Comment mettre en place des outils GPEC ?

La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) est un outil majeur pour la réussite d’une entreprise.

Toutefois, pour une bonne gestion GPEC, il convient d’user de différents outils en respectant les étapes nécessaires à son élaboration. 

Quels sont les outils de la GPEC ? Quelle est l’utilité des outils de la GPEC ? Quels sont les enjeux de l’usage des outils de GPEC ? PayFit vous explique. 

Qu’est-ce-que la GPEC ? 

Définition de la GPEC 

La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) est un outil de stratégie de développement de l’entreprise et également un indicateur RH. 

Elle permet d’anticiper des problématiques futures telles que des évolutions internes ou externes (environnement, évolution juridique, etc.). 

Ceci contribue à favoriser l’engagement des salariés dans leur évolution professionnelle ou encore de développer leurs compétences. 

Le but étant de réaliser un plan d’action face aux évolutions d’effectifs, de compétences en cohérence avec les besoins de l’entreprise. 

💡 Bon à savoir : il est obligatoire pour les entreprises d’au moins 300 salariés et les entreprises communautaires d’au moins 150 salariés, de négocier sur la GPEC tous les 3 ans avec les partenaires sociaux comme le CSE.

Enjeux de la GPEC 

L’outil GPEC est essentiel à la réussite de toute entreprise.

La GPEC participe à la gestion des ressources humaines et accompagne le changement. 

Son utilisation facilite le recrutement, met en avant les compétences des salariés, pallie les problèmes d’effectifs, perfectionne les dispositifs de formation en matière d’évolution de carrière. 

Elle permet une adaptation constante et contribue à la performance de l’entreprise. 

Quels sont les outils de la GPEC ? 

Outils pour l’élaboration de la GPEC 

Pour connaître les compétences que possèdent les salariés vis-à-vis des objectifs fixés, voici les principaux outils de la GPEC permettant cela : 

➡️ Organigramme

Une représentation visuelle des différents services et de la répartition des salariés de l’entreprise. Cet outil GPEC permet de visualiser d’un seul coup les liens hiérarchiques entre les services et les métiers. 

Il constitue un bon complément pour identifier les compétences en place et celles à acquérir. 

➡️ Référentiel de compétences 

Le référentiel de compétences est un outil GPEC qui permet de décliner les activités et les compétences partagées par les différents métiers et familles professionnelles de l’entreprise.

➡️ Cartographie des compétences 

Par une description détaillée des compétences techniques et comportementales, la cartographie des compétences sert à définir les compétences-clés, utiles pour chaque poste au sein de l’entreprise. 

Cet outil GPEC permet à l’entreprise de savoir quelle compétence elle a besoin et où les trouver. Ceci lui procure un avantage concurrentiel évident.

➡️ Fiche de poste

La fiche de poste est un outil GPEC permettant de clarifier les rôles de chacun. 

Elle comprend la définition de la fonction (liste concrète des missions, des tâches, des responsabilités), la liste des compétences et des aptitudes nécessaires et enfin le contexte de la fonction (hiérarchie). 

La fiche de poste est à distinguer de la fiche de fonction ou encore de la fiche métier. 

Outils pour l’application de la GPEC 

➡️ Entretien annuel d’évaluation

L’entretien annuel d’évaluation est un levier de performance incontournable pour la gestion des compétences. 

Cet outil GPEC permet de vérifier l'adéquation de ses compétences avec celles renseignées sur la fiche de poste de chaque salarié.

En effet, durant l’entretien, on cerne les forces, les faiblesses et fait le point sur les résultats obtenus. 

Ceci permet de définir de nouveaux objectifs et d’avoir un retour d’information utile. 

➡️ Entretien professionnel

L’entretien professionnel a lieu tous les 2 ans et a pour but d'échanger avec le collaborateur sur son parcours professionnel et l'évolution de sa carrière. 

Il convient d'identifier les évolutions possibles au sein de l'entreprise (mobilité interne, évolution du poste, etc.), et de proposer les formations adéquates pour la réalisation de ce projet professionnel. 

➡️ Plan de formation

Il s’agit de l’un des principaux outils de la GPEC. Il permet de planifier l’ensemble des formations des collaborateurs. 

La politique de formation d’une entreprise peut être mise en œuvre à travers les actions de formation, de professionnalisation, de bilans de compétences ou encore la validation des acquis de l'expérience (VAE). 

Elle est établie à partir d’un plan de développement des compétences. 

La formation a pour but d’optimiser les performances des salariés, de préparer leurs évolutions professionnelles, et ainsi d’anticiper les changements auxquels l’entreprise doit faire face. 

L’outil GPEC peut sembler vertigineux pour une entreprise. Il est donc important de respecter les étapes. Par ailleurs, la gestion des données peut être traitée de manière extrêmement chronophage. Il est donc essentiel de s’outiller de solutions digitales.