l’effectif de l’entreprise est plus subtil qu’il n’y paraît. Pour vous décortiquer le calcul, nous pouvons procéder par étapes successives. 

Étape 1 : Choisir l'effectif à calculer

L’effectif le plus courant est l’effectif de l’entreprise annuel. Il consiste à calculer la moyenne des effectifs de chaque mois de l'année N-1. 

Par exemple, l’effectif 2024 d’une entreprise correspond à la moyenne des effectifs de chaque mois de l’année 2023. 

⚠️ Attention : pour obtenir l’effectif annuel de l’entreprise, il ne suffit donc pas d’additionner les effectifs mensuels de l’entreprise. Il faut en calculer la moyenne. 

Bien entendu, il est possible de calculer d’autres effectifs, comme l’effectif mensuel, l’effectif par établissement ou encore l’effectif à l’échelle de l’entreprise. 

En effet, cela dépend de l’usage que vous allez faire de l’effectif ou de la raison pour laquelle vous devez ou souhaitez le calculer. 

💡 Bon à savoir : le fait de remplir la DSN et d’y indiquer toutes les informations relatives à votre personnel vous permet d’obtenir le calcul automatique de l’effectif de votre entreprise. Ainsi, vous n’avez pas à procéder vous-même au calcul. 

Étape 2 : Connaître les salariés pris en compte dans l’effectif

Avant de procéder au calcul, il faut déterminer qui est pris en compte dans l’effectif. 

En effet, certains salariés sont exclus du calcul de l’effectif. C’est notamment le cas : 

• des salariés en CDD remplaçant un salarié absent ;

• des travailleurs temporaires remplaçant un salarié absent ;

• des personnes en alternance ;

• des personnes en contrat unique d'insertion (CUI) ou contrat d'accompagnement dans l'emploi (CAE) ; 

• des stagiaires ; 

• des dirigeants ; 

• des personnes handicapées employées par un centre d'aide par le travail (CAT). 

Tous les autres salariés sont inclus dans le calcul.

Étape 3 : Déterminer l'ETP de chaque salarié

Une fois que l’on a défini les salariés de l’entreprise à prendre en compte dans le calcul, il est nécessaire de déterminer leur part. 

En effet, ils ne comptent pas tous de la même manière. Autrement dit, un salarié ne comptera pas forcément pour 1 personne (= 1 unité). Un salarié à temps partiel pourrait, par exemple, compter pour 0,6 personne (= 0,6 unité). 

Voici un tableau vous indiquant pour combien d’unité compte chaque salarié : 

💡 Bon à savoir : le fait de comptabiliser un salarié au prorata de son temps de travail revient à calculer son équivalent temps plein (ETP). 

⚠️ Attention : lorsque vous calculez l’effectif global de l’entreprise, chaque salarié compte pour une unité, quelles que soient la durée et les conditions de travail. Vous n’avez donc pas à respecter cette étape. 

Étape 4 : Procéder au calcul de l’effectif mensuel de l’entreprise

Vous pouvez désormais calculer l’effectif mensuel de l’entreprise pour pouvoir ensuite calculer son effectif annuel. 

Pour connaître le nombre de salariés par mois à prendre en compte dans le calcul de l’effectif, vous devez suivre les étapes précédentes. 

Exemple de calcul de l’effectif mensuel en tenant compte de l’ETP : 

En mars 2024, l’entreprise emploie : 

• 2 salariés en CDI à temps plein ; 

• 1 salarié en CDD qui travaille 1 283 heures annuelles ; 

• 3 stagiaires. 

Nous savons que les stagiaires ne sont pas comptabilisés dans l’effectif. Nous excluons donc les stagiaires du calcul. 

Ensuite, nous savons que les salariés en CDI et en CDD sont comptabilisés. Toutefois, le salarié en CDD ne compte pas pour 1 unité car il ne travaille pas à 35 heures (soit 1607 heures annuelles). 

Le salarié en CDD compte pour : 1283/1607 = 0.8 unité. 

L’effectif mensuel de l’entreprise en mars 2023 est de : 2 + 0.8 = 2.8 salariés. 

Étape 5 : Calculer l’effectif moyen annuel de l’entreprise

Le calcul de l’effectif moyen annuel est le suivant : il s’agit de la moyenne des effectifs de chaque mois de l'année civile précédente.

Point vocabulaire : l'effectif moyen annuel de l'entreprise est la même chose que l’effectif annuel de l’entreprise. 

En 2023, une entreprise employait : 

• 2 salariés en janvier ; 

• 2.7 salariés en février ; 

• 2.8 salariés en mars ; 

• 3.7 salariés en avril ; 

• 4.7 salariés en mai ; 

• 4.8 salariés en juin ; 

• … ; 

• 5.8 salariés en décembre. 

Dans notre exemple, pour obtenir son effectif annuel, il faut faire le calcul suivant : (2 + 2.7 + 2.8 + 3.7 + 4.7 + 4.8 + … + 5.8) / 12 = X salariés. 

Très concrètement, l’effectif peut être un nombre arrondi au centième. Par exemple, l’effectif d’une entreprise peut être 4.28. 

Vous devez donc suivre les étapes précédemment expliquées pour réussir votre calcul. 

💡 Bon à savoir : vous pouvez parfaitement utiliser un tableau Excel de calcul de l’effectif de l’entreprise, le mettre à jour régulièrement et suivre en temps réel l’évolution de votre quantité de salariés.