¿Qué es el registro de jornada laboral y por qué es importante?

El 12 de marzo de 2019, se publicó en el Boletín Oficial del Estado (BOE) el Real Decreto Ley 8/2019, el cual establece pautas para el registro de la jornada laboral de los empleados. Por ello, la ley de registro de la jornada laboral este 2023 sigue siendo obligatoria. 

Esta normativa surge como respuesta a la necesidad de garantizar el cumplimiento de los horarios laborales en España mediante un control efectivo, evitando cualquier tipo de fraude al no compensar o remunerar las horas extras trabajadas. Su objetivo principal es facilitar que, mediante las inspecciones de trabajo, se puedan detectar las anomalías en la jornada, como la realización excesiva de horas extra o la realización de algún cambio en el horario laboral sin previo aviso.

¿Sabes cómo registrar la jornada laboral? ¿Tienes claro cómo llevar este registro en un horario flexible? ¿Quieres saber qué ventajas tiene para el empleado? ¿Y para la empresa? En este artículo, trataremos todo lo necesario sobre el registro de jornada laboral. 

¿Qué es el registro de la jornada laboral?

El registro de la jornada laboral implica documentar las horas dedicadas por los empleados a sus responsabilidades laborales dentro de una empresa. Es esencial que este registro sea extremadamente preciso para garantizar transparencia y claridad en situaciones cruciales como el cálculo de salarios o la planificación de vacaciones, entre otras instancias importantes. 

La responsabilidad del registro de la jornada laboral recae en el ámbito de Recursos Humanos y puede implementarse mediante diversos métodos, adaptados al tamaño de la empresa o los recursos disponibles.

Por ello, y del mismo modo que se controla el comienzo y el final de la jornada laboral, también se controlan los tiempos de descanso, algo que permite medir las horas que verdaderamente se emplean en el puesto de trabajo y, por lo tanto, la productividad de cada trabajador. 

¿Qué beneficios tiene el registro de la jornada laboral?

El registro horario en empresas, además de ser obligatorio, es también beneficioso tanto para el trabajador como para la empresa. 

Más allá de su carácter obligatorio, al menos en el ámbito español, llevar un seguimiento de las horas laboradas por los empleados conlleva diversos beneficios para las empresas:

1. Facilita el establecimiento de un control efectivo: Los directivos pueden acceder fácilmente a información detallada sobre las horas trabajadas por los empleados, incentivándolos a cumplir con sus horarios laborales de manera adecuada.

2. Simplifica la gestión de nóminas: La administración de salarios se vuelve más eficiente al conocer con precisión las horas trabajadas por cada empleado. El registro de la jornada laboral facilita la bonificación adecuada de las horas extras y evita pagos adicionales por jornadas regulares.

3. Mejora la gestión de Recursos Humanos: El registro detallado de la jornada laboral brinda al departamento de Recursos Humanos una visión en tiempo real de la ubicación de los empleados en diferentes áreas de la empresa. Esto permite una gestión más eficaz del departamento de RR.HH. y proporciona mayor visibilidad a los directivos sobre la labor de los trabajadores.

4. Contribuye a la modernización de la empresa: La implementación de registros de la jornada laboral a través de dispositivos como tarjetas en molinetes, huellas biométricas o sensores impulsa a las empresas hacia la transformación digital. Esta modernización se traduce en un impacto positivo en términos de productividad y organización.

Como ya hemos mencionado anteriormente, no solo los empleadores obtienen beneficios al implementar un sistema de registro de horas de trabajo, sino que los empleados también disfrutan de una serie de ventajas, tales como:

1. Obtienen mayor autonomía: La implementación del registro de horas permite a las empresas ofrecer a sus empleados franjas horarias más amplias o incluso total flexibilidad para ingresar y salir del edificio, siempre y cuando se cumplan las horas asignadas.

2. Acceden a información sobre su productividad: Al igual que los empleadores pueden verificar la correspondencia entre los pagos y las horas trabajadas, los empleados también pueden acceder a datos objetivos. Esto les proporciona la posibilidad de negociar con la empresa en aspectos como salarios, vacaciones y otros derechos laborales.

3. Compatible con el trabajo remoto: Con el aumento del teletrabajo o del trabajo híbrido, un sistema de registro de jornada es compatible con la modalidad de trabajo desde casa.

4. Fomenta la igualdad entre compañeros de trabajo: La ausencia de un sistema de registro podría dar lugar a situaciones en las que algunos empleados permanezcan menos tiempo del establecido en sus contratos, generando conflictos internos. Un registro de la jornada laboral asegura que todos cumplan con el horario, eliminando distinciones.

5. Impulsa el autoconocimiento: Al acceder a un registro de sus horas laboradas, los empleados pueden identificar sus fortalezas y debilidades, permitiéndoles organizar mejor su agenda y dedicar más tiempo a actividades más complejas.

6. Mejora el clima laboral: Cuando los empleados pueden definir sus horarios en la oficina, siempre y cuando se cumplan las horas establecidas en el contrato, se fomenta un ambiente laboral positivo.

¿A quién y cómo se aplica el registro horario?

El Real Decreto-ley 8/2019, del 8 de marzo de 2019, es bastante claro en cuanto a quién le aplica esta nueva medida:

• A la totalidad de trabajadores, de todos los sectores y actividad y a todas las empresas cualquiera que sea su tamaño.

• Trabajadores móviles. Es decir a los trabajadores considerados comerciales, a distancia, o aquellos que no desempeñen su relación laboral en el centro de trabajo.

• Trabajadores que prestan sus servicios desde casa (Teletrabajo).

• El registro de jornada laboral de aquellos trabajadores que tienen horario flexible también es obligatoria.

• Trabajadores a tiempo parcial. De hecho éstos ya estaban obligados a contar con un registro de horas.

Y también indica a quién no le aplica:

• Personal de alta dirección.

• Socios trabajadores de cooperativas.

• Autónomos.

¿Cuáles son las obligaciones del registro horario en empresas?

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece lo siguiente:

“La empresa deberá asegurar el registro diario de jornada, el cual debe contener el horario específico de inicio y finalización de la jornada laboral de cada empleado, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que este artículo pueda establecer.”

En virtud de lo dispuesto en dicho artículo, se pueden deducir las siguientes observaciones:

1️⃣ El registro debe realizarse diariamente, excluyendo la validez de registros semanales o mensuales. Es necesario especificar día a día la jornada efectuada por cada trabajador.

2️⃣ El registro debe efectuarse al inicio y al final de la jornada laboral. Por lo tanto, no es obligatorio registrar los períodos de descanso. En otras palabras, si, por ejemplo, un trabajador tiene un horario de 9 de la mañana a 2 de la tarde y de 4 a 7 de la tarde, el registro debe reflejar la entrada a las 9 de la mañana y la salida a las 7 de la tarde, a menos que el convenio colectivo disponga lo contrario.

Además, cabe recordar que esta medida obliga a las empresas a guardar por al menos 4 años los informes de registro horario de sus empleados. Estos informes pueden ser solicitados por:

• Empleados;

• Sindicatos;

• Inspectores en caso de inspección laboral.

Además, el Real Decreto aclara que la organización y documentación del registro de la jornada laboral corresponderá al empresario, y que este registro no puede ser manipulable, ni modificable a posteriori con el fin de evitar fraudes, abusos o incorrecciones. 

Entonces, ¿qué impacto tiene esta modificación en la empresa?

• El Real Decreto estableció un plazo de dos meses para poner en marcha el registro horario. Por tanto, desde el 12 de mayo de 2019 todas las empresas deben tener algún tipo de control horario válido para registrar la jornada de los empleados.

• Es necesario que registres el horario de inicio y finalización de la jornada diaria de todos tus empleados, independientemente de la flexibilidad horaria.

• El sistema de registro debe ser acordado a través de una negociación colectiva o, en su defecto, la empresa será la responsable de dar instrucciones para organizar y documentar el registro.

• El sistema de control horario debe garantizar la fiabilidad de los datos. No se establece un sistema concreto, por lo que la empresa podrá elegir el que se adapte mejor a su actividad, siempre y cuando garantice un correcto registro de la jornada y la fiabilidad de los datos grabados.

• Además, debes entregar una copia del registro mensual de horas ordinarias y extraordinarias a cada trabajador, por lo tanto el empresario garantizará el registro horario diario.

• Es necesario que guardes los registros de jornada durante cuatro años y que éstos estén a disposición de los trabajadores, sus representantes legales, la Inspección de Trabajo y la Seguridad Social.

• El incumplimiento de estas obligaciones de registro supondrá una infracción grave por parte del empresario y acarreará multas de entre 751 y 7.500€.

¿Qué sanciones acarrea no llevar el registro de la jornada laboral?

Es importante que la empresa tenga en consideración que se considera una infracción grave la omisión de llevar un registro horario de las jornadas laborales de sus empleados. Ya que, en caso de no cumplir con esta obligación, la empresa podría enfrentar sanciones económicas que oscilan entre 751 euros y 7.500 euros.

A continuación, te dejamos con las sanciones económicas, establecidas en la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social supondrán según su graduación:

¿Cómo registrar la jornada laboral?

En esta etapa, se vuelve esencial para el empresario llevar un registro detallado de los horarios de la jornada, para lo cual debe contar con una plantilla que facilite la gestión y que posteriormente pueda entregarse al trabajador. Aunque no hay un modelo oficial predeterminado, el documento debe incluir la siguiente información:

1. Identificación de la empresa.

2. Datos de identificación del trabajador.

3. Especificación de la jornada de trabajo establecida en el contrato laboral.

4. Detalle de las horas laborales, ordinarias y complementarias, desglosadas por cada día efectivo de trabajo.

5. Firma del representante legal de la empresa.

6. Recibo firmado por el trabajador.

Así mismo, es importante mencionar que existen diferentes formas de llevar el registro diario de una jornada laboral, a continuación te facilitamos las más comunes:

• A través de plantillas de registro jornada laboral en excel

• Por medio del registro de jornada laboral en papel

• Así como gracias a aplicaciones de registro de jornada laboral

En conclusión, la implementación de un riguroso registro horario no solo es una obligación legal sino también una herramienta crucial para la gestión eficiente de los recursos laborales. Este proceso no solo beneficia a la empresa al garantizar el cumplimiento normativo, sino que también promueve la transparencia y la equidad en las relaciones laborales. Asimismo, proporciona a los empleados un respaldo objetivo de sus horas de trabajo, contribuyendo a un ambiente laboral más organizado y productivo.

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