Comment procéder à la comptabilisation de la paie ?

La paie et la comptabilité sont deux notions très différentes mais étroitement liées. 

De manière générale, une entreprise doit obligatoirement tenir une comptabilité, c’est-à-dire consigner les mouvements financiers (achats, ventes, etc.) de son patrimoine. 

Ainsi, une entreprise, dès lors qu’elle emploie des salariés, doit verser des salaires, élaborer des bulletins de paie et intégrer ces opérations à sa comptabilité. 

Pour enregistrer ces opérations, l’employeur doit alors tenir une comptabilisation de la paie, en passant des écritures de paie. 

Vous aimeriez savoir précisément ce que recouvrent les termes de comptabilisation de la paie et d’écritures de paie ? Vous voulez savoir comment réaliser la comptabilisation de la paie de votre entreprise ? PayFit vous apporte toutes les informations vous permettant de mieux cerner la comptabilisation de la paie et les écritures de paie inhérentes. 

Qu’est-ce que la comptabilisation de la paie ? 

La comptabilisation de la paie et des charges sociales consiste à enregistrer dans le journal de paie tous les mouvements financiers de l’entreprise découlant de l’embauche des salariés et de leur activité. 

On parle couramment de la comptabilisation des salaires et charges sociales.

S’agissant des mouvements financiers en lien avec la fiche de paie, on retrouve : 

• les salaires ;

• les charges sociales patronales ;

• les charges sociales salariales ;

• les impôts.

💡 Bon à savoir : le journal de paie est un registre de comptabilité dans lequel l’employeur enregistre tous les mouvements financiers liés aux versements des salaires (versement du salaire net, paiement des cotisations sociales, etc.). 

Qu’est-ce qu’une écriture de paie ? 

L’écriture de paie en comptabilité désigne le fait d’enregistrer de manière comptable les mouvements financiers en lien avec le versement du salaire. 

Voici un exemple d’écritures de paie.

Explication du tableau : 

• si vous avez versé 210 000 € pour le paiement des salaires, vous inscrivez le montant au débit du compte "salaires" ; 

• si vous avez versé 11 000 € de primes, vous inscrivez ce montant au débit du compte "primes" ; 

• si vous avez été prélevé 20 000 € au titre du prélèvement à la source, vous inscrivez ce montant au crédit du compte "prélèvements à la source".

Dans cet exemple, le tableau n’est pas entièrement rempli. Il s’agit simplement d’illustrer ce qu’est une écriture de paie.

💡 Bon à savoir : en principe, lorsque vous avez tout complété, vous devez obtenir un résultat équilibré : le montant total au débit doit être égal au montant total au crédit. 

Est-ce obligatoire de tenir une comptabilisation de la paie ? 

Presque toutes les entreprises doivent obligatoirement tenir une comptabilité et notamment, une comptabilisation de la paie. 

En effet, la comptabilité et la comptabilisation de paie sont indispensables à la bonne gestion de votre entreprise, en vous permettant de clarifier vos comptes.

C’est aussi un moyen d’être transparent à l’égard de vos potentiels investisseurs en montrant que vos comptes sont gérés à la perfection et que vous vous conformez à toutes les exigences légales en la matière. 

Comment s’effectue la comptabilisation de la paie ? 

La comptabilisation de la paie est simple : il s’agit de la comptabilité de la partie paie de votre entreprise. 

Si vous avez quelques notions de comptabilité, vous pouvez les appliquer à la paie pour obtenir la comptabilisation de la paie. 

Pour faire simple, il s’agit de classer au débit et au crédit de divers comptes vos opérations diverses relatives à la paie.

Pour faire ce classement, il faut passer des écritures de paie. 

Cela s’effectue en plusieurs étapes.

Étape 1 : Enregistrement des salaires

Il s’agit d’enregistrer le salaire et tout ce qui le compose : congés payés, primes, etc.

Il faut décomposer l’enregistrement du salaire, en créant une ligne pour chaque élément du salaire. Par exemple, vous devrez procéder à la comptabilisation de la gratification stagiaire ou encore à la comptabilisation des congés payés pour chaque salarié.

💡 Bon à savoir : il peut arriver que le salaire net d'un employé soit négatif en fin de mois. C'est le cas par exemple d’un salarié absent pendant tout le mois et qui cotise aux garanties de mutuelle. Son salaire brut est nul et si la cotisation de mutuelle reste due, alors elle est déduite du salaire. Ainsi, en cas de fiche de paie négative, la comptabilisation de la paie est tout à fait possible et devra être adaptée en conséquence en enregistrant les opérations dans les bons comptes. 

Par exemple, si le salarié bénéficie d’indemnités de prévoyance (indemnités versées au salarié par un organisme pour améliorer l’indemnisation de son arrêt maladie), la comptabilisation de ces indemnités de prévoyance en paie devra intervenir si l’indemnité transite par l’employeur. Si c’est le cas, il devra enregistrer ces opérations dans sa comptabilisation de paie. 

Étape 2 : Enregistrement des cotisations salariales

Il faut ensuite enregistrer toutes les cotisations prélevées sur le salaire puis versées aux organismes sociaux : Sécurité sociale, mutuelle, caisse de retraite et de prévoyance… 

Chacune doit avoir sa ligne dans le journal de paie. 

Étape 3 : Enregistrement des cotisations patronales

Cette fois, il s’agit d’enregistrer les cotisations patronales, c’est-à-dire les sommes que l’employeur doit verser aux organismes de protection sociale. 

C’est le cas par exemple des cotisations à l’Urssaf. 

De même que pour l’enregistrement des cotisations sociales, il faut prévoir une ligne pour chacune des cotisations patronales enregistrées. 

Étape 4 : Prélèvement à la source

Enfin, le prélèvement à la source constitue un autre mouvement financier intervenant au moment du versement des salaires. 

En effet, l’employeur est chargé de prélever l’impôt sur le revenu du salarié et de le reverser à l’Etat. 

En conséquence, s’agissant d’une opération financière, il faut l’intégrer à la comptabilisation de la paie. 

💡 Bon à savoir : pour la comptabilisation de la paie, l’exercice comptable est d’un an. Cela signifie qu’il faut procéder à la comptabilisation de la paie au moins une fois par an. 

Pour vous donner une idée concrète de la comptabilisation de la paie et des écritures de paie à passer, voici un exemple de comptabilisation du bulletin de paie dans lequel vous retrouvez les écritures comptables de la paie.

La DSN constitue parfois une étape importante en comptabilisation. En effet, la DSN et la comptabilisation sont intimement liées. Pour en savoir plus sur le rapprochement entre comptabilisation et DSN, n'hésitez pas à consulter nos fiches pratiques.

Pour aller plus loin :

• comptabilisation des cotisations de médecine du travail ;

• comptabilisation des IJSS en cas de subrogation ;

• comptabilisation du prélèvement à la source ;

• comptabilisation des tickets restaurants ;

• comptabilisation de la taxe d'apprentissage ;

• comptabilisation des avantages en nature.