Espaces de travail : des mesures post-Covid au réagencement de demain

1 décisionnaire sur 2 estime que d’ici 5 ans, les bureaux seront uniquement des espaces de travail collaboratifs : tel est le résultat du sondage que nous avons réalisé lors de notre webinar avec Bureaux A Partager, le site pour trouver le bureau idéal partout en France. Alors que 75% des Français sont en télétravail depuis plusieurs mois*, de nombreuses entreprises ont dû ces dernières semaines réorganiser le retour au bureau de leurs équipes. Pour faire face à des impératifs sanitaires sans précédent et l’émergence d’une vision nouvelle des espaces de travail, il s’agit pour elles de prendre en compte plusieurs éléments. Adaptation des espaces, communication, responsabilisation, réorganisation des modes de travail… 

Suite à notre live avec Bureaux à Partager, nous avons établi pour vous :

• une checklist des mesures sanitaires à respecter à court terme

• des idées et points de vigilance pour vos bureaux à moyen et plus long terme

Projections à court terme : repenser l’organisation de vos bureaux

1. Adaptation des espaces de travail : les règles à suivre 

Un retour au bureau en bonne et due forme passera par la gestion de plusieurs facteurs. 

Densité de l’espace

Dans un premier temps, il sera fondamental de prendre en compte la densité de l’espace, et la place de vos équipes dans celui-ci. Chaque personne doit se voir allouer 4m2 d’espace personnel, et 1 mètre d’écart doit se trouver entre vos collaborateurs.

💡 Vous pouvez par exemple appliquer un marquage sur un bureau sur deux pour le maintenir inoccupé, et d’arranger les espaces de travail en quinconce. Le repositionnement du mobilier est également à prendre en compte. 

Sens de circulation

Dans un second temps, pensez à mettre en place un sens de circulation dans les bureaux, couloirs et escaliers, pour limiter les interactions durant les déplacements.

Port du masque

Pour une reprise de l’activité en présentiel, il est également vital d’insister sur le port du masque pour assurer la santé et la sécurité de vos collaborateurs dans l’espace qu’ils réinvestissent.

Mesures d’hygiène

Ensuite, il faudra accorder de l’importance aux mesures d’hygiène : aérez les espaces, désinfectez les surfaces fréquemment (bureaux, poignées de portes…), et renforcez la présence des services de ménage.

Espaces communs et réunions

Tâchez de repenser le rapport de vos équipes aux espaces communs et aux salles de réunion. Limitez le nombre de réunions, et laissez toujours un siège sur deux inoccupé. Quant aux espaces de convivialité, tels que la cuisine ou le salon, il faudra les fermer durant un temps ou bien les adapter et les désinfecter régulièrement.

Voici par exemple comment PayFit a repensé ses espaces de travail suite au déconfinement :

2. Communication interne : les bonnes pratiques

Outre l’adaptation des espaces, la communication quant aux nouvelles mesures est fondamentale : c’est elle qui assurera leur respect. 

Sur ce sujet, chaque entreprise est libre d’adapter son style et ses méthodes de communication à sa culture. Slack (communications écrites rapides), emails, Zoom (outil de visioconférence) ou encore Kahoot (plateforme interactive pour tester la compréhension des collaborateurs et les inclure davantage dans les nouvelles démarches) pourront être utilisés, mais il faut noter que les communications orales sont à privilégier pour assurer une bonne adoption des mesures. 

3. Responsabilisation : le rôle de chacun

Tous les employés jouent un rôle important dans la sécurité des espaces de travail. Il revient donc à chacun de se responsabiliser. Si vos employés sont en flex office, permettez-leur de changer de bureau chaque jour. Mais demandez leur également de choisir un bureau qu’ils garderont du matin au soir. 

4. Modes de travail : une évolution inéluctable

La réorganisation des modes de travail est importante pour assurer une réouverture des bureaux en accord avec les mesures sanitaires imposées. Pour cela, deux éléments clés sont à privilégier : 

1. le télétravail, qui permet de limiter la densité dans les bureaux et de proposer un roulement des salariés ;

2. une organisation générale plus individuelle : davantage de communications écrites et moins de réunions.

Projections moyen et long terme : préparer l’avenir des bureaux 

1. Nouvelle organisation 

Nombreux sont les employés qui jouissent d’un meilleur équilibre vie privé-vie professionnelle depuis l’évolution de leur mode de travail. Plusieurs experts déclarent que la liberté accrue quant à la présence dans les bureaux ne fera que s’intensifier. 53% des décisionnaires interrogés lors de notre webinar estiment que d’ici 5 ans, les bureaux tiendront un rôle d’espaces collaboratifs, et ne seront plus fréquentés au quotidien*. 

Les entreprises réagissent différemment, en fonction de leur taille, de leur ancienneté et de leur culture d’entreprise. Quelques unes se tournent vers du “full-remote”, certaines vers des politiques de télétravail très flexibles, quand d’autres souhaitent plus que jamais garder une proximité géographique avec leurs employés, en exigeant une présence dans les bureaux cinq jours par semaine.

PSA va par exemple généraliser le télétravail dès la rentrée. Le constructeur automobile envisage de réduire la présence de ses employés dans l’entreprise à 1,5 jour par semaine, en gardant le volontariat comme règle fondamentale. 

De son côté, la startup Alan offre la possibilité à tous ses salariés de travailler d’où ils le souhaitent, tant qu’ils demeurent dans le même fuseau horaire. L’entreprise envisage même d ’ouvrir de petits bureaux ou de louer des espaces de coworking dans les villes où plusieurs salariés résident désormais. 

2. Nouveaux matériels et aménagements 

Nombreuses sont les entreprises qui imaginent les aménagements de demain. 

Facebook a par exemple expérimenté la réalité mélangée pour élaborer des modèles futuristes d’installation, avec notamment des écrans visuels flottant dans les airs, pouvant être redimensionnés. 

De son côté, Woods Bagot, un cabinet d'architecture australien, a dessiné l’agencement potentiel de nouveaux bureaux. Il insiste, au-delà de la réduction de la densité et de l’intensification des mesures d’hygiène, quant à l’importance de la culture et de la performance ; et inclut dans chacun de ses schémas le fait qu’une partie des employés restera en télétravail. 

3. Prédictions

Les autres prévisions sur le futur des bureaux sont nombreuses, des plus standards aux plus extravagantes : 

• signalisation au sol et ventilation renforcées, hygiène accrue - lignes au sol, dans l’ascenseur et sur les murs, filtration de l’air et utilisation de dessous d’ordinateurs en papier ;

• bureau à distanciation sociale - 1 mètre d’écart entre chacun ;

• bureau à cloisons - séparation de chacun par des cubicules ;

• reconstruction des espaces - pour des couloirs moins étroits notamment.  

• technologie sans contact - comme les “contactless pathways” ou chemins sans contact pour permettre aux employés de se balader dans les bureaux sans rien toucher. Cela ira de pair avec des mobiliers plus adaptés aux nouvelles mesures d’hygiène. Le bureau “comme-à-la-maison” qui comporte notamment fauteuils et canapés n’est effectivement pas compatible avec une désinfection fréquente et sera peut-être voué à disparaître. 

Si les avis divergent, une certitude demeure : la crise du Covid-19 affectera à long terme l’organisation des espaces de travail. Il conviendra de trouver de nouveaux repères pour assurer une sécurité permanente des équipes.