PayFit vu par PayFit : enchanter le quotidien des collaborateurs

Chloé a rejoint PayFit en Mai 2018. En tant qu'Office & Happiness Manager, elle s'assure de fournir aux PayFiters un cadre de travail hors du commun qui leur permet d'être à la fois heureux et efficaces.

Grâce à PayFit, elle gagne du temps sur les tâches chronophages à faible valeur ajoutée et peut ainsi se consacrer à ce qui lui plaît vraiment : créer une expérience employé conviviale, dans laquelle les employés peuvent s'épanouir professionnellement et humainement.

Mon rôle ? Le couteau suisse qui assure le bien-être et l’épanouissement des PayFiters

J’ai rejoint PayFit en mai 2018 après une première expérience en tant que Happiness Officer dans un grand groupe Lillois. J’ai eu envie de relever de nouveaux défis au sein d’une structure en croissance, un environnement où tout reste à faire.

Aujourd’hui mon rôle chez PayFit s’articule autour de deux piliers :

1- Assurer le bien-être des salariés

Je participe avec les équipes RH à la définition et à l’implémentation des programmes d’onboarding, destinés à faciliter l'arrivée des nouveaux salariés. Notre ambition est de proposer la meilleure expérience aux nouveaux PayFiters qui nous rejoignent. Avant leur arrivée, le jour J et dans les semaines qui suivent, nous fluidifions les processus administratifs, veillons à leur bonne intégration et à ce qu’ils aient accès à toutes les ressources nécessaires dans leur quotidien.

Après l’intégration, je suis également responsable de prolonger cette première expérience tout au long de la carrière des salariés via l’animation de la vie de l'entreprise : petits-déjeuners, soirées d'entreprise, anniversaires ou encore séminaires annuels.

2 - Garantir leur confort au quotidien

Je m’assure également de la qualité et du confort dans les espaces de travail et de vie : mobiliers, décoration, salle de sport, nourriture, etc. Le cadre de travail dépasse les murs de nos bureaux puisque nous encourageons la flexibilité du travail via le télétravail, le flex-office (chacun peut travailler où il le souhaite dans les locaux) et une politique de voyage favorisant les interactions entre nos bureaux.

Garantir une expérience de qualité malgré la croissance et l’expansion internationale

J'ai vécu le passage de 80 salariés à plus de 400 aujourd’hui et suivi l'ouverture des différents bureaux : l’Espagne, l’Allemagne et l'Angleterre.

Forcément, on a dû adapter notre mode de fonctionnement.

Notre objectif est de conserver la même qualité d’intégration et les mêmes standards de cadre de travail malgré la croissance d’effectifs et l’expansion internationale.

Il a fallu automatiser un maximum de sujets pour pouvoir maintenir la charge de travail tout en restant proches et à l'écoute des besoins des salariés.

Fluidifier l'expérience d'onboarding

Nous savons à quel point les premiers jours d'un employé en entreprise sont fondamentaux et nous mettons tout en place pour que les nouveaux arrivants se sentent le mieux.

Grâce à PayFit, j’ai accès à un espace de communication fluide et efficace avec les nouveaux arrivants.

Ainsi, nous avons créé un questionnaire auquel chaque nouvel arrivant accède depuis son espace personnel. Ce questionnaire nous permet de collecter simplement les documents administratifs (diplôme, carte vitale, etc.), ainsi que des informations importantes comme le numéro de contact en cas d’urgence ou les numéros de badge et de série d’ordinateur.

Le collaborateur remplit ces informations quand il le souhaite et ces dernières sont automatiquement disponibles dans l’espace administrateur PayFit.

Finis les échanges de mails, les éternelles relances et les feuilles volantes !

L’intégration commence même avant l’arrivée. Nous envoyons aux nouveaux arrivants un kit de bienvenue qui contient des goodies PayFit et une petite carte signée par l'ensemble de l'équipe qui attend impatiemment le nouvel arrivant. Cela peut sembler simple mais en réalité, ces quelques attentions permettent au nouveau salarié de se sentir attendu, lorsque parfois par exemple les périodes de préavis sont longues.

Grâce à PayFit, j’extrais en quelques secondes les adresses des nouveaux et envoie le tout en quelques minutes par mois.

Enchanter le quotidien des collaborateurs

Tous les mois, j'organise un brunch. C'est une bonne occasion de se réunir lors d'un moment convivial.

Encore une fois, PayFit m'est très utile, car grâce aux calendriers, je peux savoir combien de salariés sont absents et ajuster les quantités en conséquence. Ça peut sembler anodin mais pour certains événements ayant lieu durant l'été ou les vacances de Noël, ça fait la différence.

De plus, lors de leur premier anniversaire de contrat, les salariés reçoivent un cadeau pour célébrer notre collaboration. Avec PayFit, je reçois des alertes pour chaque employé : personne n'est oublié !

PayFit : gagner du temps au quotidien sur les tâches à faible valeur ajoutée

L’accès en tout temps aux informations des salariés (email, adresse, date de naissance, jours de présence etc.) me permet de gagner énormément de temps dans toutes les tâches administratives : inscription à la mutuelle, création des cartes de ticket restaurant, prise de RDV pour la visite médicale, etc.

Avec PayFit, j’accède à ces informations en quelques clics et je ne perds plus de temps à les compiler sur différents fichiers.

Un autre exemple tout simple est celui des attestations employeur.Il arrive souvent qu'un employé en ait besoin dans le cadre d'une recherche de logement par exemple. Avec PayFit, c'est un jeu d'enfant.Tous les documents sont stockés et classés et en quelques secondes je peux envoyer le document !

Les exports, une fonctionnalité clé dans mon quotidien

Grâce aux exports, je peux avoir très facilement une vision sur des indicateurs fondamentaux comme la parité Homme-Femme, l'âge moyen des salariés ou des informations plus spécifiques comme les dates des prochaines visites médicales, les adresses des salariés ou les dates de début de contrats.

C’est la base qui me permet de lancer des actions par la suite.

La suite ? Valoriser et maintenir nos valeurs malgré la croissance et l’expansion internationale

PayFit continue sa croissance avec de fortes ambitions de recrutement et l’ouverture du marché italien en 2020.

De nouveaux défis viennent se greffer à ces objectifs de croissance : un déménagement au printemps 2020, l'ouverture de nouveaux bureaux physiques en Italie, mais surtout les challenges liées aux valeurs, leur diffusion et leur maintien dans notre quotidien.

Ces valeurs, définies avec l'ensemble des PayFiters doivent être incarnées dans notre quotidien notamment à travers des attentions particulières et des évènements.

Diana, notre nouvelle Office Manager arrivée depuis peu, est venue renforcer l’équipe pour m’épauler dans ces défis. Et ce n’est que le début !