Formation au travail à distance : comment guider les managers ?

Depuis la crise du Covid, 33% des collaborateurs attendent en priorité de leur service RH que celui-ci améliore leur bien-être et leurs conditions en télétravail.*

Si l’on en croit ce chiffre, les risques de fuite des talents avec un management à distance inadéquat seront démultipliés. Il paraît donc indispensable de former le manager pour qu’il adapte ses techniques de communication et de suivi, et change sa posture. 

En tant que RH, vous êtes la clé d’un bon management à distance ! Vous pouvez aider le manager, pilier du changement et garant de l’épanouissement de ses équipes, à s’adapter aux transformations en cours.

Entre micro-management et délaissement des équipes, comment trouver le bon équilibre ? 

Chez PayFit, nous avons mis en place plusieurs formations et guides pratiques pour accompagner nos managers dans le Work from Anywhere, modèle de travail flexible déployé en juillet 2020. Angélique Chegaray, Directrice Stratégie RH chez PayFit, vous a concocté une liste de conseils faciles à mettre en place dès aujourd’hui dans cet article.

Quels sont les écueils du management à distance ?

Mal géré, un management à distance peut mener à 4 écueils principaux. 

1. Perte de confiance

2. Perte de lien social

3. Baisse de l’engagement

4. Fuite des talents

DRH : comment créer un environnement propice et fournir les bons outils ?

En tant que RH, vous jouez un rôle prépondérant dans la montée en compétence des managers. S’ils ne sont pas conscients des changements qui doivent s’opérer dans leur approche à distance, il vous appartient d’impulser de nouvelles politiques et de leur fournir les clés et outils pour les faire monter au niveau attendu par les équipes. 

Pour cela, plusieurs actions sont possibles : 

1. La formation

Celle-ci peut leur permettre d’être guidé à travers des chapitres clairs et structurés, à l’aide de conseils actionnables.

Première partie de la formation via des vidéos 

Vous pouvez penser à du microlearning, qui consiste en plusieurs vidéos courtes, découpées par sujets (feedback, reconnaissance, productivité…). Cela permet à chacun de suivre la formation en ligne de son côté et à son rythme. Nos RH ont par exemple créé des vidéos de 5 minutes via l’outil Loom, mises à disposition des managers sur notre plateforme.

Mise en pratique en présentiel via un workshop 

Cela vous permet de proposer des workshops plus courts en digital, en les fractionnant par thématiques pour permettre une meilleure assimilation des concepts. Vous pouvez également penser à des exercices de jeux de rôle et de simulation, toujours en permettant aux participants de poser toutes leurs questions ! 

📒 L’exemple chez PayFit : nous avons développé une formation en 9 étapes à l’aide de nombreuses vidéos didactiques extra concrètes. En 1 heure 30, les managers pourront maîtriser une dizaine de compétences à distance : reconnaissance, réassurance, mais aussi leadership et communication ! 

2. Les politiques budgétaires

Pour accompagner les collaborateurs de manière plus matérielle, il peut être pertinent de penser à leur aménagement en télétravail. Par exemple, leur permettre de se doter d’équipements : un écran, une chaise, un réhausseur pour ordinateur, une souris, un double écran… 📜 Les conseils d’Angélique : “chez PayFit, nous avons mis en place une enveloppe budgétaire de 150 euros par PayFiter et par an, et nous participons à hauteur de 50% du matériel qu’ils achètent dans ce cadre. Mais vous pouvez aussi prêter de l’équipement que vous avez à disposition, notamment si vous êtes en télétravail permanent et n’avez pas besoin de doubles de vos équipements.”

3. L’organisation du travail et le cadrage de la flexibilité

Pour que le manager fasse bien son travail, il est important de lui fournir un cadre structuré. Pensez notamment à répondre à toutes ses questions sur le nombre de jours possibles en télétravail, les lieux autorisés pour travailler, les horaires…

4. Les outils

Vous aurez besoin de nombreux outils et logiciels pour améliorer l’accompagnement fourni à distance aux collaborateurs. 

Rôle du manager : soutenir les équipes et susciter l’engagement

Une fois les risques anticipés et votre accompagnement RH mis en place, les managers peuvent travailler, notamment grâce aux formations mentionnées précédemment, sur plusieurs éléments.

1. Adapter la posture

Avant tout, il est important qu’ils soient conscients de leur posture et de l’image qu’ils renvoient, pour pouvoir ensuite la corriger et l’adapter. 

• La réassurance : montrez l’exemple en affichant un but et une posture sereine. 

• La confiance : responsabilisez vos salariés, ils n'en seront que plus investis et épanouis.

• La flexibilité : préservez leur équilibre vie privée-vie professionnelle en étant flexible sur leurs horaires.

• La remise en question entre managers : tirez profit des apprentissages de vos pairs ! 📜 Le conseil d’Angélique : l’un de nos collaborateurs n’était pas du tout à l’aise en télétravail. Son manager lui a donc proposé de mettre en place 2 demi-journées de “coworking à distance” avec le reste de son équipe. Cela consistait en des moments où l'équipe se connectait sur Zoom de chez soi, et avait l'impression de travailler ensemble. Après avoir fait plusieurs feedbacks et sondages, l’ensemble de l’équipe a trouvé un nouvel équilibre qui mêlait points individuels, plages horaires sans aucune communication écrite pour ne pas perdre en concentration, et moments de coworking à distance. Ils ont gagné en motivation et en productivité !

• La bienveillance envers vous-même : prenez soin de vous, et donnez envie à votre équipe d’en faire autant !

💡 Deux comportements à favoriser : la responsabilisation et le lâcher-prise. L’un des plus gros risques pour votre relation avec vos collaborateurs est que vous tombiez dans le micro-management, ou “l’espionnage à distance”. Si vos salariés étouffent, ils ne seront ni épanouis, ni productifs !

2. Sonder l’humeur des collaborateurs

Chez PayFit, nous cherchons à savoir comment se portent les PayFiters de 3 manières différentes. 

Le ressenti 

Tout d’abord, nous les encourageons à nous communiquer comment ils se sentent. Par exemple, lors d’une réunion d’équipe, nous les invitons à utiliser ces émojis, pour nous dire : ❤️ s’ils sont davantage stressés, dépassés, ou pas épanouis ; 🧡 s’ils pourraient aller mieux mais que leur état est convenable ; 💚 s’ils se sentent bien. 

Nous pouvons ensuite leur demander d’expliciter leur couleur en une phrase, puis de nommer une autre personne qui présentera à son tour son humeur. Il est important de laisser la place à toutes les émotions, et de ne pas invalider les émotions de qui que ce soit. 

Si une personne ne va pas bien, chacun peut ensuite la soutenir à sa façon pour qu’elle ne se sente pas trop isolée.

La réflexion 

Ensuite, nous les faisons réfléchir et partager leur ressenti. Le but est de comprendre comment une situation donnée les affecte, et de les partager avec l’équipe ou le manager pour combattre l’isolement. 

Par exemple, organisez à la fin de chaque semaine un appel de 30 minutes appelé “feu de camp”. Chacun met en fond de son visio (Zoom, Hangout…) un feu de camp, et partage :

• une chose pour laquelle il est reconnaissant ;

• une chose qui a été dure la semaine passée.

Nous conseillons de faire ça par groupes de 5 à 6 personnes maximum. Cela contribue grandement à renforcer les liens et établir des bases saines et bienveillantes. 

Les sondages

Finalement, nous envoyons des sondages à nos équipes ! Cela permet de comprendre directement leur humeur et de diversifier les méthodes. 

Epanouissement, productivité, lieu de travail, projections… Retrouvez notre modèle de sondages dès maintenant. 

📒 L’exemple chez PayFit : nous envoyons un sondage toutes les 3 semaines pour prendre le pouls des collaborateurs. Notre DRH partage ensuite les chiffres et tendances essentiels aux réunions globales, réussites comme échecs.

💡Vous pouvez, pour procéder, utiliser diverses plateformes (Typeform, Survey Monkey, etc.). 

3. Affiner la communication

Ensuite, il convient de trouver les meilleurs canaux et rythmes de communication. 

📜 Les conseils d’Angélique : incitez les managers à renforcer les communications, par exemple en doublant les réunions hebdomadaires et en étant plus présent sur Slack (ou autres messageries instantanées). Il faut aussi qu’il choisissent les bons canaux : favoriser les appels aux communications écrites pour les feedbacks, demander à leur équipe d’allumer sa caméra durant les visioconférences, et employer les outils qui conviennent le mieux, comme mentionné précédemment.

4. Mettre en place des interactions sociales

Le rôle d’un manager est aussi d’assurer l’intégration et la cohésion de son équipe à distance. Pour cela, plusieurs actions sont possibles. 

5. Adapter le style managérial 

Vous pouvez exploiter les informations précédentes en fonction des besoins spécifiques de chacun. N’hésitez pas à les considérer comme un “supermarché à idées”, à en affiner certaines et en trouver de nouvelles !

📜 Les conseils d’Angélique : d’abord, aidez vos managers à identifier les besoins de leurs collaborateurs. Par exemple, des parents auront besoin de plus de marge de manœuvre en matière d’horaires de travail et seront parfois moins réactifs. D’autres collaborateurs auront peut-être besoin de soutien additionnel en période de crise. Ensuite, rappelez-leur d’adopter les pratiques qui correspondent le mieux. Des bonnes pratiques à l’échelle de l’entreprise ne seront pas forcément les plus pertinentes pour eux et l’entreprise, donc soyez attentif à cela !

*D’après une étude réalisée auprès de 1021 répondants par Happydemics et PayFit en avril 2020