Comment procéder à la comptabilisation de la gratification des stagiaires ?

En tant qu’employeur, il peut arriver que vous décidiez de recruter des stagiaires afin d’avoir un soutien et de pouvoir former un étudiant pendant une certaine période. 

Celui-ci n’est pas considéré comme un salarié puisqu’il n’est pas lié par un contrat de travail avec l’entreprise, mais par une convention de stage. Cependant, comme un salarié, le stagiaire pourra bénéficier d’une rémunération appelée gratification de stage. Cette gratification est obligatoire au-delà de 2 mois de stage et peut dans certains cas être soumise à cotisations.

Si vous décidez de verser une rémunération au stagiaire, sa comptabilisation devra figurer dans les documents comptables, ce qui signifie que vous devrez procéder à l’enregistrement comptable de la gratification des stagiaires. 

Pourquoi comptabiliser la gratification d’un stagiaire ? Quel est le compte comptable pour la gratification des stagiaires ? Comment comptabiliser la gratification ? PayFit vous éclaire. 

Pourquoi comptabiliser la gratification d’un stagiaire ? 

Lors du recrutement d’un stagiaire, la gratification de stage est obligatoire lorsque la durée du stage est supérieure à 2 mois. 

En principe, le montant de la gratification est librement fixé par l’employeur mais elle ne pourra pas descendre en dessous du montant de la gratification minimale qui équivaut à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale. Le minimum légal de gratification pour un stage d'une durée supérieure à 2 mois est de 4,35 € par heure de stage effectuée, pour l'année 2024.

L’employeur sera exonéré de cotisations sociales lorsque la gratification versée correspond au montant de la gratification minimale. Si la gratification est supérieure au minimum légal, elle sera alors soumise à cotisations et contributions sociales pour la part excédent le minimum légal. 

Par conséquent, à la clôture de l’exercice comptable, il sera important de retranscrire ses flux financiers dans des comptes comptables à la fois pour le montant de la gratification soumis à cotisations et non soumis à cotisations. 

💡 Bon à savoir : lorsque le stage a une durée inférieure à 2 mois et que l’employeur décide tout de même de gratifier le stagiaire, ce dernier sera exonéré de cotisations sociales si la gratification est égale à 4,35 € par heure de stage effectuée. De la même manière, au delà de ce montant, la gratification de stage est soumise à cotisations et contributions sociales.

Quels sont les comptes comptables pour la gratification des stagiaires ? 

La comptabilisation de la gratification des stagiaires peut se faire dans différents comptes comptables selon si la gratification est soumise à cotisations ou non et, si elle est obligatoire. 

Si l’employeur décide d’attribuer une gratification à son stagiaire, sa comptabilisation devra figurer au débit du compte 6238 intitulé « Divers - Gratification stagiaire » et au crédit du compte 467 intitulé « Autres comptes débiteurs ou créditeur ». 

La comptabilisation de la gratification non soumise à cotisations sociales devra figurer dans le compte 648 intitulé « Autres charges de personnel ». 

Comment comptabiliser la gratification d’un stagiaire ? 

Pour comptabiliser la gratification de vos stagiaires, il est important de déterminer avant tout si c’est une gratification obligatoire ou bien facultative. Cela permettra de savoir si la gratification est soumise à cotisations sociales. 

Voici plusieurs exemples de transcription d’écritures comptables de comptabilisation de la gratification des stagiaires.