Comment réussir un offboarding d'un collaborateur ?

Pendant la crise du Covid, vous avez probablement dû vous séparer de certains de vos collaborateurs. Quel que soit le motif de départ, ce moment peut s’avérer délicat tant pour l’employé sortant que pour votre entreprise.

L'offboarding, ou la façon dont vous allez gérer le départ d’un collaborateur, peut avoir un impact considérable sur la productivité de votre entreprise, la qualité de vie au travail, mais aussi sur l’attractivité de votre marque employeur. 

Comment faire de cette étape clé de l’expérience collaborateur un levier de performance et une opportunité de faire rayonner votre culture et vos valeurs ? 

Nos RH vous proposent une méthodologie d’offboarding en 3 étapes clés : l’entretien, la passation de poste et le départ du salarié. 

Étape 1 - Comment maintenir un climat de confiance grâce à l'entretien individuel ?

Retours des salariés

Recueillir le retour d’expérience du collaborateur sortant est une étape cruciale qui vous permettra à l’avenir d’affiner votre stratégie de rétention et de fidélisation des talents. 

Quel que soit le motif de départ, il est important de vous montrer à l’écoute de votre collaborateur. 

Vous pouvez commencer par lui demander quelles étaient ses attentes dans les domaines ci-dessous au début de son aventure :

• intérêt pour les projets ;

• diversité des missions confiées ;

• charge de travail ;

• flexibilité ;

• culture d’entreprise, ambiance de travail et cohésion d’équipe ;

• évolution salariale ;

• formation ;

• opportunités de carrière en interne et possibilités d’évolution.

Il serait intéressant de comprendre, parmi tous ces points, ceux qu’il a appréciés et pourquoi. Puis quels seraient, selon lui, les axes d’amélioration ? 

Dans un second temps, vous pouvez recueillir le point de vue de votre collaborateur sur vos rapports manager/managé et sur la qualité de vos échanges. Voici quelques pistes :

• La fréquence de nos entretiens hebdomadaires te convenait-elle ? Pourquoi ?

• Mes explications et mes conseils ont-ils été assez clairs ?

• Ai-je été suffisamment accessible et disponible pour toi ?

• T’es-tu senti en confiance lors de nos entretiens individuels ? Pourquoi ? 

• M’as-tu trouvé à l’écoute ? 

• Qu’as-tu pensé de mon style de management ? Te correspondait-il ? Si non, de quoi aurais-tu eu besoin ?

• As-tu d’autres remarques pour me permettre de m’améliorer en tant que manager ?

"Pour que cet échange soit constructif, il serait préférable de valoriser l’écoute active. Vous adopterez ainsi une démarche de prise de responsabilité plutôt qu’une posture de réactivité".

Le conseil d’Angélique - manager RH

Communication et transparence

Afin de maintenir une atmosphère sereine pour tous les employés, il est primordial de mettre en place une stratégie de communication interne efficace. A cette étape, la transparence est de mise et peut vous permettre de renforcer la confiance et l’engagement de vos équipes. 

Lors de la réunion d’équipe qui suivra, il serait pertinent de traiter de trois points clés :

• implication du collaborateur dans les projets en cours ;

• remplacement ou non du collaborateur ;

• reprise potentielle de ses sujets par ses collègues après son départ.

Renforcement de la cohésion d’équipe

Quel que soit le motif, le départ d’un employé peut avoir un impact non négligeable sur la cohésion d’équipe. 

En tant que manager, nous vous recommandons d’être davantage à l’écoute de vos collaborateurs durant cette période charnière. N’hésitez pas à leur poser des questions durant leurs entretiens hebdomadaires : 

• Comment vivent-ils l’annonce du départ ? 

• Comment appréhendent-ils leur éventuelle charge de travail supplémentaire ?

• Comment perçoivent-ils le climat ambiant ? 

Pendant la période de passation, il est important de renforcer la cohésion d’équipe à travers des activités et teambuildings. 

Remerciements

💡 Bon à savoir : si la collaboration se termine en bons termes, nous pensons qu'il est important d'aider les collaborateurs dans la suite de leur aventure professionnelle. Chez PayFit, les managers leur proposent donc généralement de faire une lettre de recommandation à leur départ.

Votre bienveillance pourra même aller jusqu’à favoriser l’embauche de vos salariés boomerang. À moyen ou long terme, l’employé pourrait avoir envie de réintégrer votre entreprise. Il aura alors acquis de nouvelles compétences, et sera déjà au parfum de l’organisation, du fonctionnement et des valeurs de votre entreprise. 

"Dans certains cas, vous pourriez même envisager d’accompagner votre employé sortant dans sa recherche d’emploi. Cela l’aidera à rebondir et à retrouver du travail".

Le conseil d’Angélique - Directrice Stratégie RH

Étape 2 - Offboarding réussi : assurer la continuité opérationnelle grâce à la passation de poste

Transmission des compétences et savoir-faire

La passation est une étape clé permettant la rétention des compétences. Il est important de veiller à ce que le départ d'un collaborateur n'entraîne pas le désengagement de ses pairs qui, dans certains cas, seront amenés à reprendre certaines de ses tâches.

Tentez de sonder votre employé : est-il disposé à participer activement à la passation de poste ? En tant que manager, vous pourrez lui demander de créer un livret de passation où il consignera l’ensemble de son travail et les descriptions des processus propres à son métier. L’objectif est de faciliter la transmission des savoirs pour son successeur ou ses collègues.

Avec l’accord de l’employé sortant, vous pouvez organiser des sessions de “shadowing”, soit des moments où les membres de l’équipe pourront l’observer à l'œuvre.

Récupération du matériel et suppression des accès aux logiciels

Le jour du départ, il vous faudra récupérer son matériel. Anticipez cette étape en créant une liste de matériel adaptée en fonction du poste du salarié : 

• ordinateur et chargeur ;

• téléphone portable ;

• badge ;

• carte de crédit de l’entreprise, etc.

💡 Bon à savoir : de manière générale, l'usage et la restitution du matériel de l’entreprise doivent obéir à des règles prévues entre les parties, afin d’éviter tout abus de la part du salarié.

Étape 3 - Comment renforcer votre marque employeur via l'offboarding ?

Maintien du contact à moyen et long terme

Si en tant que manager, vous avez tissé des liens professionnels forts avec votre ancien collaborateur, essayez de garder le contact. N’hésitez pas à le rappeler après son départ afin de savoir comment se déroule la prise de poste dans ses nouvelles fonctions. Sur le long terme, vous pourriez garder le contact par mail ou sur LinkedIn. 

Impressions des intervenants de l’offboarding

Après le départ, vos RH se chargeront d’envoyer un sondage à toutes les parties prenantes de ce processus de départ : vous en tant que manager, l’ancien collaborateur et les membres de votre équipe. L’objectif est de récolter leurs impressions sur le déroulé de l’offboarding. Les données recueillies permettront de :

• mieux comprendre les raisons du départ ; 

• optimiser la rétention des talents ;

• préserver l’engagement des équipes.

Prise de température régulière de l’équipe

Suite au départ de votre collaborateur, nous vous conseillons de sonder régulièrement votre équipe lors de vos réunions, puis individuellement lors de vos entretiens individuels :

• Comment vivent-ils le départ de leur collègue ?

• Comment gèrent-ils l’éventuelle charge de travail supplémentaire ? 

• Comment se passent les relations avec la nouvelle recrue ?

Création et développement d’un réseau d’anciens

Vous pouvez créer un réseau d’anciens collaborateurs sur LinkedIn. Ils pourront ainsi devenir des référents, et peut-être même vous présenter de nouvelles recrues !