Management de la performance : évaluer pour évoluer

Mercredi 11 décembre 2019, nous recevions Maureen Morin, Customer Manager chez Javelo, solution de management de la performance. L'occasion de revenir sur les bonnes pratiques pour mesurer et suivre la performance des salariés dans un seul but : les aider à grandir sur leurs missions.

Retour sur cette 3ème édition des HR Stories où intervenait également Amandine Braillard, DRH France chez PayFit.

Les intérêts de l'évaluation dans l'entreprise

Evaluer, c'est identifier les points forts chez les collaborateurs, ainsi que les axes d'amélioration sur lesquels il va falloir travailler. L'objectif après avoir identifié ces points sera de constituer un plan de développement qui couvrira l'ensemble de l'année. Evaluation et évolution sont donc étroitement liées.

On voit aujourd'hui émerger de grands enjeux qui sont liés aux nouvelles méthodes de travail comme les projets en mode transverse par exemple, qui impliquent plusieurs équipes de l'entreprise : les personnes qui peuvent être à l'origine d'évaluation sont donc alors multiples.

De quoi ont besoin les collaborateurs ?

C'est la question que l'on peut se poser avant toute chose. Maureen Morin part d'une étude américaine qui fait ressortir 3 grands besoins de la part des employés :

• ils ont besoin de reconnaissance ;

• ils ont besoin que leurs managers leur disent "voilà ce que j'attends de toi dans le contexte plus global de l'entreprise" ;

• ils ont également besoin de retours réguliers, notamment sur les trois derniers mois.

Chez PayFit, nous mettons en avant le côté "coach" du manager : le manager n'est pas uniquement là pour dire que le collaborateur a bien fait ou mal fait son travail, être un bon manager c'est surtout être là pour l'aider à mieux réaliser ses tâches et pour le mettre dans une position qui lui permet de réussir ses missions.

Les différents types d'évaluation

L'entretien annuel et l'entretien de mi-année

Aujourd'hui, on parle beaucoup de la mort de l'entretien annuel. On se pose alors une question : "Comment réinventer l'entretien annuel ?".

"L'entretien annuel est devenu une routine pour de nombreux managers qui ne se rendent plus compte du sens de cet exercice".

Maureen Morin - Customer Manager chez Javelo

Pour réinventer l'entretien annuel, on peut l'aborder sous une forme différente.

Par exemple, on peut scinder ce moment en deux périodes distinctes au cours de l'année :

• une période dédiée à l'évaluation de la performance, au bilan des compétences ;

• une période dédiée à l'évolution plus globale de l'employé au sein de l'entreprise.

L'objectif reste cependant inchangé : le manager doit pouvoir donner un objectif, fixer un cap à ses collaborateurs.

L'avènement du suivi plus continu

L'entretien trimestriel peut être une solution à ce désamour pour l'entretien annuel.

Il s'agit ici de consacrer un moment tous les 3 mois pour faire un bilan de la période passée, parler des difficultés rencontrées et passer un moment pour définir les grandes lignes du trimestre suivant. L'objectif : définir comment le manager peut accompagner son collaborateur pour les trois prochains mois.

De son côté, Amandine estime qu'en un an, il peut se passer beaucoup de choses : exit donc l'entretien qui a lieu une fois par an uniquement, il faut définir des moments d'évaluation plus réguliers.

Mais pour y parvenir, il est nécessaire de poser un cadre, un template unique pour l'ensemble des équipes.

Voici un exemple de template pour les performance reviews.

Parler de la performance et des objectifs est une chose, mais il ne faut pas négliger l'aspect humain : c'est pour cette raison qu'une grande partie de cet entretien est dédiée à ce que ressent l'employé, à ce que son manager aurait pu faire pour que l'épanouissement de son collaborateur soit encore plus grand.

On a ensuite une partie dédiée aux objectifs, obligatoire pour que l'on puisse ensuite évaluer la performance des employés. Cela permet également de donner de la visibilité au collaborateur afin qu'il puisse se projeter et savoir sur quels points il sera le plus attendu : c'est la seule façon de savoir si les objectifs sont atteints... ou pas.

"Pour réduire le stress des managers, on a rédigé un document pour qu'ils se sentent plus à l'aise avec ce système d'entretien trimestriel, avec des questions types sur lesquelles ils peuvent s'appuyer. Pour aller plus loin, nous avons également mis en place des ateliers (2h par groupe de 10) pour les former sur ces aspects".

Amandine Braillard - DRH France PayFit

Il est aussi important de définir une période de test de cette nouvelle version de l'entretien annuel, sur 3 mois par exemple, pour pouvoir ensuite procéder à des ajustements selon les retours des managers et des employés, pour donner de la flexibilité à toute l'entreprise.

L'évaluation collective "360"

Bien sûr, le fait d'aller vers du feedback en continu donne très envie mais, comme tout changement de culture, cela prend beaucoup de temps et ne viendra pas tout seul.

C'est pour cette raison que Maureen Morin conseille de mettre en place quelques rituels dans l'année pour instaurer petit à petit l'habitude au sein des équipes. Une bonne manière de faire peut être de commencer par instaurer des "feedback positifs" : tout le monde dans l'entreprise répond à 3/4 questions tournées sous un angle "positif" sur tous les membres de l'entreprise.

Pour que cela se mette en place de façon saine, il est important de ne pas lier ce type d'évaluation à l'entretien annuel afin de le décorréler de l'évaluation pure. Cela peut aussi être intéressant de commencer sur une partie de l'entreprise, de communiquer de manière ultra transparente et surtout d'axer la restitution du 360 sur la construction d'un plan de développement sur l'année.

Le "check-in"

A ces entretiens, on peut également ajouter des check-in réguliers qui permettent au manager et au collaborateur d'échanger, pendant une vingtaine de minutes de façon récurrente (par exemple tous les mois), sur les missions en cours et les points qui sont à améliorer pour aller plus loin sur la période à venir.

Voici quelques conseils pour mettre en place ce nouveau calendrier d'entretiens au sein de l'entreprise.

Le plan d'évolution des salariés

Le plan d'évolution est directement lié à l'évaluation de la performance de l'employé. On va répondre à la question "comment faire pour que l'employé soit plus performant demain ?"

La règle des 70/30

Cette règle veut dire que 70 % du plan de développement doit être dédié à l'auto-formation. Cela peut, par exemple, dire que le collaborateur doit passer du temps avec d'autres employés de l'entreprise pour développer ses compétences et ses connaissances du produit : ce sont des choses qu'il peut mettre en place lui-même.

Les 30 % restants sont consacrés aux formations externes : l'employé ne peut pas tout avoir à portée de main, il faut donc penser à lui apporter "plus" : cela peut être le fait d'accéder à des conférences, à des livres qui traitent d'un sujet en particulier, ou encore des formations plus poussées dans certains domaines.

La discussion de carrière

Quelles sont les perpectives d'évolution de l'employé ? Cette discussion, menée tous les 6 mois, n'est pas liée à l'évaluation de la performance.

Il s'agit plutôt ici de prendre le temps de parler des ambitions du salarié, de ce vers quoi il aimerait tendre dans l'avenir : souhaite-t-il plutôt évoluer vers un poste de manager, ou est-il plutôt sur une évolution horizontale afin de voir autre chose au sein de l'entreprise ?

L'objectif ici est de désacraliser le management : ce n'est pas une évolution en soi. On peut devenir un très bon Individual Contributor comme être un très bon manager.

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