Comment automatiser vos paies et vos déclarations sociales ?

Lorsque l’on entreprend, la gestion du temps disponible est un exercice complexe. Aussi, l’automatisation de divers processus chronophages devient alors un véritable allié dans la gestion de votre entreprise. C’est le cas de la paie notamment. Plusieurs options existent pour vous permettre d’automatiser cette partie et ainsi gagner en efficacité. 

 Comme il n’est pas toujours évident de prendre une décision, PayFit répond à toutes vos questions : comment internaliser la gestion de la paie ? Quel  coût représente une externalisation de la paie ? Quels sont les avantages et inconvénients d’un gestionnaire de paie interne ?

Découvrez comment simplifier votre gestion de la paie et du social.

Les principaux liés à la gestion de la paie en entreprise

Qu’est-ce que la paie ? Tout ne réside pas dans le simple versement du salaire à des employés. De nombreux autres éléments entrent en jeu lorsqu’il s’agit de créer un bulletin de salaire. La paie joue un rôle clé dans votre stratégie d’entreprise.

• conformité : primes, jours de congés, avantages en nature, heures supplémentaires, taxes et autres prélèvements sociaux, une fiche de paie est composée de nombreuses variables. Pour avoir en tête toutes les mentions obligatoires de la fiche de paie, rendez-vous sur notre article dédié “Comment faire une fiche de paie” . L’évolution des réglementations continue à impacter les bulletins de paie : l'enjeu ici étant que ces variables soient justes afin d’éviter d'éventuelles conséquences sur le plan légal et financier. Mais la gestion de la paie impacte d’autres acteurs tels que les organismes sociaux, le dirigeant ou encore l’État. Au-delà de l’aspect légal et/ou financier, c’est l’image de l’entreprise qui en patie ;

• confidentialité : la paie est un agrégat de données sensibles et stratégiques qui ne sont généralement pas rendues publiques. De ce fait, tous les éléments liés à la paie doivent être protégés. Il existe un réel enjeu de sécurisation des données que vous ne devez pas sous-estimer lorsque vous souhaitez changer de prestataire de gestion de la paie ou effectuer vos toutes premières fiches de paie ;

• climat social : une bonne gestion de la paie favorise un bon climat social. La gestion de la paie et des RH répond désormais à de nouvelles attentes. Le besoin de transparence des collaborateurs à une importance considérable. Recevoir un bulletin de salaire à temps, avoir accès à ses documents RH ou sont des éléments à ne pas négliger dans sa politique d’entreprise.

Les différentes options de gestion de la paie 

Lorsque l’on est une TPE ou une PME, plusieurs options sont envisageables en matière de gestion de la paie. Passons en revue l’ensemble de ces options et ce qu’implique chacune d’entre elles. 

Externalisation de la paie

Vous pouvez confier la gestion de vos paies à un expert-comptable. Celui-ci est chargé de la paie et des déclarations sociales mais également de tâches ponctuelles comme par exemple, de réaliser les avenants sur les contrats. Il peut également vous apporter son aide sur des sujets d’optimisations fiscales, vos procédures juridiques, etc. Cette option est souvent choisie par crainte de se perdre dans la complexité de la paie, en cas de pénurie du personnel ou par volonté d’économiser du temps. Toutefois, travailler avec un expert-comptable requiert une grande implication de votre part. En effet, de nombreux allers-retours par mail / par téléphone sont nécessaires pour transmettre toutes les informations nécessaires à l’édition des bulletins. En moyenne, 1 à 3 jours d’échanges sont nécessaires.

Internalisation de la paie

L’internalisation de la paie peut se faire de deux façons : via un gestionnaire de paie qui intervient directement en entreprise ou grâce à un logiciel de gestion de paie en ligne. 

➡️ Méthode 1 : Avec un gestionnaire de paie

Comme l’expert-comptable, votre gestionnaire de paie s’occupe de la paie et des déclarations sociales. Mais sa mission ne s’arrête pas là. Création du bilan social, élaboration de tableaux de bord RH, suivi de la masse salariale, votre gestionnaire fait un travail de fond vous permettant de prendre du recul sur vos ressources humaines et d’en avoir une vision globale. Il devient un intermédiaire entre votre service RH et les départements finance, légal, etc.

Toutefois, internaliser la paie via un gestionnaire implique le recrutement d’une nouvelle recrue en interne. Il vous faudra donc dédier du temps à ce recrutement afin d’éviter toute erreur de casting. Comme expliqué précédemment, les enjeux liés à la paie sont sensibles et le risque d’erreur est bien présent. Ces erreurs commises en interne peuvent coûter cher à l’entreprise. Ceci représente un coût supplémentaire pour l’entreprise. Une fois cette nouvelle recrue trouvée, il devra se former en continu pour être à jour sur l’évolution des réglementations et ainsi gérer solidement ses paies. 

➡️ Méthode 2 : Grâce à un logiciel de gestion

Si vous décidez en revanche d’internaliser votre paie avec une solution connectée, vous aurez l’embarras du choix. Il existe une large palette de solutions offrant des possibilités très diverses. Gestion de la paie, modules d’intégration des congés et notes de frais, toutes les solutions ne proposent pas les mêmes options.

La plupart prennent en charge l’édition et la vérification des bulletins. Certaines solutions vous permettent de  gérer vos documents juridiques (certificats de travail) et les éléments de rémunération annexes (congés, primes, notes de frais) sont directement intégrés à la solution. C’est par exemple le cas de PayFit. 

L’entreprise gagne en autonomie : une plus grande visibilité est possible grâce à des fonctionnalités d'export de données stratégiques ou de tableaux de synthèses. Sur PayFit, la simulation d’un bulletin avant édition vous permet de gagner en visibilité et de piloter votre politique salariale simplement. De leur côté, les salariés apprécieront le fait de pouvoir directement faire leurs demandes de congés et de notes de frais via le logiciel. En ce qui concerne leur utilisation, elle ne nécessite pas de connaissances poussées en paie : le logiciel de gestion de la paie en ligne effectue tous les calculs chronophages avec les taux en vigueur. Ceci garantit également une plus grande fiabilité des bulletins.

Trouvez une solution de gestion de la paie qui réponde le mieux à vos besoins nécessite un travail de recherche en amont.

Choisir son logiciel de paie : les critères à prendre en compte

Comment bien choisir son logiciel de paie ? Passons en revue tous les critères qui vous permettront de faire un choix éclairé quant à votre solution d’internalisation de la paie. 

• édition automatique des bulletins et des déclarations : tout le monde ne dispose pas de connaissances spécifiques en paie. Aussi, votre outil doit vous orienter dans votre façon de renseigner les différentes variables de paie. Sur PayFit, après un paramétrage de votre compte par nos équipes, vous êtes guidé dans l’utilisation de la solution par des gardes-fous. Ceux-ci préviennent d’éventuelles erreurs. Enfin, une solution qui génère votre DSN suite aux informations que vous renseignez vous permet de gagner un temps précieux ;

• gestion des différentes variables paies (congés, absences, du temps de travail et des notes de frais) : pour compléter votre module paie, un logiciel avec des fonctionnalités SIRH vous permettra d’alimenter certaines informations relatives à l’édition du bulletin de paie. Par exemple, PayFit propose un module de gestion du temps de travail afin de vous permettre de calculer les heures supplémentaires et de les ajouter ou non automatiquement aux bulletins de salaire concernés ;

• un service social pour répondre à vos questions : que ce soit pour assurer le paramétrage de votre compte ou vous aider dans votre transition avec votre précédent système de gestion de la paie, un support client est indispensable. Ce dernier pourra vous accompagner dans vos problématiques RH.

Vous êtes DRH, dirigeant général ou directeur financier et vous souhaitez en savoir plus sur notre solution de gestion de la paie destinée au PME ?