¿Cómo calcular el IRPF en la nómina?

El Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, más conocido como IRPF, es una de las deducciones de la nómina que se lleva, en la mayoría de los casos, un porcentaje del salario bruto más elevado.

Sin embargo, pocas personas saben realmente cómo se calcula el IRPF y aún menos cómo afecta a la hora de calcular una nómina. 

¿Cómo se calcula el IRPF de una nómina? ¿Qué factores afectan al porcentaje de IRPF? En este post explicamos a los empresarios y departamentos de RRHH todo acerca de cómo calcular el IRPF en la nómina.

¿Qué es el IRPF en una nómina?

Antes de nada, recordemos rápidamente qué es el IRPF. La retención de IRPF en nómina es un impuesto personal y directo que se destina a la Agencia Tributaria mediante la retención de una cuantía en el bruto de la nómina del empleado cada mes. Como establece el artículo 1 de la Ley 35/2006:

“El IRPF es un tributo de carácter personal y directo que grava, según los principios de igualdad, generalidad y progresividad, la renta de las personas físicas dependiendo de su naturaleza y circunstancias personales”.

El empleado no tiene que hacer el pago de este impuesto a la Agencia Tributaria, si no que es la empresa la que lo descuenta de su salario bruto y lo paga mediante la presentación de modelos tributarios. Por lo tanto, el empresario tiene la obligación de retener IRPF en la nómina. Por ejemplo, el Modelo 111, mediante el cual se declaran ​​e ingresan los rendimientos y retenciones del IRPF de manera mensual o trimestral. Otro de los modelos es el Modelo 190, que es un resumen anual de retenciones de IRPF derivadas de las nóminas y de las facturas profesionales. 

En definitiva, el IRPF tiene como finalidad gravar la renta del contribuyente, que es la totalidad de sus ganancias brutas anuales, así como las imputaciones de renta establecidas por la ley.

¿Qué hay que saber sobre cómo se calcula el IRPF de una nómina?

Para calcular el IRPF en la nómina hay que conocer varios aspectos sobre la situación de cada trabajador. Pero, primero es  imprescindible saber cómo interpretar una nómina.

Dos personas en la misma empresa, desarrollando el mismo puesto de trabajo y con el mismo salario bruto no tienen porqué tener el mismo salario neto o líquido a percibir ya que el porcentaje de IRPF puede ser diferente. 

¿Qué es la base de IRPF en la nómina?

Es importante distinguir las bases de cotización de las bases de tributación ya que no son lo mismo.

Por un lado, las bases de cotización se obtienen  del salario bruto y sirven de base para realizar los cálculos del importe que debe pagar la empresa y el trabajador a la Seguridad Social, las bases de tributación son las que hacen referencia al impuesto del IRPF. 

El ingreso a cuenta del IRPF es la recaudación que la empresa está obligada a practicar sobre las retribuciones del trabajador a la agencia tributaria. Podríamos decir qué es un "adelanto" de las cantidades a abonar en la declaración de la renta. 

En definitiva, la empresa está obligada a practicar la retención exacta, por lo que es muy importante entender cómo hacer una nómina, para realizar las retenciones correctas a los trabajadores. De lo contrario, se podrían derivar multas y reclamaciones.  

¿Qué elementos forman parte de una nómina?

Es importante seguir una buena estructura en la nómina: encabezado, devengos, deducciones, líquido a percibir y bases de cotización. 

Los dos grandes apartados principales son:

• Devengos: Los devengos son todos aquellos conceptos salariales que un empleado ha generado en un mes. Los devengos representan las sumas y las deducciones, la resta. 

• Deducciones: Son las retenciones en nómina, es decir, aquello que  se “quita” al trabajador en forma de impuestos o cotizaciones. Aquí es donde se incluye el IRPF en nómina. 

Si aún tienes dudas, puedes consultar nuestro artículo sobre la estructura de la nómina donde te explicamos más en profundidad estos conceptos.

¿Qué factores afectan en el cálculo de IRPF en la nómina?

Para calcular el IRPF, la Agencia Tributaria tiene en cuenta diferentes factores como el salario bruto del trabajador, su situación familiar, la zona geográfica en la que trabaja y otras deducciones a las que tenga derecho. Tales como:

• Salario bruto anual: Mientras más alto sea, más IRPF se aplicará. Esto se debe a que el IRPF es un impuesto progresivo, lo que quiere decir que va en aumento según crecen los ingresos del trabajador.

• Tipo de contrato de trabajo: Por ejemplo, los contratos temporales siempre tienen una retención mínima del 2%, aunque su bruto anual sea el mínimo.

• Lugar de residencia: La Comunidad Autónoma donde resida el trabajador no afecta a la base sino que afecta al tipo (%) de retención de IRPF. La base será la misma en todas las comunidades, pero los porcentajes de retención cambiarán porque en ciertas comunidades se aplicará un % inferior a la misma base que en otras. Por ejemplo, hay comunidades en las que por la misma base (mismos ingresos) se retiene una mayor cuantía en concepto de IRPF que en otras.

• Grado de discapacidad: El IRPF variará si el trabajador cuenta con algún grado de discapacidad. 

• Situación familiar del trabajador: No tendrán el mismo IRPF los trabajadores con hijos que sin hijos, o las familias monoparentales y numerosas. 

¿Cómo calcular el IRPF en la nómina?

Todo empleado quiere conocer su retención de IRPF en la nómina y todo empresario quiere saber cómo se calcula el IRPF de una nómina. Pero el cálculo no es sencillo, aunque se puede encontrar indicado en la nómina a final de mes. 

¿Pero por qué calcular el porcentaje de IRPF en nómina no es una tarea fácil? La respuesta es que hay que estudiar la casuística de cada empleado uno por uno.

Además de los factores expuestos anteriormente, hay que tener en cuenta, mayormente, el bruto (percepciones) anuales de cada empleado, que es lo que determinará si habrá que retener IRPF y el porcentaje, además de factores influyentes como la situación familiar o los gastos deducibles (cotizaciones /aportaciones a la S.S.).

Por ejemplo, el Modelo 145 es el modelo en el que el empleado declara la situación personal y familiar, así como posibles aspectos que puedan suponer deducciones en el % de IRPF a retener. En este modelo no se consulta el tipo de retención sino que en él se declaran los "elementos" a partir de los cuales se determinará la retención para cada caso.

La retención depende, en su mayor parte, del salario bruto total anual percibido, la situación personal de cada empleado, el tipo de contrato y los gastos deducibles.

Los porcentajes los establece la Agencia Tributaria y varían cada año, por lo que Hacienda facilita una calculadora y una tabla comparativa para que puedas comprobar cuál es la retención que se aplicará en tu caso en concreto. 

Según el Reglamento del IRPF, se establece que para los contratos inferiores a un año, se aplicará una retención mínima del 2% que podrá ser mayor en función de la retribución total del empleado, situación personal, etc.

🧮 Ejemplo

Lucía de 25 años, soltera y sin hijos, sin ascendientes a cargo y sin ningún grado de discapacidad. Ha aplicado por un puesto a tiempo completo en una consultoría de Marketing. Finalmente ha pasado todos los filtros y se incorporará a la plantilla en Noviembre. Por lo tanto, su retribución es de 14.000€ brutos anuales por 12 pagas.

En este caso, como su salario bruto anual está repartido en 12 pagas, entendemos que las dos pagas extra están prorrateadas y pagadas junto con el salario mensual que recibe mensualmente.

Por lo tanto, Lucía, que tiene un contrato temporal de 6 meses, practicaremos una retención del 2% en su nómina mensual para la tributación del IRPF, teniendo en cuenta su retribución bruta anual. 

Sin embargo, es importante mencionar que Lucía podría solicitar una retención más alta si así lo hablase con su empresa. Así pues, la base para calcular la retención del IRPF sería: 

• Salario base + pagas extra = 1.166,67 €. 

• Base de IRPF * % de retención = Deducción IRPF.

• Tipo de retención = 1.166,67 X 2% = 23,33 €.

En resumen, el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas no es más que un tributo que depende, en gran cantidad, de diferentes factores que dificultan su cálculo. Por ello, es imprescindible que conozcamos todos los detalles sobre los componentes que están implicados en esta tributación; para que así, el IRPF se convierta en un tributo justo y equitativo.

Como bien sabes, hay un gran equipo detrás de cada cálculo de IRPF en la nómina de tus trabajadores. No obstante, ofrecerles un software de nóminas como es PayFit se convertirá en una solución integral para tu empresa y para el departamento de RRHH.

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